Verschil tussen documentbeheer en documentcontrol

Er is een wezenlijk verschil tussen documentbeheer en -controle.

Documentcontrole is een meer gereguleerde manier van documentopslag in vergelijking met documentbeheer. Documentencontrole wordt toegepast bij belangrijke documenten. Denk aan een recept voor een voedingsproduct, een ontwerp van een grote technische installatie, of documenten die de basis vormen voor een bepaalde certificering.

Bij documentcontrole moet de gebruiker erop vertrouwen dat hij zij de meest recente en goedgekeurde versie van een document ter beschikking heeft. Als de gebruiker aan de slag gaat met een oudere versie, kan dit vervelende gevolgen hebben voor de organisatie.

De kern van documentcontrole is het in goede banen leiden van de kennis- en gegevensstroom in uw organisatie. Het gaat om het beheersen van de interactie tussen informatie, mensen en processen om de beste kwaliteitsresultaten voor uw producten te bereiken.

Dit wil niet zeggen dat iedere organisatie een documentcontrolesysteem moet hebben. Voor sommige bedrijven is het eenvoudig beheren en delen van documenten voldoende om hun bedrijfsdoelstellingen te ondersteunen.

Het is logisch dat een documentcontrolesysteem een stuk minder efficiënt (snel) werkt in vergelijking met een documentbeheersysteem. Bij documentcontrole moet een goedgekeurd document eerst uitgecheckt worden voordat deze kan worden gewijzigd. Na de wijziging volgt een goedkeuringsworkflow met meerdere goedkeuringsstappen en personen, wat allemaal tijd kost.

Een documentbeheersysteem heeft meestal geen goedkeuringsworkflow; gebruikers kunnen aan de versiewijzigingslog zien of ze met de meest recente versie werken.

De onderstaande tabel geeft de verschillen tussen documentbeheer en -controle weer:

	Document Management (DM)	Document Control (DC)	Explanation
Standaard workflows opgenomen in the oplossing	Geen	Meerdere voorgedefiniëerde workflows aanwezig; deze vormen een kernfunctionaliteit van de applicatie.
Kunnen workflows worden toegevoegd/aangepast?	Ja, maar hiervoor moeten dynamische item permissies worden geconfigureerd	Ja, dynamische item permissies zijn al voorgedefinieerd.	Een record in SharePoint Shareflex bestaat uit alle gegevens die op het scherm van de eindgebruiker worden weergegeven (geen lijstweergave). Een record bestaat uit meerdere SharePoint-lijst- en bibliotheekitems. Op bepaalde records worden workflows uitgevoerd. Wanneer de workflow actief is, mag het record niet worden gewijzigd, omdat de record's lijst- en bibliotheekitems speciale toestemming voor, tijdens en na de workflow krijgen. Daarom zijn dynamische machtigingen op itemniveau vereist bij het uitvoeren van een goedkeuringsworkflow.
Dynamic permissies voor bekijken en bewerken	Geen	Ja, permissies worden voortdurend aangepast tijdens en door toedoen van workflowprocessen.
Audit trail log	Geen	Aanwezig. Dit is een kernfunctionaliteit van de applicatie.	De audit trail geeft inzicht in oudere versies van het volledige dossier. Met andere woorden: bij elke wijziging wordt een kopie van het record gemaakt en toegevoegd aan het audit trail log.
Versienummer	Geen	Aanwezig	Het versienummer wordt bijgehouden en bijgewerkt na voltooiing van een workflow.
Geldigheidsduur	Geen	Aanwezig	Een document heeft een geldige einddatum. Wanneer deze datum verstrijkt, wordt er een workflow uitgevoerd om het document in te trekken of te verlengen.
In revisiemelding	Geen	Aanwezig	Gebruikers zien een waarschuwing dat het document wordt herzien en dat er op elk moment een nieuwe versie kan verschijnen.
Leesbevestigingsmelding door einggebruikers	Geen	Aanwezig via workflowtaken	Eindgebruikers kunnen een workflowtaak toegewezen krijgen om een document te lezen. Recordeigenaren kunnen bijhouden wie het document heeft gelezen en wie nog niet.
E-mail notificatie	Voorafgeconfigureerde templates zijn aanwezig voor e-mail notificaties voor deadlines en taken, gebaseerd op regels.	E-mail notificaties zijn ingesteld voor: het uitchecken van documenten, workflow taaktoewijzigen en andere status updates, herinneringen, escalaties, vertalingen en wijzigingsverzoeken
Office templates voor Documenten (Word)	Geen	Kan worden gebruikt bij het maken van nieuwe documenten	Een Office sjabloon verwijst doorgaans naar een vooraf ontworpen documentindeling of lay-out die is gemaakt met toepassingen als Microsoft Word, Excel en PowerPoint. Deze sjablonen dienen als uitgangspunt voor het maken van nieuwe documenten met een consistente opmaak en structuur.
Validiteit	Geen	Beheerd door de applicatie	De geldigheid van een document verwijst naar de periode waarin een document als actueel, accuraat en juridisch danwel operationeel effectief wordt beschouwd. Dit kan worden bepaald door factoren als vervaldatum, periodieke beoordelingen, wettelijke voorschriften en organisatorische beleidsregels
Archivering	Geen	Beheerd door de applicatie	Om een record te archiveren, moet een geldigheidsdatum worden aangehouden. Dit is een kernproces in kwaliteitsmanagement (QM) en daarom wordt deze functionaliteit ondersteund in QM-systemen.

