Shareflex® Documents

Document Management

Met SharePoint Online en M365

Met Shareflex Documents krijgt u een maatwerkoplossing voor proces- en documentbeheer met SharePoint en Microsoft 365.

SaaS-abonnement per gebruiker per jaar.
Profiteer van de volledige integratie met Microsoft 365.
Efficiënt documentbeheer, snelle toegang en verbeterde samenwerkig.
Beschikbaar in het Nederlands en Engels.

Gebruiksvriendelijk, intuïtief en flexibel.

Niet wat u zoekt? Kijk eens naar onze document controle oplossing.

Bekijk het zelf

De belangrijkste functionaliteiten van Shareflex Documents

Shareflex Documents vormt de basis voor een SharePoint DMS dat is ingericht voor uw proces.
Snelle en duidelijke toegang tot relevante informatie vanuit het portaal.
Eenvoudig in het gebruik dankzij naadloze SharePoint Online ervaring.
Metadata-velden en bestanden verbonden en overzichtelijk weergegeven op één formulier.
Uitgebreide versie wijzigingslogboeken voor zowel de documenten als de metadatarecords.
Uitgebreide zoekopties en het opslaan van persoonlijk zoekcriteria.
Dagelijkse cumulatieve emailmeldingen over alles wat van belang is.

100% SharePoint Online software, snel te implementeren en eenvoudig te leren.
Software geïnstalleerd via script op uw eigen M365-omgeving.
Rapportages middels Excel en of Power BI.
Volledige ondersteuning voor de beveiligingsconfiguratie van uw M365 tenant.
U regelt zelf de toegangsrechten, dus geen gedoe met weer een extra cloudleverancier.
Altijd online toegang tot het systeem via internetbrowser, MS Teams of Power App.
Volledige integratie met MS Office, inclusief overdracht van stamgegevens.

SharePoint Sandbox test omgeving

Klaar om de SharePoint Document Management oplossing te verkennen? Meld je nu aan en krijg toegang tot onze volledig functionele SharePoint Online Sandbox-testomgeving! Klik op de knop hieronder om te beginnen.

Gebruik het scrollwieltje van uw muis om snel onze Documentmanagementsoftware op SharePoint Online te ontdekken.

TIP: Kijk ook eens naar deze pagina op uw pc, want dan tonen we scrollende demo’s van Shareflex Document Management (browser, MS Teams en Power App)!

Applicatiecockpit van een voorbeeld DMS (Salesfunnel) gebouwd met Shareflex Documents.

Deze lijst toont alle offertes. De view heeft uitgebreide filteropties.

Onderaan staan de documenten, rechts snel een Word file inzien, bovenaan de stamgegevens.

Via het tabblad History krijgt u toegang tot het wijzigingslogboek van de metadata.

De versielogpagina toont de wijzigingen aan de metadatavelden, inclusief oude en nieuwe waarden.

Rechtermuisknopmenu met verschillende opties, zoals het openen of herstellen van oude versies.

De documenten of bestanden voorzien van eigen versielogboek, los van metadata versielogboek.

Dit document is 3 keer gewijzigd, de details zijn beschikbaar via de knop “Geschiedenis bekijken”.

Iedere versie van het document kan worden gedownload of teruggezet.

Zoeken met uitgebreide filters door alle metadata gegevens in alle dossiers.

Bijvoorbeeld zoeken naar alle dossiers met de status “open”.

Het zoekresultaat toont alle dossiers met de status “open”, afkomstig van verschillende bibliotheken.

Het is ook mogelijk om te zoeken in alle documenten (dus de bijgevoegde bestanden).

Volledige tekstzoekopdracht op alle bestanden die zijn opgeslagen in de verschillende bibliotheken.

Het gevonden document met de bijbehorende metadata getoond.

Alle documenten op zak

Standaard leveren we een Power Automate-app waarmee u eenvoudig en de documenten en metadata kunt bekijken op uw mobiele telefoon of tablet. Geen gedoe met inloggen; de app is geoptimaliseerd voor mobiel gebruik. Installeer de app ‘Power Apps‘ op uw mobiele apparaat en krijg direct toegang tot de SharePoint DMS-app.

Direct toegang to goedgekeurde documenten.

Druk op de blauwe pijl om het document in te zien.

De Data knop toont de metadata van dit document.

Onderaan staan b.v. de workflow review details.

We gaan terug naar het startscherm.

