Documentbeheer en documentcontrol, wat is het verschil? Er is een wezenlijk verschil tussen documentbeheer en -controle. Documentcontrole is een meer gereguleerde manier van documentopslag in vergelijking
QMS / Document Control SharePoint – Volledige flexibiliteit in het kwaliteitsmanagementproces
Onze Document Control (QMS) software is gebaseerd op SharePoint en Microsoft 365 en biedt u een complete oplossing voor document controle. De software helpt u bij het beheren van uw QM-documenten en integreert naadloos met uw M365-omgeving, inclusief MS Office en Outlook. U kunt eenvoudig uw kwaliteitsmanual en proceskaart integreren en begeleide documenten genereren met workflowondersteuning. Alle QMS-documenten worden opgeslagen in uw eigen M365-tenant, waardoor u de vrijheid heeft om aanvullende M365-diensten met de QMS te integreren, zoals back-up, databeveiliging, rapportage, Power Apps, Copilot AI, Purview, MFA, AppSource, om er maar een paar te noemen. De QMS-software voor SharePoint kan ook door ons worden aangepast aan uw specifieke behoeften.
Nieuw in dit onderwerp? Lees het verschil tussen documentbeheer en document control, hoe het helpt bij NIS2 en risicomanagement, of bekijk de volledige gebruikershandleiding.
Shareflex Document Control in de praktijk
Shareflex Document Control draait binnen SharePoint Online, zodat uw team werkt in een vertrouwde Microsoft 365-omgeving. Een paar schermen uit de gebruikershandleiding:
Waarom SharePoint alleen niet genoeg is voor document control
SharePoint is een prima plek voor documenten, maar op zichzelf geen document control-systeem. Versiebeheer en rechten zijn er; het gecontroleerde proces eromheen niet. Shareflex voegt precies die laag toe – kant-en-klaar, zonder dat u het zelf in Power Automate hoeft te bouwen.
| Eis | Alleen SharePoint | Met Shareflex Document Control |
|---|---|---|
| Versiehistorie | Ja | Ja, plus een leesbaar wijzigingslogboek per herziening |
| Automatische documentnummering | Nee – maatwerk nodig | Ja, per documenttype |
| Meerstaps beoordelings- en goedkeuringsworkflow | Zelf bouwen in Power Automate | Standaard, configureerbaar per documenttype |
| Scheiding tussen concept en vrijgegeven documenten | Handmatig, via mappen of weergaven | Ingebouwd – gebruikers zien alleen geldige versies |
| Periodieke review / bewaking van “geldig tot” | Nee | Ja, met automatische herinneringen en herindiening |
| Leesbevestiging van gepubliceerde documenten | Nee | Ja, geregistreerd per gebruiker |
| Wijzigingsverzoeken op documenten | Nee | Ja |
| Audittrail van goedkeuringen en beslissingen | Beperkt tot bestandsversies | Volledige historie van versies, workflows en taken |
| Archivering van ingetrokken documenten | Handmatig | Automatisch, optioneel als PDF/A |
| Procesmap en QM-cockpit | Nee | Ja – navigeer uw kwaliteitshandboek per proces |
Meer lezen? Documentbeheer en document control: wat is het verschil?
ISO 9001 document control: zo ondersteunt Shareflex paragraaf 7.5
ISO 9001:2015 paragraaf 7.5 (gedocumenteerde informatie) beschrijft hoe een organisatie documenten en registraties opstelt, bijwerkt en beheerst. Zo ondersteunt Shareflex Document Control elke eis. Dezelfde beheersmaatregelen helpen ook bij ISO 27001 en het documentdeel van NIS2-risicomanagement.
| ISO 9001-eis (paragraaf 7.5) | Hoe Shareflex dit ondersteunt |
|---|---|
| Identificatie en beschrijving – titel, datum, auteur, referentienummer (7.5.2) | Automatische documentnummers en verplichte metadata per documenttype |
| Passend formaat (7.5.2) | Documenten op basis van Office-sjablonen; optionele conversie naar PDF / PDF/A |
| Beoordeling en goedkeuring op geschiktheid (7.5.2) | Configureerbare meerstaps beoordelings- en goedkeuringsworkflow |
| Beschikbaar en geschikt waar en wanneer nodig (7.5.3.1) | QM-cockpit, procesmap en zoekfunctie tonen alleen de geldige versie |
| Afdoende beschermd (7.5.3.1) | Regelgebaseerde rechten, Microsoft 365-beveiliging, MFA en back-up |
| Distributie, toegang, terugvinden en gebruik (7.5.3.2) | Meldingen bij publicatie en geregistreerde leesbevestiging |
| Beheersing van wijzigingen – versiebeheer (7.5.3.2) | Wijzigingsverzoeken, herzieningsnummers, versiehistorie en wijzigingslogboek |
| Bewaren en vernietigen (7.5.3.2) | Periodieke reviewdatums, automatische archivering van ingetrokken documenten |
| Bescherming tegen onbedoelde wijziging (7.5.3.2) | Vrijgegeven versies zijn vergrendeld; volledige audittrail van elke workflowstap |
Shareflex ondersteunt uw ISO-processen; de certificering zelf wordt altijd verleend door uw certificerende instelling.
Wie gebruiken Shareflex Document Control?
Productie & engineeringWerkinstructies, procedures, specificaties en certificaten onder strikt revisiebeheer.
Zorg & life sciencesProtocollen en kwaliteitsdocumenten die altijd actueel, goedgekeurd en traceerbaar moeten zijn.