Hoewel ‘Shareflex Documents’ (Documentbeheer) en ‘Shareflex Quality Documents’ (Documentcontrole) vergelijkbaar klinken, zijn het totaal verschillende toepassingen. Documentbeheer richt zich op het organiseren van documenten zodat de juiste gegevens gemakkelijk kunnen worden gevonden, terwijl Documentcontrole zich richt op het verwerken van documenten door versiebeheer, auditing en beveiliging ervan, voordat ze worden gepubliceerd en beschikbaar zijn voor openbaar gebruik. Voor meer informatie over Documentbeheer, zie Eindgebruikers handleiding Document Control Software SharePoint.

Cockpit

Bij verschillende workflowstappen worden meldingen verzonden, machtigingen aangepast en worden het item en de secundaire gegevens tegelijkertijd van de ene bibliotheek/lijst naar de andere verplaatst. Dit wordt beschreven in

Dossiers in Documentbeheer zijn de digitale tegenhanger van het papieren dossier en aan iedere Business Partner zijn één of meerdere dossiertypes toegewezen. In een dossier wordt alle relevante informatie in een gemeenschappelijke context opgeslagen. In de Documentbeheer Cockpit zijn 6 soorten dossiers vooraf geconfigureerd.

De Acties sectie zijn in zowel Beheer als Controle ongeveer hetzelfde: een zoekfunctie, gefilterde takenlijsten, gepersonaliseerde weergaven en een afwezigheidslijst.

Terwijl documenten in Documentbeheer op dezelfde locatie blijven, veranderen documenten in Documentcontrole van locatie als gevolg van workflows. In grote lijnen: een document wordt gemaakt in de bibliotheek Nieuwe documenten. Wanneer een documentnummer wordt toegewezen, wordt het verplaatst naar de bibliotheek Uitgecheckte documenten. En wanneer het document gevalideerd is, wordt het verplaatst naar de bibliotheek Geldige documenten.

Interface Dossier vs. Record

De interface van een Documentbeheer-dossier bestaat uit drie delen. De dossiermetagegevens (rood), de secundaire informatie over het dossier (blauw) en de structuur van het dossier / details van het secundaire element (groen).

Het is mogelijk om handmatig secundaire gegevens aan een dossier toe te voegen (blauw). Dit kan een document van welk type dan ook zijn, een link naar een ander (document binnen een) dossier, of een taak. Met betrekking tot taken kunt u de prioriteit instellen, de taak aan een specifieke persoon toewijzen en de verantwoordelijke op de hoogte stellen van deze nieuwe taak. De inhoud van de taak kan van alles zijn. Er wordt geen workflow gebruikt.

In plaats van Dossiers gebruikt Documentcontrole containers die Records worden genoemd. Een record toont altijd de huidige gepubliceerde versie van het document. Ook de interface van een Record bestaat uit drie delen. De metadata van de huidige gepubliceerde versie (rood), de secundaire informatie: geldige en ongeldige/oude document- en bijlageversies (blauw), en de inhoud van de huidige gepubliceerde versie (groen).

De metagegevens verschillen van de metagegevens van Documentbeheer en er is een extra tabblad met goedkeuringsinformatie over de workflowstappen die het document heeft doorlopen.

Een record van een document bevat alle hoofdversies van het document. Een major revisie vindt plaats wanneer een document een workflow doorloopt die bijvoorbeeld de publicatiestatus verandert van ‘uitgecheckt’ naar ‘geldig’, terwijl het document zelf wordt gekopieerd van de bibliotheek ‘Uitgecheckte documenten’ naar de ‘Geldige documenten’ bibliotheek, waardoor het oude document ongeldig blijft, maar blijft bestaan. Via het documentrecord heeft u toegang tot de oude, ongeldig gemaakte versies van een document.

Applicatiestructuur

Items in Documentbeheer worden aangemaakt en blijven op dezelfde locatie. Items kunnen worden aangevuld of gewijzigd, zonder dat het artikel een workflow hoeft te doorlopen. Normaal gesproken is voor elk Dossier een subsite beschikbaar.