Gebruik filteropties om documenten te vinden.

Tekst zoeken naar een document is mogelijk.

Er is 1 document gevonden met “share” in de titel.

De Power App kan worden aangepast.

Volledige integratie met MS Teams

Shareflex Documents is een native SharePoint Online-oplossing en Microsoft Teams ondersteunt SharePoint Online-oplossingen direct. Hierdoor profiteert u van naadloze integratie tussen Shareflex Documents en Microsoft Teams, wat resulteert in een gestroomlijnde en efficiënte ervaring voor DMS binnen de Teams-interface. Het biedt de mogelijkheid om documenten en informatie rechtstreeks vanuit Teams te beheren, waardoor uw team optimaal kan profiteren van de kracht van SharePoint Online en Microsoft Teams samen.

Demo over het maken van nieuwe documenten in Shareflex DMS in MS Teams.

We maken een nieuw quoterecord aan.

Alle metagegevens zijn ingevoerd en de record kan worden aangemaakt.

Nu kunnen bestanden worden toegevoegd.

Het is mogelijk om aan een bestand extra gegevens toe te voegen.

Kies bestandseigenschappen voor de metagegevensvelden.

In dit voorbeeld is de titel van een Word-bestand ingesteld.

De nieuw ingestelde titel wordt nu getoond.

De nieuwe offerte staat nu in de lijst met de status “Open”.

Veelgestelde vragen

Voordelen, algemeen

Introductie van Shareflex?

Shareflex in het kort: een high-end platform met een hoogwaardige gebruikerservaring voor het leveren van kantoorapplicaties die strenge eisen stellen aan functionaliteit, workflows en beveiliging. Shareflex-data wordt opgeslagen in uw eigen SharePoint Online-site, en gebruikers loggen in met hun M365-credentials. Lialis werkt nauw samen met het Duitse bedrijf Portal Systems; de leverancier van Shareflex. We zijn de toegewezen Shareflex leverancier voor Nederland en België. We verzorgen de implementaties van de kant-en-klare Portal Systems Shareflex-applicaties. voor Contracten- en Documentenbeheer. Tevens implementeren we enkele door onszelf ontwikkelde Shareflex-applicaties. Op dit moment gebruiken minstens 300 Duitse bedrijven Shareflex. Ontdek hier hoe Shareflex samenwerkt met uw SharePoint Online-omgeving, bekijk alle high-end Shareflex-besturingssystemen op een rijtje en krijg inzicht in de precieze installatieprocedure van Shareflex..

Waarom is Shareflex nodig?

Shareflex kan worden gezien als een platform dat de applicatiebouwer voorziet van modules om het werk van de bouwer te vereenvoudigen. De bouwer hoeft niet na te denken over versiebeheer in zijn applicatie, omdat hiervoor een Shareflex module kan worden aangeroepen. Hetzelfde geldt voor contextmenu-opties met de rechtermuisknop; Shareflex voorziet in al deze modules. De invoervelden bevinden zich in SharePoint lijsten, de documenten in SharePoint bibliotheken, en alle benodigde modules worden geleverd door Shareflex. Dus de ontwikkelaar hoeft alleen alles samen te voegen in een applicatie (kort door de bocht).

Welke bedrijfsprocessen kunnen worden geoptimaliseerd en geautomatiseerd met Shareflex?

In principe kunnen alle denkbare toepassingen voor bedrijfsprocessen met Shareflex worden geconfigureerd. Wij bieden out-of-the-box oplossingen voor contractbeheer, documentcontrole / QM en inkomende factuurverwerking. Benut SharePoint Online beter met Shareflex.

Wat zijn de voordelen van Shareflex voor mijn bedrijf?

Shareflex breidt uw SharePoint infrastructuur uit en maakt deze gebruiksvriendelijker en flexibeler. Onze vooraf geconfigureerde bedrijfsapplicaties (Shareflex Solutions) bieden u zeer veilige en efficiënte tools voor het digitaliseren van uw bedrijf processen. Doordat de Shareflex oplossing wordt ingezet in de Microsoft365-omgeving van de klant, is zeer flexibel maatwerk en individualisering mogelijk. Dit staat volledig los van andere implementaties in dezelfde Microsoft 365 omgeving.

Is shareflex ook geschikt voor kleinere bedrijven?

Ja. Er moet echter een Microsoft 365-abonnement zijn dat SharePoint Online omvat.