OverheidBeleid en procedures veilig beheerd in de eigen Microsoft 365-omgeving van de organisatie.
Financiële & zakelijke dienstverleningBeheerst beleid en compliance-workflows – zie ons J-SOX-workflowvoorbeeld.
Vertrouwd door 300+ organisaties. Shareflex wordt ontwikkeld door Portal Systems AG en is in gebruik bij meer dan 300 organisaties. Klanten van Lialis zijn onder meer Mitsubishi Motors Europe, Sonoco – een verpakkingsproducent met 20.000 medewerkers in 33 landen, waar Shareflex 10 complexe IBM-legacy-applicaties verving – en de Gemeente Opwijk.
“The Shareflex RichPoint Library app allowed us to replace several legacy apps. Additionally, Lialis built a custom Pricing Approval app for us using Shareflex.”Mitsubishi Motors Europe
Prijzen
Shareflex Document Control is een SaaS-oplossing die draait in uw eigen Microsoft 365-tenant. De prijs is gebaseerd op het type oplossing en het aantal gebruikers – zonder onderscheid tussen lezers en gebruikers die content aanmaken – en wordt jaarlijks gefactureerd. Vraag een offerte aan, of probeer het eerst gratis.
QMS Document Control SharePoint demo
Deze demo biedt u een gedetailleerde introductie van SharePoint Document Control QMS, de oplossing voor kwaliteitsbeheer/documentbeheer op basis van Microsoft 365 en SharePoint. We laten u de belangrijkste functies zien en geven u een eerste indruk van de gebruiksvriendelijke interface van de software. Maar het is het beste om het zelf te ervaren!
QMS SharePoint– Belangrijke artikelen voor jou geselecteerd
Risicomanagement, cybersecurity, documentmanagement, NIS2, hoe hangt dit samen? Maak een afspraak met ons over NIS2 Cybercriminaliteit wereldwijd en in Nederland De NIS2 (Network and Information Security)-richtlijn heeft
Wat is Shareflex QMS? Shareflex QMS (Quality Management System) is een op SharePoint gebaseerde oplossing voor het beheren van gecontroleerde documenten, processen en workflows. De oplossing
Gebruikershandleiding Documentcontrole Introductie Link naar de product pagina voor Document Control Software SharePoint. Shareflex Quality Documents SharePoint is een vooraf geconfigureerd, gebruiksklaar Microsoft 365 SharePoint Online
Administratiehandleiding Documentcontrol (QM) Shareflex Document Control (QMS) Shareflex Quality Documents SharePoint is een vooraf geconfigureerd, gebruiksklaar Microsoft 365 SharePoint Online systeem voor kwaliteitsdocumentbeheer. Het faciliteert de
Veelgestelde vragen
Is SharePoint alleen genoeg voor document control volgens ISO 9001?
SharePoint biedt opslag, versiebeheer en rechten, maar niet het gecontroleerde proces dat ISO 9001 verwacht: documentnummering, beoordelings- en goedkeuringsworkflows, periodieke reviewdatums, leesbevestiging en een audittrail van beslissingen. U kunt dit zelf bouwen met Power Automate, of Shareflex Document Control gebruiken, dat dit kant-en-klaar biedt bovenop SharePoint Online.
Waar worden onze gegevens opgeslagen?
Alle documenten en gegevens worden opgeslagen in uw eigen Microsoft 365-tenant, in SharePoint Online. U behoudt alle Microsoft 365-functies zoals back-up, MFA, versleuteling en Purview.
Wat gebeurt er met onze gegevens als we stoppen met Shareflex?
Uw gegevens blijven in uw eigen SharePoint-omgeving staan en kunt u blijven bekijken en exporteren. Alleen het aanmaken van nieuwe items via Shareflex stopt.
Welke licenties hebben we nodig?
U heeft Microsoft 365 met SharePoint Online nodig, plus een abonnement op Shareflex Document Control. Microsoft 365 Copilot is optioneel en wordt los door Microsoft gelicentieerd.
Is de software beschikbaar in het Nederlands en Engels?
Ja. Shareflex Document Control is kant-en-klaar beschikbaar in het Nederlands en het Engels.
Kunnen we het aanpassen aan onze kwaliteitsprocessen?
Ja. Documenttypen, metadata, workflows en formulieren zijn configureerbaar, en Lialis kan de oplossing verder afstemmen op uw specifieke eisen.
Helpt Shareflex bij NIS2 en ISO 27001?
Shareflex dekt het documentdeel: beheerst beleid en procedures, goedkeuringen, leesbevestiging en een volledige audittrail. Lees meer in ons artikel over NIS2, risicomanagement en documentbeheer.
Kun je SharePoint als kwaliteitsmanagementsysteem (QMS) gebruiken?
SharePoint is een stevige basis voor een QMS: veilige opslag, versiebeheer, rechten en zoeken zitten erin. Wat voor ISO 9001 ontbreekt, is gecontroleerd documentbeheer: beoordelings- en vrijgaveworkflows, leesbevestigingen, periodieke herzieningsdatums, een proceskaart en een audittrail per document. Shareflex Document Control voegt precies dat toe bovenop SharePoint, zodat SharePoint een compleet QMS wordt.
Werkt Shareflex Document Control met Office 365 en Microsoft 365?
Ja. Shareflex Document Control draait in SharePoint Online, onderdeel van Microsoft 365 (voorheen Office 365). Auteurs bewerken procedures in Word, medewerkers lezen vrijgegeven documenten in SharePoint of Teams, en alle gegevens blijven in uw eigen Microsoft 365-tenant.