Als gevolg van workflows veranderen documenten in Documentcontrole van locatie of worden ze naar nieuwe locaties gekopieerd, terwijl het oorspronkelijke document intact blijft. Hetzelfde geldt voor secundaire informatie voor het document. De hoofdsite bevat de geldige gegevens, de subsite Workspace bevat gegevens die kunnen worden gewijzigd.

Acties vs. Workflows

Documentbeheer biedt een aantal acties die op een item kunnen worden uitgevoerd.

Afhankelijk van de uit te voeren taken kunt u de status van het dossier handmatig instellen op Concept, Open, Bewerken, Wachtend of Gereed.

U kunt een dossier opnieuw indienen door een taak toe te voegen via het menu, of via een knop in de secundaire takenlijst.

Er wordt een nieuwe taak aangemaakt waarin u alle waarden handmatig kunt instellen en een melding kunt versturen. Wanneer, hoe, naar wie, met welke inhoud en hoe vaak (herinneringen) de notificatie wordt verzonden, is vooraf geconfigureerd – en aan te passen – in de Addons Notifications-module van Shareflex.

De nieuw aangemaakte taak is zichtbaar in de secundaire takenlijst.

Dit is een voorbeeld van de notificatiemail met links naar de taak en het dossier.

Andere acties die u in Shareflex Documents kunt uitvoeren, zijn het kopiëren of verplaatsen van het dossier (met of zonder secundaire gegevens) naar een nieuw dossier van hetzelfde of een ander type. Hoewel de knop ook beschikbaar is voor oude versies, kunt u alleen de meest recente versie kopiëren/verplaatsen. Een reden om een dossier te kopiëren of te verplaatsen is om een bestaand dossier te gebruiken als sjabloon voor een nieuw dossier, of om gegevens te verplaatsen die in het verkeerde dossier waren opgeslagen.

In Documentbeheer blijven de rechten en locatie van het dossier vanaf het begin hetzelfde en worden deze niet gewijzigd door acties die u uitvoert, tenzij u gegevens handmatig naar een ander dossier verplaatst. Bij Documentcontrole is dit een ander verhaal. Documentcontrole maakt gebruik van workflows die werken op lijst-/bibliotheekitems om een document in een geldige staat te krijgen. Ook wordt er automatisch een verlengingsworkflow geactiveerd wanneer een document de validatiedatum nadert. Workflows worden geconfigureerd in de Addons Workflow-module

Statische vs. Dynamische machtigingen

Machtigingen worden geconfigureerd in de Addons Permissions-module.

Documentbeheer maakt gebruik van standaard Lezer, Bijdrager en Databeheerder rollen…

…terwijl Documentcontrole aanvullende workflowgerelateerde rollen gebruikt, zoals Beoordelaar, Goedkeurder, Bevestiger en Afhandelaar.

In Documentbeheer zijn de machtigingen vanaf het begin statisch. Zodra een dossier een ID krijgt, worden voor ieder dossier de standaardmachtigingen ingesteld, en zo blijft het.

Een beheerder kan de machtigingen voor elk dossier handmatig aanpassen, maar er zijn geen processen die de machtigingen dynamisch aanpassen.

In Documentcontrole worden machtigingen dynamisch toegewezen, op basis van de status en locatie van het document/workflow. De regelset voor elke lijst is complex en varieert. Er zijn bijvoorbeeld 7 configuraties voor de uitgecheckte documentenlijst. Telkens wanneer een document wijzigt, wordt gecontroleerd of één of meerdere configuraties op het item van toepassing zijn. Indien dit het geval is, worden de regels die bij deze configuratie(s) horen, uitgevoerd.

Een Editor krijgt bijvoorbeeld leesrechten toegewezen wanneer de workflowstap hoger is dan 300.

Meldingen

Documentbeheer: er kunnen meldingen worden verzonden als er een taak wordt aangemaakt

Documentbeheer: meldingen worden geactiveerd door workflowstappen.

Meldingen worden geconfigureerd in de Addons Notifications-module.

Audittrail

In Document Management, there is no audit trail. Tasks can be assigned manually to documents/dossiers. In Document Control, before a document is marked as valid, a document is examined and verified by using a validation workflow.

Bij Documentbeheer is er geen audittrail. Aan documenten/dossiers kunnen handmatig taken worden toegewezen. Voor Documentcontrole geldt dat een document pas als geldig wordt gemarkeerd als een document is onderzocht en geverifieerd met behulp van een validatieworkflow.

Metadata

Verschillende metadata voor verschillende typen. Documentcontrole gebruikt aanvullende metadata voor workflows (training, geldigheidsduur etc.), machtigingen en notificatie.

Delegatie en machtiging

Beide hetzelfde. Taken worden alleen aan een gedelegeerde toegewezen als de taak tijdens de afwezigheidsperiode is toegevoegd. Taken die vóór de afwezigheid zijn aangemaakt, worden niet automatisch gedelegeerd.

Met een Admin job kan door de oplossingsbeheerder een permanente delegatie voor alle taken worden afgedwongen