Contract-Management-logo-circle.png

Shareflex® Contract

Contractmanagement software voor uw eigen SharePoint Online​

Verkrijg totale controle over uw leverancierscontracten.

  • Voorkom ongewenste automatische contractverlengingen.
  • 18 verschillende contractformulieren inbegrepen (inhuur, leasing, gebouwhuur, etc.).
  • Altijd veilige online toegang via internetbrowser, MS Teams en mobiele app.
  • Breng al uw contractgegevens samen op uw SharePoint Online.
  • Snelle en duidelijke toegang tot relevante informatie vanuit het portaal.
  • De software en ondersteuning zijn beschikbaar in het Nederlands en Engels.
  • Geavanceerd, kant-en-klaar, compleet, snel en bewezen.

Alle contracten slim beheren in uw eigen SharePoint Online

Maak al uw contracten makkelijk toegankelijk voor uw team, zonder gedoe met extra inloggegevens voor weer een andere cloudoplossing.
Contractmanagement geïmplementeerd op uw eigen SharePoint Online omgeving, waarbij u de toegangsrechten zelf beheert.
Snel geaccepteerd dankzij de naadloze SharePoint Online ervaring.
De Contractmanagement applicatie is leverbaar in het Nederlands of Engels.

Gemeente Opwijk (België)

We hebben ons oude contractsysteem vervangen door Shareflex Contract Online om onze gebruikers geavanceerde contractbeheerfuncties in SharePoint Online te bieden.

De belangrijkste functionaliteiten van Shareflex Contractmanagement

Contractmanagement toepassing is gerealiseerd m.b.v. het Shareflex-platform, ontwikkeld door Portal Systems Duitsland.
Shareflex besturingselementen SharePoint Online

Gebruik het scrollwieltje van uw muis om snel onze Contractmanagementsoftware op SharePoint Online te ontdekken.

Startpagina: Toegang tot de 8 verschillende contracten groepen.
Lijsten: Deze lijst toont alle facilitaire contracten.
Overzicht: Alle contractgegevens inzichtelijk op 1 formulier.
Looptijd: Contractduur inzichtelijk gemaakt.
Meldingen: Ontvang emails over een aankomende contractvernieuwing.
Geschiedenis: Inzicht in alle contractwijzigingen.
Geschiedenis: Een duidelijke log van wanneer een bepaald veld is gewijzigd.
Bestanden: Voeg documenten toe aan het contract.
Zoeken: Zoeken naar een bepaald contract.
Aankomende deadlines: Zie welke contracten gaan verlopen.
Zakenpartners: Uw partners waarmee u contracten afsluit.
Zakenpartners: Partner details en de contracten afgesloten met deze partner.

Alle contracten op zak

Standaard leveren we een Power Automate-app waarmee u eenvoudig en snel de belangrijkste gegevens van alle contracten kunt bekijken op uw mobiele telefoon of tablet. Geen gedoe met inloggen; de app is geoptimaliseerd voor mobiel gebruik. Installeer de app ‘Power Apps‘ op uw mobiele apparaat en krijg direct toegang tot de Contractbeheer-app.

Alle contracten op zak.
Inzien belangrijkste contractgegevens.
Contract looptijd gegevens.
Inzien van de contract documenten.
PDF, Word, Excel viewer.
Snel zoeken met filters.
Full text search.

Volledige integratie met MS Teams

Shareflex Contractmanagement is een native SharePoint Online-oplossing en Microsoft Teams ondersteunt SharePoint Online-oplossingen direct. Hierdoor profiteert u van naadloze integratie tussen Shareflex Contractmanagement en Microsoft Teams, wat resulteert in een gestroomlijnde en efficiënte ervaring voor contractbeheer binnen de Teams-interface. Het biedt de mogelijkheid om documenten en informatie rechtstreeks vanuit Teams te beheren, waardoor uw team optimaal kan profiteren van de kracht van SharePoint Online en Microsoft Teams samen.

