Het doel is om een volledig Azure-native AI-chatbot te bouwen voor Shareflex Contracten en documenten. De oplossing combineert Azure OpenAI, Azure AI Search, vector embeddings, semantische zoektechnologie en Retrieval Augmented Generation (RAG) om een intelligente contractassistent te realiseren die vragen in natuurlijke taal begrijpt en binnen enkele seconden zeer relevante contractinformatie kan ophalen.

Traditionele full-text zoektechnologie is vaak niet voldoende binnen complexe contractomgevingen. Gebruikers zoeken vaak met andere bewoordingen, afkortingen, onvolledige zinnen of bedrijfsterminologie die niet exact overeenkomt met de tekst in de documenten. Door gebruik te maken van vector embeddings en semantische zoektechnologie begrijpt de AI-chatbot de betekenis en context van vragen, in plaats van alleen exacte zoekwoorden te vergelijken.

De oplossing verwerkt automatisch SharePoint-contractdocumenten zoals PDF-bestanden, Word-documenten, Excel-bestanden en andere content die binnen Shareflex Contract Management is opgeslagen. Azure AI Document Intelligence haalt tekst en structuur uit de bestanden, waarna Azure OpenAI samenvattingen, metadata en vector embeddings genereert. Deze embeddings worden opgeslagen in Azure AI Search, waardoor de chatbot intelligente similarity searches kan uitvoeren over alle contracten en ondersteunende documenten.

De AI-assistent kan bijvoorbeeld vragen beantwoorden zoals:

• Welke contracten bevatten NDA-clausules?

• Welke leverancierscontracten bevatten de hoogste boetes?

• Toon contracten gerelateerd aan cybersecurity-incidenten.

• Welke overeenkomsten verlopen binnenkort?

• Vind contracten waarin specifieke verplichtingen, aansprakelijkheden of SLA-clausules worden genoemd.

De chatbot draait direct binnen een lichte WordPress-frontend die gekoppeld is aan een custom PHP-backend op Azure-infrastructuur. De backend verzorgt embeddings, vector search, AI prompting, conversatiegeheugen en het ophalen van broninformatie. Resultaten bevatten directe links naar SharePoint contractrecords en originele brondocumenten, zodat gebruikers direct het juiste contract of ondersteunende document kunnen openen.

De architectuur is zeer schaalbaar, volledig cloud-native en volledig gebaseerd op Microsoft Azure-technologieën, waaronder Azure OpenAI, Azure AI Search, Azure AI Foundry, Azure Storage, Microsoft Entra ID, Azure Key Vault en managed identities voor veilige service-to-service communicatie.

Deze aanpak verandert traditionele contractrepositories in een modern AI-gedreven kennisplatform waarin gebruikers met contracten kunnen werken via natuurlijke taal, in plaats van te navigeren door mappenstructuren, metadatafilters of complexe zoekschermen.