Veel organisaties die werken aan ISO 27001, ISO 9001 of NIS2 gebruiken ISOPlanner om hun managementsysteem te beheren. Tegelijk willen ze echte documentbeheersing: genummerde documenten, revisies, goedkeuring en publicatie. In een recent project hebben we die twee met elkaar verbonden: documenten worden beheerd en goedgekeurd in Shareflex Document Control, en ISOPlanner linkt altijd naar de geldige, gepubliceerde versie. Geen dubbele administratie, geen verouderde kopieën.
Wat is ISOPlanner?
ISOPlanner is een Nederlands compliance-platform op Microsoft 365. Het helpt organisaties een managementsysteem op te zetten en bij te houden voor normen als ISO 27001, ISO 9001, NIS2, NEN 7510 en vele andere: eisen en maatregelen, risicoanalyses, het jaarlijkse auditplan, taken en bewijsvoering. Net als Shareflex bewaart het documenten in de eigen SharePoint van de organisatie en werkt het in Teams en Outlook. De twee passen dus goed bij elkaar.
Wat ISOPlanner niet wil zijn, is een volledig documentbeheersingssysteem met nummering, revisies en een formele publicatieworkflow. Precies dat voegt Shareflex Document Control toe.
Documentbeheersing in SharePoint met Shareflex
De klant werkt in een Shareflex Document Control-site in SharePoint met drie ingangen: geldige documenten, nieuwe en te bewerken documenten, en records.
Een nieuw document starten is eenvoudig. De gebruiker kiest een gebied, een periode en een titel, en voegt het bestand toe.
Metadata afgestemd op het managementsysteem van de klant
We hebben de metadata aangepast aan de manier waarop de klant zijn managementsysteem indeelt, en daarmee aan hoe documenten in ISOPlanner moeten verschijnen:
- Gebied – de hoofdstukken van het managementsysteem, zoals Governance, Risicomanagement, Assurance en Verbetering.
- Onderwerp – het onderwerp binnen een gebied.
- Periode – het jaar of de cyclus waar het document bij hoort.
- Documenttype – één of meer types per document, zoals beleid, procedure of auditrapport.
- Geldigheid – berekend: de herzieningsdatum volgt uit een geldigheidstermijn, bijvoorbeeld 24 maanden.
Shareflex kent per gebied automatisch een documentnummer toe (bijvoorbeeld GOV-0000003) en houdt revisienummer, revisiereden en publicatietype bij.
Eén goedkeurder, één publicatieworkflow
De klant wilde een slank proces: één goedkeuringsniveau. De auteur kiest een goedkeurder en start de publicatieworkflow.
De goedkeurder krijgt een taak, beoordeelt het document en kiest: document publiceren of terug naar auteur met een opmerking. Elke stap wordt vastgelegd in de historie van het document, zodat auditors zien wie wat wanneer heeft goedgekeurd.
Geldige documenten automatisch in ISOPlanner
Hier komt de koppeling. Zodra een document is gepubliceerd, kopiëren Shareflex services de geldige versie naar een aparte SharePoint-bibliotheek: de ISOPlanner-schaduwbibliotheek. De mappenstructuur in die bibliotheek wordt opgebouwd uit de Shareflex-metadata: een map per gebied, met daaronder mappen per periode en per onderwerp.
Wordt een nieuwe revisie gepubliceerd, dan vervangt die de vorige kopie op dezelfde plek. Wordt een document ingetrokken, dan verdwijnt het uit de bibliotheek. Gebruikers bewerken nooit in de schaduwbibliotheek; het is puur de gepubliceerde, alleen-lezen weergave van het documentbeheersingssysteem.
Koppelen in ISOPlanner
In ISOPlanner wordt de schaduwbibliotheek gebruikt als documentbron. Maatregelen, risico’s en auditbewijs linken direct naar de gepubliceerde Shareflex-documenten. Omdat de plek van een document tussen revisies niet verandert, blijven de koppelingen in ISOPlanner naar de geldige versie wijzen, zonder dat iemand ze hoeft bij te werken.
Een link terug op elke pdf
Voordat een geldig document in de ISOPlanner-bibliotheek wordt geplaatst, wordt het omgezet naar pdf en door onze PDF-linkstempel gehaald, een kleine Azure-service die Shareflex aanroept. Die stempelt een compacte koptekst “Shareflex Document Control” op elke pagina van de pdf, met titel, documenttype, gebied, periode en onderwerp. De titel is een klikbare link terug naar het beheerde document in Shareflex.
Wie de pdf opent, downloadt of print – vanuit ISOPlanner, uit een e-mail of van een usb-stick – ziet dus direct waar het document bij hoort en kan meteen terug naar de bron om te controleren of het nog de geldige versie is, met de volledige historie en goedkeuringen. Omdat de stempel bij elke nieuwe revisie opnieuw wordt gezet, klopt hij altijd met de versie in de bibliotheek. Lees hoe de pdf-linkstempel technisch werkt, met code.
Wat het oplevert
- Eén bron van waarheid. Documenten worden op één plek geschreven, goedgekeurd en gepubliceerd.
- Altijd auditklaar. ISOPlanner toont alleen goedgekeurde, geldige documenten, met de volledige historie in Shareflex.
- Geen dubbel werk. Niemand uploadt documenten twee keer of werkt koppelingen met de hand bij.
- Alles in uw eigen Microsoft 365. Zowel Shareflex als ISOPlanner bewaren de documenten in uw SharePoint-tenant.
Ook bezig met NIS2? Lees hoe documentbeheer helpt bij NIS2-risicomanagement en cybersecurity.
Veelgestelde vragen
Wat is ISOPlanner?
ISOPlanner is een compliance-platform op Microsoft 365 voor normen zoals ISO 27001, ISO 9001, NIS2 en NEN 7510. Het beheert de eisen, maatregelen, risico’s, audits en taken van een managementsysteem en bewaart documenten in uw eigen SharePoint.
Waarom de documenten niet in ISOPlanner zelf beheren?
Dat kan, maar veel organisaties willen formele documentbeheersing: documentnummers, revisies, een goedkeuringsworkflow, geldigheidstermijnen en een audittrail. Shareflex Document Control regelt dat; ISOPlanner linkt naar het resultaat.
Toont ISOPlanner altijd de laatst goedgekeurde versie?
Ja. Alleen gepubliceerde documenten worden naar de ISOPlanner-bibliotheek gekopieerd, en een nieuwe revisie vervangt de vorige kopie op dezelfde plek. Koppelingen in ISOPlanner blijven dus naar de geldige versie wijzen.
Moet ISOPlanner hiervoor aangepast worden?
Nee. ISOPlanner werkt gewoon met een SharePoint-bibliotheek. De koppeling zit aan de Shareflex-kant, in Shareflex services.
Documentbeheersing koppelen aan ISOPlanner?
Gebruikt u ISOPlanner, of een ander compliance-platform op Microsoft 365, en wilt u formele documentbeheersing erachter? Bekijk Shareflex Document Control voor SharePoint of neem contact op voor een demo.