Startpagina: Toegang tot de 8 verschillende contracten groepen.
Lijsten: Deze lijst toont alle facilitaire contracten.
Nieuw contract: Middels de knop New is er een nieuw contract gemaakt.
Basisgegevens: De basis gegevens van het contract worden ingevoerd.
Looptijd: Gegevens over het contractlooptijd en -verval zijn ingevuld.
Meldingen: De email meldingen zijn ingesteld.
Validatie: Een duidelijke melding over een fout in de invoer.
Bestanden: Bestanden worden aan het contract toegevoegd.

Veelgestelde vragen

Voordelen, algemeen

Introductie van Shareflex?
Shareflex in het kort: een high-end platform met een hoogwaardige gebruikerservaring voor het leveren van kantoorapplicaties die strenge eisen stellen aan functionaliteit, workflows en beveiliging. Shareflex-data wordt opgeslagen in uw eigen SharePoint Online-site, en gebruikers loggen in met hun M365-credentials. Lialis werkt nauw samen met het Duitse bedrijf Portal Systems; de leverancier van Shareflex. We zijn de toegewezen Shareflex leverancier voor Nederland en België. We verzorgen de implementaties van de kant-en-klare Portal Systems Shareflex-applicaties. voor Contracten- en Documentenbeheer. Tevens implementeren we enkele door onszelf ontwikkelde Shareflex-applicaties. Op dit moment gebruiken minstens 300 Duitse bedrijven Shareflex. Ontdek hier hoe Shareflex samenwerkt met uw SharePoint Online-omgeving, bekijk alle high-end Shareflex-besturingssystemen op een rijtje en krijg inzicht in de precieze installatieprocedure van Shareflex..

Waarom is Shareflex nodig?
Shareflex kan worden gezien als een platform dat de applicatiebouwer voorziet van modules om het werk van de bouwer te vereenvoudigen. De bouwer hoeft niet na te denken over versiebeheer in zijn applicatie, omdat hiervoor een Shareflex module kan worden aangeroepen. Hetzelfde geldt voor contextmenu-opties met de rechtermuisknop; Shareflex voorziet in al deze modules. De invoervelden bevinden zich in SharePoint lijsten, de documenten in SharePoint bibliotheken, en alle benodigde modules worden geleverd door Shareflex. Dus de ontwikkelaar hoeft alleen alles samen te voegen in een applicatie (kort door de bocht).

Welke bedrijfsprocessen kunnen worden geoptimaliseerd en geautomatiseerd met Shareflex?
In principe kunnen alle denkbare toepassingen voor bedrijfsprocessen met Shareflex worden geconfigureerd. Wij bieden out-of-the-box oplossingen voor contractbeheer, documentcontrole / QM en inkomende factuurverwerking. Benut SharePoint Online beter met Shareflex.

Wat zijn de voordelen van Shareflex voor mijn bedrijf?
Shareflex breidt uw SharePoint infrastructuur uit en maakt deze gebruiksvriendelijker en flexibeler. Onze vooraf geconfigureerde bedrijfsapplicaties (Shareflex Solutions) bieden u zeer veilige en efficiënte tools voor het digitaliseren van uw bedrijf processen. Doordat de Shareflex oplossing wordt ingezet in de Microsoft365-omgeving van de klant, is zeer flexibel maatwerk en individualisering mogelijk. Dit staat volledig los van andere implementaties in dezelfde Microsoft 365 omgeving.

Is shareflex ook geschikt voor kleinere bedrijven?
Ja. Er moet echter een Microsoft 365-abonnement zijn dat SharePoint Online omvat.

Veiligheid

Hoe zit het met veiligheid?
Omdat alles op uw eigen tenant is geïnstalleerd, heeft u volledige controle over de veiligheid van uw gegevens.

Hoe zit het met het inloggen van mijn gebruikers?
De volledige authenticatie van uw gebruikers wordt afgehandeld door uw eigen SharePoint Online / M365-tenant, dus mensen gebruiken gewoon hun huidige inloggegevens. Als u Multi Factor Authenticatie (MFA) heeft ingesteld, blijft dit gewoon werken.