Veiligheid

Hoe zit het met veiligheid?

Omdat alles op uw eigen tenant is geïnstalleerd, heeft u volledige controle over de veiligheid van uw gegevens.

Hoe zit het met het inloggen van mijn gebruikers?

De volledige authenticatie van uw gebruikers wordt afgehandeld door uw eigen SharePoint Online / M365-tenant, dus mensen gebruiken gewoon hun huidige inloggegevens. Als u Multi Factor Authenticatie (MFA) heeft ingesteld, blijft dit gewoon werken.

Slaat Portal Systems AG de gegevens op die met een Shareflex oplossing worden beheerd?

Nee, Portal Systems AG slaat geen gegevens zoals contractgegevens, inkomende factuurgegevens of andere soorten documenten op die bedrijven verwerken met een Shareflex oplossing (hierna “klantgegevens” genoemd). Klantgegevens worden slechts tijdelijk door Shareflex verwerkt als onderdeel van de applicatielogica. Om hoge prestaties te garanderen, slaat Portal Systems een deel van de configuratiegegevens van een Shareflex oplossing op in een Microsoft Azure SQL database. Dit omvat bijvoorbeeld de bedrijfsapplicatielogica die op de achtergrond wordt uitgevoerd.

Waar worden klantgegevens opgeslagen?

Klantgegevens worden altijd opgeslagen in SharePoint Online of in de Microsoft 365-client van de klant. De klant moet de locatie voor gegevensopslag opgeven tijdens de installatie van de Microsoft 365-client.

Wat gebeurt er als het contract wordt beëindigd?

Na beëindiging van het SaaS contract met Portal Systems AG is het niet langer mogelijk om toegang te krijgen tot de Shareflex Online Services. De Shareflex oplossing wordt dan onbruikbaar.
ALLE GEGEVENS BLIJVEN BIJ DE KLANT
De klant kan ook na het einde van het contract toegang krijgen tot deze gegevens via de standaardfuncties van Microsoft 365, aangezien de gegevens van de klant worden opgeslagen in de Microsoft 365-client of in de SharePoint Online-omgeving van de klant.

Licenties

Wat zijn de minimale vereisten voor het gebruik van de Shareflex oplossingen?

Wij bieden Shareflex voor Microsoft SharePoint Online aan en daarom heeft u een Microsoft 365 abonnement nodig met Microsoft SharePoint Online.

Wat zijn de abonnementskosten voor de Shareflex productoplossingen?

Voor Shareflex oplossingen met gebruikerslicenties worden kosten in rekening gebracht voor individuele gebruikers. Er is echter geen differentiatie op het gebied van toegangsrechten. Dit betekent dat leestoegang hetzelfde kost als schrijftoegang. Bovendien, hoe hoger het totale aantal licenties, hoe lager de prijs per gebruiker. een voorbeeld: Een abonnement voor 10 gebruikers kost €350 per maand. Een abonnement voor 100 gebruikers kost €1.200 per maand. Bij 10 licenties kost één gebruiker €35, bij 100 licenties slechts €12. Door deze staffelkorting is de prijs per gebruiker voor een groot aantal gebruikers aanzienlijk lager. Het voordeel van deze optie is dat de werklast van het licentiebeheer aanzienlijk wordt verminderd. U hoeft alleen het aantal gebruikers te controleren, niet hoe ze toegang krijgen tot het systeem. Het biedt ook een grotere flexibiliteit, omdat incidentele schrijftoegang zonder extra kosten wordt gedekt.

Technisch

Kunnen we Power apps gebruiken?

Ja dit is geen probleem omdat een Power Canvas app data kan halen uit bijvoorbeeld een SharePoint lijst. We leveren voor Contract, DMS en Metamail standaard een Power app om de gegevens in te zien. Het is niet mogelijk om met de Power App in de Shareflex app data weg te schrijven.

Is er een back-up van klantgegevens die worden beheerd met een Shareflex oplossing?

Portal Systems AG maakt geen back-up van klantgegevens tijdens de werking van de oplossing. Het is de verantwoordelijkheid van de klant om een geschikt back-up- of herstelconcept te definiëren als een back-up van de klantgegevens die zijn opgeslagen in SharePoint Online vereist is.

Waar installeert u Shareflex applicaties?

