In Microsoft 365 kunt u tegenwoordig SharePoint-agents maken: AI-assistenten die vragen beantwoorden op basis van de inhoud van een site, bibliotheek of lijst. Voor contractbeheer is dat een logische combinatie: “Wat is de opzegtermijn in dit contract?”, “Welke van onze raamovereenkomsten heeft een boeteclausule?”, “Waar wijken we af van onze standaard aansprakelijkheidslimiet?” In Shareflex Contract zet u SharePoint-agents op drie manieren in – en er zijn een paar grenzen om vooraf te kennen.
Drie reikwijdtes voor een contractagent
- Een agent per contractdossier. De agent werkt in de context van één contract en beantwoordt vragen over precies dat contract, inclusief bijlagen en wijzigingen. Ideaal voor het dagelijkse werk: de accountmanager of inkoper stelt een vraag en krijgt een antwoord met vindplaats, in plaats van 40 pagina’s te lezen.
- Een agent per contracttype. Bijvoorbeeld alle raamovereenkomsten of alle softwarelicenties. Handig om clausules, termijnen en patronen te vergelijken en te controleren of contracten uw standaarden volgen.
- Een agent over alle contracten. Onderzoek over alle dossiers en documentsoorten – een startpunt voor analyse en rapportage, bijvoorbeeld vóór een heronderhandelingsronde of een audit.
Ken de grenzen
- Eén lijst per agent. Een agent kan precies één SharePoint-lijst als gegevensbron gebruiken.
- Lijstgrootte. Volgens de documentatie van Microsoft is een lijstbron beperkt tot ongeveer 20.000 items.
- Governance. Eén agent per contractdossier betekent veel agents om te beheren. Dat werkt voor sleutelcontracten, minder voor duizenden kleine.
- Rechten gelden. Een agent antwoordt alleen met content die de gebruiker mag zien. Dat is een kracht – mits uw rechten op orde zijn.
Goed, beter: waar dit naartoe gaat
SharePoint-agents zijn de snelle, kant-en-klare manier om te beginnen. Voor grotere en complexere scenario’s staan eigen agents in Shareflex-formulieren op de roadmap – zodat de agent de structuur van uw contractregister volgt in plaats van de grenzen van één lijst.
Waarom structuur nog steeds telt
Een agent is zo goed als de content erachter. Contractdossiers die het ondertekende contract, wijzigingen, correspondentie en verplichtingen bundelen, met schone metadata en de juiste rechten, geven betrouwbare antwoorden. Een map vol concepten en dubbelen niet. Precies dat biedt contractmanagement in SharePoint – zie ook waarom AI goed documentmanagement nodig heeft.
Veelgestelde vragen
Wat is een SharePoint-agent?
Een SharePoint-agent is een AI-assistent in Microsoft 365 Copilot die vragen beantwoordt op basis van geselecteerde SharePoint-content, zoals een site, bibliotheek, lijst of bestand.
Kan een SharePoint-agent contracten analyseren?
Ja. Hij kan vragen over één contract beantwoorden, clausules binnen een contracttype vergelijken of over alle contracten zoeken – binnen de rechten van de gebruiker en de grenzen van de gegevensbron.
Wat zijn de beperkingen van SharePoint-agents?
Eén lijst per agent als gegevensbron, een lijstgrootte van ongeveer 20.000 items volgens Microsoft, en extra beheer als u veel agents maakt. Voor complexe scenario’s zijn eigen agents in Shareflex gepland.
Hebben we Microsoft 365 Copilot-licenties nodig?
SharePoint-agents horen bij het Microsoft 365 Copilot-aanbod; controleer de actuele Microsoft-licenties voor uw tenant.
