In een groep met meerdere landen en divisies moet contractmanagement in SharePoint twee dingen tegelijk doen: management, legal en finance één plek voor alle contracten geven, en zorgen dat een salesmanager in Nederland niet de HR-contracten in België ziet. In Shareflex Contract lossen we dat op met een heldere structuur per land en divisie, een rechtenmodule die groepen aan die structuur koppelt, en overzichten die elke gebruiker alleen zijn eigen contracten laten zien.
De structuur: land, divisie, subdivisie, contractlijst
Elk contract staat in een contractlijst die hoort bij een plek in de organisatie: land › divisie › (subdivisie) › contracttype. Sales in Nederland heeft klant- en partnercontracten, Marketing bureaucontracten, HR lease- en freelancecontracten, Finance financieringscontracten. Elke lijst kan een eigen formulier, eigen keuzelijsten en een eigen workflow hebben – een leasecontract vraagt om andere gegevens dan een klantcontract.
Omdat elke lijst een vaste plek in de structuur heeft, zijn de rechten per lijst te regelen: wie mag lezen en wie mag bewerken. Lijsten die als vertrouwelijk zijn gemarkeerd – bijvoorbeeld financierings-, intercompany- of managementcontracten – zijn alleen open voor een kleine groep.
Alle contracten en Alle documenten: één overzicht, iedereen zijn eigen
Gebruikers willen niet door tien lijsten klikken om een contract te vinden. Daarom heeft Shareflex Contract twee centrale overzichten:
- Alle contracten – elk contract uit elke contractlijst in één weergave, met zoeken, filters en de belangrijkste velden: wederpartij, begin- en einddatum, opzegtermijn, waarde, eigenaar.
- Alle documenten – alle contractdocumenten, wijzigingen en bijlagen uit alle lijsten op één plek.
Het belangrijkste: deze overzichten respecteren de rechten van de onderliggende lijsten. Een salesgebruiker in Nederland ziet alleen de Nederlandse Sales-contracten en de bijbehorende documenten; de rest bestaat voor hem simpelweg niet. Legal of de CFO, met rechten op alles, zien in hetzelfde overzicht de hele portefeuille. Eén overzicht om te bouwen en te onderhouden – en iedereen krijgt automatisch zijn eigen versie.
De rechtenmodule: koppel een groep aan landen en divisies
Niemand wil SharePoint-rechten lijst voor lijst instellen. In de Shareflex-rechtenmodule beheert u rechten per Microsoft Entra-groep: kies de groep en daarna de rechtenrollen – elke rol is een combinatie van land, divisie en niveau, bijvoorbeeld “Netherlands Sales – Read” of “Belgium Sales – Contribute”. Shareflex past de rollen toe op alle contractlijsten van dat land en die divisie, inclusief de overzichten Alle contracten en Alle documenten.
In- en uitstroom regelt u waar het hoort: in de Entra-groep, door IT. Een nieuwe medewerker bij Sales België wordt aan de groep toegevoegd en ziet direct de juiste contracten – in SharePoint hoeft niets te veranderen.
Ontworpen in Excel, gebouwd met provisioning
Voordat er iets gebouwd wordt, ontwerpen we de structuur samen met de business in één Excel-werkboek. Per land en divisie spreken we af:
- welke divisies en subdivisies er zijn;
- welke contractlijsten elke divisie nodig heeft, en welk contractformulier elke lijst gebruikt (standaard, lease, arbeid, …);
- keuzelijsten die per divisie verschillen, zoals productgroepen of voertuigsoorten;
- welke lijsten algemeen zijn en welke vertrouwelijk;
- welke groep mag lezen en welke groep mag bewerken;
- andere afwijkingen: een extra goedkeuringsstap, een andere meldingstermijn, een specifieke workflow.
Dat werkboek is de blauwdruk. Met Shareflex-provisioningscripts genereren we de lijsten, formulieren, weergaven en rechten er rechtstreeks uit – wat is afgesproken, wordt precies zo gebouwd. Een nieuwe divisie of een extra land is later een nieuwe regel in het werkboek en een scriptrun, geen nieuw project. Lees meer over deze aanpak in van klantwens naar contractmanagement op maat en Shareflex-ontwikkeling met provisioning.
Wat het management eraan heeft
- Eén portefeuille – alle contracten van alle landen en divisies in één SharePoint-omgeving, met één manier van werken.
- Vertrouwelijkheid by design – iedereen ziet precies wat hij mag zien, ook in de centrale overzichten.
- Weinig beheer – rechten volgen Entra-groepen; de structuur volgt het Excel-ontwerp.
- Ruimte voor verschil – elke divisie kan een eigen formulier en eigen keuzes hebben, zonder apart systeem.
Zie ook hoe dit werkt voor inkoop- en verkoopcontracten in SharePoint en hoe we een veilige kopieerfunctie tussen landen en divisies bouwden.
Veelgestelde vragen
Kan ik contractrechten per divisie instellen in SharePoint?
Ja. In Shareflex Contract hoort elke contractlijst bij een land en divisie, en lees- of bewerkrechten worden per lijst ingesteld via rechtenrollen die aan Microsoft Entra-groepen gekoppeld zijn.
Wat ziet een gebruiker in het overzicht Alle contracten?
Alleen de contracten uit de lijsten waar hij rechten op heeft. Gebruikers met rechten op alle landen en divisies, zoals legal of finance, zien in hetzelfde overzicht de complete portefeuille.
Moeten we SharePoint-rechten handmatig beheren?
Nee. U beheert Entra-groepen en kent rechtenrollen toe in de Shareflex-rechtenmodule; Shareflex past ze toe op de juiste lijsten.
Kan elke divisie een eigen contractformulier hebben?
Ja. Per contractlijst spreken we in het Excel-ontwerp het formulier, de keuzelijsten en de workflow af, en provisioning bouwt het.
Eén contractomgeving voor uw hele organisatie?
Vertel ons hoe uw landen en divisies georganiseerd zijn. We ontwerpen de structuur en rechten met u en bouwen het in contractmanagement in SharePoint. Neem contact op.
