Kort antwoord: wie “contractbeheer SharePoint” zoekt, komt vaak eerst uit bij Microsofts eigen teamsitesjabloon voor contractbeheer. Dat is een nette start: een site met lijsten, bibliotheken en voorbeeldpagina’s. Maar een contractregister met automatische opzegtermijnen, herinneringen, goedkeuringen en zakenpartners zit er niet in. In dit artikel zetten we het Microsoft-sjabloon en Shareflex Contract eerlijk naast elkaar.
Wat het Microsoft-sjabloon voor contractbeheer biedt
Het sjabloon maakt een SharePoint-teamsite aan met:
- Voorbeeldpagina’s voor klanten, contractaanvragen, contractsjablonen, serviceovereenkomsten en werkomschrijvingen.
- Lijsten voor contractaanvragen en serviceovereenkomsten, en werkomschrijvingen in een bordweergave.
- Bibliotheken voor contractsjablonen en regio’s.
- Modellen voor documentverwerking, die gegevens zoals klant, opdrachtnemer en bedrag uit contracten kunnen halen.
Microsoft beschrijft daarnaast een voorbeeldoplossing met Teams en een goedkeuringsflow in Power Automate. Dat is een bouwplaat: het model, het Teams-kanaal en de flow richt u zelf in. Voor het sjabloon is volgens Microsoft een licentie voor documentverwerking nodig, per gebruiker of pay-as-you-go.
Wat ontbreekt voor contractbeheer in SharePoint
Het sjabloon is een startpunt voor het verzamelen van contracten, geen contractmanagementsysteem. Wat contractmanagers in de praktijk nodig hebben, moet u zelf toevoegen:
- Opzeg- en einddatums die automatisch worden berekend, inclusief stilzwijgende verlenging.
- Herinneringen vóór een deadline, met eigen interval en ontvangers.
- Een contractregister per contracttype – huur, lease, dienstverlening, inkoop, NDA – met de juiste velden per type.
- Zakenpartners en juridische entiteiten als stamgegevens, gekoppeld aan alle contracten.
- Contractstructuur: raamcontract, afroepen en aanvullingen aan elkaar gekoppeld.
- Goedkeurings- en vrijgaveworkflows per contracttype, zonder ze zelf te bouwen.
- Rechten per afdeling, land of divisie, zodat iedereen alleen zijn eigen contracten ziet.
- Taken, betalingen en risico’s per contract, en rapportages over alle contracten.
Microsoft-sjabloon vs. Shareflex Contract
| Eis | Microsoft-sjabloon | Shareflex Contract |
|---|---|---|
| Contracten opslaan in SharePoint | Ja | Ja, in uw eigen tenant |
| Contractregister met formulieren per contracttype | Lijsten, zelf uitbreiden | Voorgeconfigureerd, uitbreidbaar |
| Automatische berekening van opzeg- en einddatum | Nee | Ja, inclusief verlenging |
| Herinneringen vóór deadlines | Zelf bouwen in Power Automate | Per contract instelbaar |
| Goedkeuringsworkflows | Voorbeeldflow, zelf bouwen | Regelgebaseerd en ad hoc, grafische designer |
| Zakenpartners en juridische entiteiten | Nee | Ja |
| Contractstructuur (raamcontract → afroep) | Nee | Ja |
| Rechten per afdeling of divisie | Zelf inrichten | Ja, via de rechtenmodule |
| Gegevens uit contract-pdf’s halen met AI | Ja, met documentverwerking | Ja, met de AI PDF-scan |
| Digitaal ondertekenen | SharePoint eSignature (per verzoek) | DocuSign of Oodrive Sign, met bijlagen en ondertekenrapport |
| ERP-koppeling | Zelf bouwen | Standaardconnectoren |
| Onderhoud | Bij uw eigen IT | Standaardproduct met updates |
Wanneer is het Microsoft-sjabloon genoeg?
- U heeft een beperkt aantal contracten en vooral een plek nodig om aanvragen en documenten te verzamelen.
- U heeft al licenties voor documentverwerking.
- Uw IT-afdeling heeft tijd en kennis om flows, herinneringen en rapportages zelf te bouwen en te onderhouden.
Wanneer past Shareflex Contract beter?
- Een gemiste opzegtermijn kost geld, en u wilt daar niet op een zelfgebouwde flow vertrouwen.
- U werkt met veel contracttypen, zakenpartners en meerdere afdelingen, landen of divisies – zie ook contractrechten per divisie.
- U wilt goedkeuren, ondertekenen en archiveren in één proces, met een audittrail.
- U wilt contractbeheer in SharePoint, maar zonder er zelf software voor te bouwen.
Veelgestelde vragen
Kun je contractbeheer in SharePoint doen?
Ja. SharePoint is een goede plek om contracten op te slaan, en Microsoft biedt een sitesjabloon voor contractbeheer. Voor volwaardig contractbeheer – een contractregister, automatische opzegtermijnen, herinneringen, goedkeuringen en zakenpartners – moet u SharePoint uitbreiden: zelf bouwen met Power Automate, of kant-en-klaar met een oplossing als Shareflex Contract.
Wat zit er in het Microsoft-sjabloon voor contractbeheer?
Een SharePoint-teamsite met voorbeeldpagina’s, lijsten voor contractaanvragen, serviceovereenkomsten en werkomschrijvingen, bibliotheken voor contractsjablonen en modellen voor het uitlezen van contracten. Voor het sjabloon is volgens Microsoft een licentie voor documentverwerking nodig (per gebruiker of pay-as-you-go).
Stuurt SharePoint een herinnering vóór de opzegtermijn?
Standaard niet. Het Microsoft-sjabloon berekent geen opzeg- of einddatums en stuurt geen herinneringen; dat moet u zelf bouwen in Power Automate. Shareflex Contract berekent opzeg- en einddatums automatisch en stuurt per contract instelbare herinneringen.
Kun je contracten digitaal ondertekenen in SharePoint?
Ja. Microsoft biedt SharePoint eSignature, afgerekend per ondertekenverzoek. Met Shareflex Contract ondertekent u vanuit het contract met DocuSign of Oodrive Sign, inclusief bijlagen, cc-ontvangers en een ondertekenrapport bij het contract.
Blijven onze contracten in onze eigen omgeving?
Ja, bij beide routes. Shareflex Contract draait in SharePoint Online in uw eigen Microsoft 365-tenant; back-up, versleuteling, MFA en Microsoft Purview blijven gewoon werken.
Zien hoe contractbeheer in SharePoint werkt?
In een demo van 30 minuten laten we zien hoe contractbeheer software in SharePoint werkt, in uw eigen Microsoft 365-omgeving.
