Eindgebruikershandleiding MetaMail 365

Eindgebruikershandleiding MetaMail 365 logo

Eindgebruikershandleiding MetaMail 365

Beheer en beantwoord e-mails als team, verbeter het serviceniveau en verhoog de tevredenheid – Eindgebruikershandleiding MetaMail 365

MetaMail 365 demofilm

 

Eindgebruikershandleiding MetaMail 365

MetaMail 365 Gedeelde mailbox Microsoft 365 is een SharePoint Online-applicatie die speciaal is ontworpen om teams in staat te stellen uitgebreide e-mailondersteuning te bieden aan hun klanten (intern en extern). Hiermee kunt u als team e-mails beheren en beantwoorden, het serviceniveau verbeteren en de algehele ervaring verbeteren.

Shared mailbox Microsoft 365 - inbox

Met MetaMail365 kunt u de toestroom van e-mails efficiënt beheren. Dankzij de intuïtieve interface van MetaMail365 kunnen teams effectief samenwerken, zodat klantvragen gemakkelijk worden toegewezen, gevolgd en opgelost en aan de overeengekomen serviceniveaus wordt voldaan. De geavanceerde functies van de applicatie, zoals geautomatiseerde ontvangstbevestiging per e-mail, status- en prioriteitsbeheer en het toewijzen van personen, stellen teams in staat gepersonaliseerde en efficiënte klantenondersteuning te bieden.

Op dezelfde manier blijkt MetaMail365 voor interne IT-servicehelpdesks een waardevol hulpmiddel te zijn. Omdat interne medewerkers via e-mail contact opnemen met hun IT-problemen, vereenvoudigt de applicatie het proces van het volgen en oplossen van problemen. IT-teams kunnen gezamenlijk in een centrale mailbox werken, wat naadloze samenwerking en effectief incidentbeheer mogelijk maakt.

Belangrijkste functies van MetaMail365

  • Wijs verantwoordelijke persoon, status (open, in behandeling, gesloten) en prioriteit metatags toe aan de inkomende e-mail van een klant of partner
  • Stuur een automatisch antwoord (bijvoorbeeld met responstijden)
  • Beantwoord e-mails van MetaMail365 en verzamel reacties van de klanten in MetaMail365
  • Verzamel de volledige communicatiethread, gerelateerd aan de eerste e-mail, op één pagina, toegankelijk voor alle teamleden
  • Voeg interne communicatierecords toe aan de e-mailthread

Beheer status en verantwoordelijke personen per e-mail in Gedeelde mailbox Microsoft 365

Elke inkomende e-mail is zichtbaar in het hoofdscherm en er kunnen metawaarden aan worden toegewezen, zoals status, prioriteit en verantwoordelijke persoon. Zoals u hieronder kunt zien, worden deze waarden in kolommen weergegeven.

Shared mailbox Microsoft 365 - meta data status

Alle informatie op 1 scherm

De onderstaande afbeelding toont het volledige initiële e-mailrecord in MetaMail365. De gemarkeerde gebieden tonen de verschillende functionele onderdelen.

  • Groen: inkomende e-mail van uw klant en bijlagen
  • Paars: status, prioriteit en verantwoordelijke persoon zoals ingesteld door het supportteam
  • Rood: een overzicht van alle communicatie van en naar de klant op dit draadje
  • Geel: interne opmerkingen

Shared mailbox Microsoft 365 all info one 1 screen

Beantwoord e-mails van MetaMail365

In het onderstaande voorbeeld opent het lid van het ondersteuningsteam de meest recente e-mail van de klant (via het rechter e-mailvenster) en klikt op de antwoordknop.

Shared mailbox Microsoft 365 reply form

Vervolgens toont het systeem het antwoordformulier. Het teamlid kan een bericht, een handtekening en indien nodig enkele bijlagen toevoegen.

MetaMail365 biedt filters om snel in te zoomen op de e-mails die aandacht nodig hebben. Bijvoorbeeld alle openstaande e-mails. Zo kan de gebruiker de status volgen en de werklast controleren.