Slaat Portal Systems AG de gegevens op die met een Shareflex oplossing worden beheerd?
Nee, Portal Systems AG slaat geen gegevens zoals contractgegevens, inkomende factuurgegevens of andere soorten documenten op die bedrijven verwerken met een Shareflex oplossing (hierna “klantgegevens” genoemd). Klantgegevens worden slechts tijdelijk door Shareflex verwerkt als onderdeel van de applicatielogica. Om hoge prestaties te garanderen, slaat Portal Systems een deel van de configuratiegegevens van een Shareflex oplossing op in een Microsoft Azure SQL database. Dit omvat bijvoorbeeld de bedrijfsapplicatielogica die op de achtergrond wordt uitgevoerd.

Waar worden klantgegevens opgeslagen?
Klantgegevens worden altijd opgeslagen in SharePoint Online of in de Microsoft 365-client van de klant. De klant moet de locatie voor gegevensopslag opgeven tijdens de installatie van de Microsoft 365-client.

Wat gebeurt er als het contract wordt beëindigd?
Na beëindiging van het SaaS contract met Portal Systems AG is het niet langer mogelijk om toegang te krijgen tot de Shareflex Online Services. De Shareflex oplossing wordt dan onbruikbaar.
ALLE GEGEVENS BLIJVEN BIJ DE KLANT
De klant kan ook na het einde van het contract toegang krijgen tot deze gegevens via de standaardfuncties van Microsoft 365, aangezien de gegevens van de klant worden opgeslagen in de Microsoft 365-client of in de SharePoint Online-omgeving van de klant.

Licenties

Wat zijn de minimale vereisten voor het gebruik van de Shareflex oplossingen?
Wij bieden Shareflex voor Microsoft SharePoint Online aan en daarom heeft u een Microsoft 365 abonnement nodig met Microsoft SharePoint Online.

Wat zijn de abonnementskosten voor de Shareflex productoplossingen?
Voor Shareflex oplossingen met gebruikerslicenties worden kosten in rekening gebracht voor individuele gebruikers. Er is echter geen differentiatie op het gebied van toegangsrechten. Dit betekent dat leestoegang hetzelfde kost als schrijftoegang. Bovendien, hoe hoger het totale aantal licenties, hoe lager de prijs per gebruiker. een voorbeeld: Een abonnement voor 10 gebruikers kost €350 per maand. Een abonnement voor 100 gebruikers kost €1.200 per maand. Bij 10 licenties kost één gebruiker €35, bij 100 licenties slechts €12. Door deze staffelkorting is de prijs per gebruiker voor een groot aantal gebruikers aanzienlijk lager. Het voordeel van deze optie is dat de werklast van het licentiebeheer aanzienlijk wordt verminderd. U hoeft alleen het aantal gebruikers te controleren, niet hoe ze toegang krijgen tot het systeem. Het biedt ook een grotere flexibiliteit, omdat incidentele schrijftoegang zonder extra kosten wordt gedekt.

Technisch

Kunnen we Power apps gebruiken?
Ja dit is geen probleem omdat een Power Canvas app data kan halen uit bijvoorbeeld een SharePoint lijst. We leveren voor Contract, DMS en Metamail standaard een Power app om de gegevens in te zien. Het is niet mogelijk om met de Power App in de Shareflex app data weg te schrijven.

Is er een back-up van klantgegevens die worden beheerd met een Shareflex oplossing?
Portal Systems AG maakt geen back-up van klantgegevens tijdens de werking van de oplossing. Het is de verantwoordelijkheid van de klant om een geschikt back-up- of herstelconcept te definiëren als een back-up van de klantgegevens die zijn opgeslagen in SharePoint Online vereist is.

Waar installeert u Shareflex applicaties?
In de meeste gevallen wordt er een nieuwe SharePoint Online-site gemaakt, bijvoorbeeld https://uwbedrijf.sharepoint.com/Shareflex, en hier worden de applicaties geïnstalleerd.