In de meeste gevallen wordt er een nieuwe SharePoint Online-site gemaakt, bijvoorbeeld https://uwbedrijf.sharepoint.com/Shareflex, en hier worden de applicaties geïnstalleerd.

Wat zijn Shareflex applicaties en waar bevinden ze zich?

Shareflex bestaat voornamelijk uit JavaScript programma’s die worden uitgevoerd door de browser. Deze JavaScript bestanden staan op een specifieke SharePoint Online-site in uw tenant. Vervolgens communiceert het JavaScript bestand met de SharePoint REST service en haalt het gegevens op uit de SharePoint Online-lijsten en bibliotheken.

Zijn de Shareflex applicaties snel in het gebruik?

Dit is het hoofddoel van Shareflex applicaties: snel en efficiënt werken in de browser. De gegevens en de Shareflex programmacode bevinden zich in uw eigen SharePoint Online-omgeving en worden daarom zeer snel aan de browser geleverd. Shareflex applicaties werken echter niet goed op mobiele apparaten omdat er te veel informatie op het schermformulier is samengevoegd.

Hoe wordt een oplossing geüpdatet?

Een Shareflex oplossing wordt geüpdatet door het updatepakket te uploaden en te implementeren. Dit gebeurt meestal door de klant of met hulp van een integratiepartner. Als een update nodig is, wordt de klant hiervan ten minste 30 dagen van tevoren op de hoogte gebracht. Als een benodigde update niet op tijd wordt uitgerold, kunnen we de functionaliteit van de applicatie.

Hoe werkt een update van de Shareflex online diensten?

De Microsoft 365 Services en de Shareflex Online Services vormen de basis van de Shareflex Oplossingen. Updates voor de Microsoft 365Services en de Shareflex Online Services worden automatisch geleverd.

Is er iets dat Shareflex niet kan?

Het is Shareflex dat SharePoint omtovert tot een platform voor zakelijke toepassingen. Dit komt omdat Shareflex voortbouwt op SharePoint, het op een verstandige manier uitbreidt en maximale gebruiksvriendelijkheid biedt. Benut SharePoint Online beter met Shareflex.

Wat gebeurt er als de online diensten van Shareflex niet beschikbaar zijn?

De Shareflex Online Services zijn ontworpen voor een hoge beschikbaarheid en zijn modulair opgebouwd, zodat downtime tot een minimum kan worden beperkt. In het onwaarschijnlijke geval dat niet alle Shareflex OnlineServices beschikbaar zijn, zal het niet mogelijk zijn om met de oplossing te werken. Toegang tot gegevens in sharepoint online is altijd mogelijk. De klant blijft toegang houden tot al zijn gegevens zoals deze zijn opgeslagen in SharePoint Online. Toegang is mogelijk via standaard Microsoft 365-functies zoals SharePoint full-text search, OneDrive for Business of standaard SharePoint. Als een individuele Shareflex Online-dienst niet beschikbaar is, wordt de functionaliteit beperkt door de niet-beschikbare functies van die dienst.

Welke diensten en functies worden bewaakt door Portaal Systems AG?

Portal systems Ag beheert de infrastructuur (infrastructure as a service) voor Shareflex Online, dat wordt gehost in Microsoft azure-datacenters. dit omvat (maar is niet beperkt tot) configuratiegegevensbeheer, hoge beschikbaarheid, herstel van configuratiegegevens, beveiliging en schaalvergroting (zie de servicebeschrijving van het shareflex online services-platform voor meer informatie). de shareflex online services die op deze infrastructuur worden gehost, worden continu gemonitord. daarnaast bewaakt portal systems de kernfunctionaliteit van de shareflex solutions.

Wat hebben klanten nodig om zichzelf te monitoren tijdens de werking van de oplossing?

Klanten moeten de aanpassingen in de Shareflex-oplossing monitoren en actie ondernemen in geval van prestatie-incidenten of onverwacht gedrag. Ze moeten ook de toename van gegevens en documenten monitoren, evenals het aantal gebruikers.

Kan ik zelf applicaties bouwen op Shareflex?

Dat kan zeker wel, maar Shareflex is geen low code platform, dus we zullen u dan moeten trainen in de ontwikkeling.

Hoe zit het met de data migratie van mijn oude systeem?

We hebben verschillende manieren om uw oude gegevens te migreren naar Shareflex Contract. In het verleden hebben we data gehaald uit Lotus Notes en MS Acces en deze op de juiste plek in Shareflex applicaties geplaatst.