MetaMail365 e-mailstroom in Gedeelde mailbox Microsoft 365

  1. Een client stuurt een nieuwe e-mail naar een gedeelde mailbox van Microsoft 365
  2. Metamail365 detecteert deze nieuwe e-mail en importeert deze onmiddellijk in de SharePoint-site
  3. De e-mail wordt weergegeven in de Metamail365-lijst en de status wordt automatisch op Open gezet
  4. Metamail365 zal antwoorden met een standaardbevestigingsbericht per e-mail (indien geconfigureerd) en een verklaring dat het team zal antwoorden met een bepaalde responstijd
  5. Een teamlid opent de e-mail in Metamail365, wijst de e-mail toe aan zichzelf of aan een ander teamlid(en) en stelt een status- en prioriteitsniveau in
  6. Het teamlid antwoordt op de e-mail in Metamail365 door het e-mailrecord te openen en op de antwoordknop te klikken
  7. De gehele e-mailketen tussen het team en de klant is voor ieder teamlid in één overzicht in Metamail365 zichtbaar door de eerste inkomende e-mail te openen
  8. Het team kan commentaarrecords (met bestanden) aan de e-mail toevoegen om de details intern te bespreken
  9. Wanneer de klantcasus/incident is opgelost, wordt de status van de eerste inkomende e-mail op gesloten gezet

MetaMail365 maakt eenvoudig verbinding met gedeelde mailboxen in M365

MetaMail365 communiceert eenvoudig met de gedeelde mailbox die momenteel beschikbaar is in uw M365-omgeving.

De onderstaande afbeelding toont 3 gedeelde postvakken die zijn geconfigureerd in de M365-tenant.

Voeg deze mailboxen eenvoudig toe aan de MetaMail365-configuratie om de e-mails te importeren en e-mails te beantwoorden zonder de MetaMail365-applicatie te verlaten.

Shared mailbox Microsoft 365 auto reply message

Vanaf dit punt heeft u niet langer de Outlook-interface voor de groepsmailbox nodig. MetaMail365 verzorgt eenvoudig het hele proces. De e-mails blijven beschikbaar in Outlook.

Beveiliging en antwoorduniformiteit

Om de uniformiteit te waarborgen kunnen teamleden die e-mails beantwoorden in MetaMail365 het e-mailonderwerp en de ‘van’- en ‘naar’-adreswaarden niet aanpassen. Deze velden zijn grijs weergegeven in het MetaMail365-antwoordformulier. Het teamlid mag alleen de hoofdtekst van de e-mail invoeren en bestanden aan het antwoord toevoegen.

Shared mailbox Microsoft 365 security

Standaard wordt de e-mailthread aan het antwoord toegevoegd. Het teamlid dat de e-mail verzendt, kan de details van de antwoordthread niet wijzigen.

De van de klant ontvangen bestanden worden standaard niet toegevoegd aan de antwoord-e-mail.

MetaMail365 staat teamleden alleen toe om inkomende e-mails te beantwoorden. Een teamlid kan dus geen nieuwe e-mailcommunicatieketen starten.

Aangepaste functies van MetaMail365 – Gedeelde mailbox Microsoft 365

Omdat MetaMail365 een SharePoint-applicatie is, kunnen we eenvoudig functies aan de applicatie toevoegen om aan uw bedrijfsspecifieke eisen te voldoen.

Samenvattend biedt MetaMail365 een functierijk en gebruiksvriendelijk platform voor teams in verschillende sectoren, om e-mailondersteuning effectief te beheren, zowel intern als met klanten en partners. Met MetaMail365 kunnen organisaties hun responstijden optimaliseren, de samenwerking tussen teamleden verbeteren, superieure klantenservice bieden en aan gedefinieerde serviceniveaus voldoen.

Aarzel niet om contact met ons op te nemen als u een demo wilt of uw specifieke behoeften wilt bespreken.

De technologie achter MetaMail365

Voor de ontwikkeling van deze MetaMail365 functionaliteit in SharePoint Online hebben wij gebruik gemaakt van het zakelijke applicatieplatform Shareflex (‘Shareflex’). Het resultaat is een 100% SharePoint-oplossing die op uw eigen Microsoft-tenant kan draaien.

Met Shareflex kunnen we native SharePoint verrijken met de samenwerkingsprocessen die gebruikers nodig hebben.

Dank voor het lezen van deze eindgebruikershandleiding MetaMail 365.