Wat zijn Shareflex applicaties en waar bevinden ze zich?
Shareflex bestaat voornamelijk uit JavaScript programma’s die worden uitgevoerd door de browser. Deze JavaScript bestanden staan op een specifieke SharePoint Online-site in uw tenant. Vervolgens communiceert het JavaScript bestand met de SharePoint REST service en haalt het gegevens op uit de SharePoint Online-lijsten en bibliotheken.

Zijn de Shareflex applicaties snel in het gebruik?
Dit is het hoofddoel van Shareflex applicaties: snel en efficiënt werken in de browser. De gegevens en de Shareflex programmacode bevinden zich in uw eigen SharePoint Online-omgeving en worden daarom zeer snel aan de browser geleverd. Shareflex applicaties werken echter niet goed op mobiele apparaten omdat er te veel informatie op het schermformulier is samengevoegd.

Hoe wordt een oplossing geüpdatet?
Een Shareflex oplossing wordt geüpdatet door het updatepakket te uploaden en te implementeren. Dit gebeurt meestal door de klant of met hulp van een integratiepartner. Als een update nodig is, wordt de klant hiervan ten minste 30 dagen van tevoren op de hoogte gebracht. Als een benodigde update niet op tijd wordt uitgerold, kunnen we de functionaliteit van de applicatie.

Hoe werkt een update van de Shareflex online diensten?
De Microsoft 365 Services en de Shareflex Online Services vormen de basis van de Shareflex Oplossingen. Updates voor de Microsoft 365Services en de Shareflex Online Services worden automatisch geleverd.

Is er iets dat Shareflex niet kan?
Het is Shareflex dat SharePoint omtovert tot een platform voor zakelijke toepassingen. Dit komt omdat Shareflex voortbouwt op SharePoint, het op een verstandige manier uitbreidt en maximale gebruiksvriendelijkheid biedt. Benut SharePoint Online beter met Shareflex.

Wat gebeurt er als de online diensten van Shareflex niet beschikbaar zijn?
De Shareflex Online Services zijn ontworpen voor een hoge beschikbaarheid en zijn modulair opgebouwd, zodat downtime tot een minimum kan worden beperkt. In het onwaarschijnlijke geval dat niet alle Shareflex OnlineServices beschikbaar zijn, zal het niet mogelijk zijn om met de oplossing te werken. Toegang tot gegevens in sharepoint online is altijd mogelijk. De klant blijft toegang houden tot al zijn gegevens zoals deze zijn opgeslagen in SharePoint Online. Toegang is mogelijk via standaard Microsoft 365-functies zoals SharePoint full-text search, OneDrive for Business of standaard SharePoint. Als een individuele Shareflex Online-dienst niet beschikbaar is, wordt de functionaliteit beperkt door de niet-beschikbare functies van die dienst.

Welke diensten en functies worden bewaakt door Portaal Systems AG?
Portal systems Ag beheert de infrastructuur (infrastructure as a service) voor Shareflex Online, dat wordt gehost in Microsoft azure-datacenters. dit omvat (maar is niet beperkt tot) configuratiegegevensbeheer, hoge beschikbaarheid, herstel van configuratiegegevens, beveiliging en schaalvergroting (zie de servicebeschrijving van het shareflex online services-platform voor meer informatie). de shareflex online services die op deze infrastructuur worden gehost, worden continu gemonitord. daarnaast bewaakt portal systems de kernfunctionaliteit van de shareflex solutions.

Wat hebben klanten nodig om zichzelf te monitoren tijdens de werking van de oplossing?
Klanten moeten de aanpassingen in de Shareflex-oplossing monitoren en actie ondernemen in geval van prestatie-incidenten of onverwacht gedrag. Ze moeten ook de toename van gegevens en documenten monitoren, evenals het aantal gebruikers.

Kan ik zelf applicaties bouwen op Shareflex?
Dat kan zeker wel, maar Shareflex is geen low code platform, dus we zullen u dan moeten trainen in de ontwikkeling.

Hoe zit het met de data migratie van mijn oude systeem?
We hebben verschillende manieren om uw oude gegevens te migreren naar Shareflex Contract. In het verleden hebben we data gehaald uit Lotus Notes en MS Acces en deze op de juiste plek in Shareflex applicaties geplaatst.