Een contractregister is zo nuttig als uw vermogen om te vinden wat u zoekt. Traditioneel betekent dat filterschermen: veld kiezen, operator kiezen, waarde typen, voorwaarden combineren. Ervaren gebruikers vinden het prima, incidentele gebruikers haken af. Met Shareflex Forms AI typen gebruikers gewoon wat ze zoeken – en hetzelfde geldt voor het invoeren van nieuwe contracten.
AI-ondersteund filteren: vragen in gewone taal
In plaats van filterschermen te combineren, typen gebruikers hun vraag vrij in, bijvoorbeeld:
- “Alle raamcontracten die in de komende 90 dagen aflopen”
- “Leverancierscontracten boven 50.000 euro zonder goedgekeurde risicobeoordeling”
- “Kwaliteitsdocumenten van het gebied Productie die dit kwartaal herzien moeten worden”
De AI vertaalt de vraag naar een geldig filter op de velden en metadata van de lijst. Het resultaat verschijnt in de vertrouwde lijstweergave en blijft dus transparant: gebruikers zien welk filter is toegepast en kunnen het aanpassen. Geen black box, geen apart chatvenster – gewoon sneller bij de juiste records, zonder veldnamen of filterlogica te hoeven kennen.
AI-ondersteund invullen: beschrijven in plaats van typen
Een nieuw contract of document invoeren betekent vaak informatie uit een e-mail of pdf veld voor veld overnemen in een formulier. Met AI-ondersteund invullen beschrijven gebruikers de zaak in hun eigen woorden in een tekstvak – of voegen ze een document toe – en verdeelt de AI de informatie over de juiste velden: wederpartij, startdatum, looptijd, opzegtermijn, waarde, contracttype.
Belangrijk: de voorstellen zijn suggesties. Gebruikers controleren en corrigeren ze vóór het opslaan. Dat betekent minder typen en minder overtypfouten, terwijl mensen verantwoordelijk blijven voor de gegevens.
Veilig ingericht
Forms AI draait onder de identiteit van de ingelogde gebruiker. Shareflex vraagt namens die gebruiker een token aan bij Microsoft Entra ID en roept de Azure OpenAI-resource in uw eigen Azure-omgeving aan. Toegang regelt u met een Entra ID-groep die de rol “Cognitive Services OpenAI User” krijgt – zo bepaalt u precies wie de AI-functies kan gebruiken.
Wat komt er nog
AI-ondersteunde formuliervalidatie – controleren of ingevoerde gegevens volledig en consistent zijn – is aangekondigd als volgende stap op de roadmap, samen met documenten vergelijken en vertalen.
Waarom dit telt voor contractmanagement en document control
- Adoptie – incidentele gebruikers vinden contracten en documenten zonder training in filterlogica.
- Datakwaliteit – vollediger metadata bij het aanmaken betekent later betere rapportages, notificaties en AI-antwoorden.
- Snelheid – een contract invoeren vanuit een ondertekende pdf kost een minuut in plaats van tien.
Meer dan standaard: AI gebouwd rond uw contracten
Filteren en invullen in gewone taal maken de standaard Shareflex-formulieren makkelijker. Heeft u meer nodig – AI die uw contracttypen, uw stamgegevens en uw risicoregels kent – dan bouwt Lialis die voor u bovenop Shareflex. Bijvoorbeeld onze AI PDF-scan, die een ondertekend contract leest, wederpartij en eigenaar koppelt aan uw eigen gegevens en het record klaarzet voor controle, of onze contract-AI met Azure AI Search, die vragen op betekenis beantwoordt over alle contracten en naar de bron linkt.
Veelgestelde vragen
Kan ik contracten in SharePoint zoeken in gewone taal?
Ja. Met Shareflex Forms AI typt u een vraag zoals “alle raamcontracten die in de komende 90 dagen aflopen”; de AI maakt er een filter op de contractmetadata van en toont het resultaat in de gewone lijstweergave.
Wijzigt de AI automatisch gegevens?
Nee. Bij het invullen van een formulier stelt de AI waarden voor; de gebruiker controleert en slaat op. Filters zijn zichtbaar en aan te passen.
Welke AI-dienst wordt gebruikt?
Azure OpenAI in uw eigen Azure-omgeving, aangeroepen met de identiteit van de ingelogde gebruiker via Microsoft Entra ID.
Kan Lialis AI op maat bouwen voor onze eigen contracten of documenten?
Ja. Naast de standaard AI-functies van Shareflex bouwen we AI-oplossingen bovenop Shareflex in uw eigen Azure-omgeving – zoals AI PDF-scan, contractanalyse en AI-zoeken – afgestemd op uw documentsoorten, stamgegevens en regels.
Zien met uw eigen contracten?
Ontdek contractmanagement in SharePoint of document control in SharePoint, en lees waarom AI en goed documentmanagement elkaar versterken.
