Shareflex New Core Infrastructure: wat verandert er en hoe upgradet u vóór juli 2027

Shareflex krijgt een nieuw technisch fundament: de New Core Infrastructure. Voor gebruikers verandert er aan de oppervlakte weinig, maar onder de motorkap wordt de manier waarop Shareflex reageert op wijzigingen in SharePoint volledig vernieuwd. Portal Systems heeft aangekondigd dat het oude mechanisme – SharePoint remote event receivers – vanaf juli 2027 niet meer beschikbaar is. Elke Shareflex-klant moet dus upgraden. In dit artikel leggen we uit wat er verandert, wat het betekent voor uw maatwerk en hoe de upgrade verloopt.

Upgradestappen naar de Shareflex New Core Infrastructure: controleren, master-migratie, site-migratie, major update en testen.
Upgradestappen naar de Shareflex New Core Infrastructure: controleren, master-migratie, site-migratie, major update en testen.

Wat verandert er?

  • Events komen uit Shareflex, niet meer uit SharePoint. In de oude opzet meldde een remote event receiver in SharePoint aan Shareflex dat een item was toegevoegd of gewijzigd. In de nieuwe infrastructure komen events uit Shareflex Forms, de Shareflex backend API en SharePoint-webhooks, en worden ze verwerkt door event subscriptions binnen Shareflex.
  • Scripts en configuratie zijn gescheiden. De bedrijfslogica staat in backend scripts; wat die logica start staat in event subscriptions. Beide zijn los van elkaar te beheren.
  • Standaard en maatwerk zijn gescheiden. De standaardscripts (core) worden centraal door de leverancier geversioneerd; uw eigen scripts blijven in uw eigen SharePoint en worden tijdens uitvoering samengevoegd. Updates van de standaard botsen niet meer met uw maatwerk.
  • Een beheercockpit. Een nieuwe Core UI toont scripts, event subscriptions en timer events – inclusief live gegevens zoals de laatste uitvoeringen van geplande taken.

Wat betekent het voor uw maatwerk?

Het meeste maatwerk kan zo mee, maar er zijn een paar breaking changes om te controleren:

  • Reageren op wijzigingen buiten Shareflex Forms (bijvoorbeeld direct in een SharePoint-lijst) kan alleen nog beperkt en asynchroon via webhooks.
  • “Item deleting”-events buiten de Shareflex-interface zijn niet meer beschikbaar – een rechtenconcept voor verwijderen is het alternatief.
  • Wijzigingen via gewone REST-aanroepen starten de bedrijfslogica niet meer automatisch; scripts starten events voortaan expliciet.
  • Oudere provisioningformaten worden niet meer ondersteund; uitrollen gaat via Shareflex Provisioning JS (ProvJS).

Wat levert het op?

  • Snellere, event-gestuurde verwerking in plaats van veel timerjobs die steeds naar wijzigingen zoeken.
  • Bedrijfslogica één keer bouwen en starten vanuit formulieren, scripts of de backend API.
  • Koppelingen die direct events starten, bijvoorbeeld vanuit een ERP of ander systeem.
  • Schonere updates, omdat standaard en maatwerk niet meer in dezelfde bestanden staan.

Hoe de upgrade verloopt

De upgrade gebeurt per oplossing en per sitecollectie, met scripts die eerst de huidige stand vastleggen, dan een proefrun doen en pas daarna wijzigingen maken. Voorwaarden: Shareflex Forms V4, een actuele oplossing en een afspraak met uw Microsoft 365-beheerder, omdat de Shareflex-app opnieuw toestemming moet krijgen. Na de migratie testen we de oplossing met focus op uw eigen maatwerk, en daarna gaat ze live.

Hoe Lialis helpt

Als Shareflex-partner implementeren en passen we Shareflex-oplossingen aan, en we ontwikkelen onze oplossingen in VS Code met provisioningscripts – precies zoals de nieuwe infrastructure werkt (zie Shareflex-ontwikkeling met VS Code en provisioning). Wij verzorgen de inventarisatie van uw maatwerk, de migratie, het testen en de afstemming met Portal Systems. Voor standaardoplossingen is dat meestal een vaste prijs; sterk aangepaste of oudere omgevingen krijgen een maatwerkofferte.

Veelgestelde vragen

Moeten alle Shareflex-klanten naar de New Core Infrastructure?

Ja. Portal Systems heeft aangekondigd dat de oude remote event receivers vanaf juli 2027 niet meer beschikbaar zijn, dus elke Shareflex Online-omgeving moet vóór die tijd gemigreerd zijn.

Merken gebruikers iets van de upgrade?

Nauwelijks. De formulieren en oplossingen blijven hetzelfde. De veranderingen zitten in hoe events, scripts en configuratie op de achtergrond worden verwerkt.

Werkt ons maatwerk na de upgrade nog?

Het meeste maatwerk kan mee. Een paar patronen – zoals logica bij verwijderen buiten Shareflex of events na directe REST-wijzigingen – hebben een alternatief nodig. Daarom controleren we uw maatwerk vóór de migratie.

Wat moeten we zelf regelen?

Een afspraak met uw Microsoft 365-beheerder voor de hernieuwde toestemming van de Shareflex-app. De rest regelen wij.

Plan uw upgrade op tijd

Wacht niet tot het voorjaar van 2027. Neem contact op om de upgrade van uw Shareflex Contract-, document control– of documentmanagement-omgeving in te plannen.