Bescherm de inhoud in een Shareflex Contractbeheer applicatie
Doel
Ons doel is om een SharePoint Online Shareflex-applicatie, zoals Contract Management, te beschermen tegen accidentele of kwaadwillige verwijdering of wijziging door gebruikers of de Shareflex Online Enterprise applicatie in Entra. We moeten de applicatie-inhoud en code beschermen.
Resultaat
Het is niet langer mogelijk om een contractrecord te verwijderen. Zie de foutmelding.
De enige manier om een contract te verwijderen, is als de verwijdering de volgende dag wordt goedgekeurd door een workflow voor afhandeling (hieronder uitgelegd).
We hebben ervoor gezorgd dat het niet mogelijk is een bibliotheek te verwijderen, waardoor alle codering beschermd blijft.
Beschikbare functies van MS Purview om ons doel te bereiken
- M365 retentiebeleid
- M365 recordmanagement beleid
Laten we beginnen met het retentiebeleid.
M365 retentiebeleid
We volgden deze gids en creëerden het volgende retentiebeleid gekoppeld aan de Shareflex-applicatie.
Het duurde een uur voordat het beleid werd afgedwongen, niet een week.
Het verwijderen van een document uit een contract is mogelijk.
Het verwijderen van een contract (SPO-lijstitems) is mogelijk.
Documenten kunnen ook uit de SPO-bibliotheek worden verwijderd.
Het is echter niet mogelijk om een bibliotheek te verwijderen.
De “preservation hold library” bevat csv-bestanden voor de verwijderde lijstitems en documenten.
Juist, het is niet mogelijk iets te verwijderen uit de bewaarbibliotheek.
Conclusie M365 retentiebeleid
Het retentiebeleid van M365 beschermt de verwijdering van lijsten, bibliotheken en (sub)sites binnen de applicatie. De volgende stap is om de inhoudsbescherming te waarborgen met M365-recordmanagement.
Lees meer over contractbeheer in SharePoint met Shareflex Contract.
