Document Management (DMS) SharePoint M365

Met Shareflex Documents krijgt u een maatwerkoplossing voor proces- en documentbeheer met SharePoint en Microsoft 365.

  • Beheer en organiseer documenten efficiënter
  • Versnel de toegang en vereenvoudig het zoeken
  • Verhoog de productiviteit en verlaag kosten

Document Management SharePoint – Houd al uw documenten in de gaten

Onze DMS-software voor SharePoint Online is een op maat gemaakte DMS-oplossing en biedt geïntegreerde, documentgerichte functionaliteit voor bedrijfsapplicaties. De standaard documentbeheerfuncties van SharePoint blijven beschikbaar in onze SharePoint DMS-oplossing. Daarnaast biedt Shareflex, naast de standaard SharePoint-functionaliteit, extra DMS-functies aan indien deze vereist zijn vanuit de betreffende bedrijfsapplicatie. Dit omvat bijvoorbeeld het koppelen, kopiëren, verplaatsen of opnieuw indienen van bestanden en documenten. Alle DMS-documenten worden opgeslagen in uw eigen M365-tenant, wat u de vrijheid geeft om aanvullende M365-services met de DMS te integreren—zoals back-up, databeveiliging, rapportage, Power Apps, Copilot AI, Purview, MFA, AppSource, en meer. De DMS-software voor SharePoint kan ook door ons worden aangepast aan uw specifieke behoeften.

  • Voordelen

  • Voordelen van DMS-software op SharePoint

    De belangrijkste voordelen van de Lialis DMS-software op SharePoint Online en M365:

    • Al uw DMS-gegevens worden veilig opgeslagen in uw eigen M365-tenant in de M365-cloud.
    • Volledige integratie met MS Office (Word/Outlook) zonder bestanden op lokale pc’s of netwerkschijven op te slaan.
    • Alle M365-functies zijn beschikbaar, zoals back-up, MFA, documentencryptie—alles vanuit de Microsoft-cloud.
    • Copilot AI kan optioneel worden aangeschaft bij Microsoft voor €330 per gebruiker per jaar.
    • Single sign-on voor MS Office, Outlook en de SharePoint DMS-software.
    • Volledige versiegeschiedenis van alle gegevens, inclusief het bekijken, herstellen en downloaden van oude versies.
    • Als u het SaaS-contract met Lialis beëindigt, blijven al uw gegevens beschikbaar op uw SharePoint en kunnen ze nog steeds worden bekeken en geëxporteerd. U kunt echter geen nieuwe DMS-documenten meer aanmaken.
  • Microsoft
    365

  • Microsoft 365

    QMS-werk draait om Word-documenten, waardoor het logisch is om ze in SharePoint op te slaan voor perfecte integratie met MS Office 365. Met M365 Cloud bent u voorop in de IT, aangezien Microsoft een leider is in kantoorautomatisering. Onze QMS-software is geïnstalleerd op uw eigen M365 SharePoint Online-tenant. De voordelen zijn talrijk:

    Beveiliging

    • Geavanceerde Beveiliging: Uw gegevens zijn beschermd met de nieuwste beveiligingsmaatregelen van Microsoft.
    • Volledige Controle: U heeft volledige controle over uw eigen gegevens en wie er toegang heeft.
    • Lokale Opslag is Verleden Tijd: Bestanden opslaan op uw pc is verleden tijd.

    Integratie

    • Naadloze Integratie: Perfecte integratie met Microsoft Word en andere M365-toepassingen voor een soepele workflow.
    • Eenvoudige Toegang: Werk overal en altijd met alleen een browser, zonder extra software-installaties.
    • Ondersteuning voor Veel M365-functies: Alle M365-functies die u wilt gebruiken, worden automatisch ondersteund, inclusief Syntex, back-up, Purview, Copilot, Power BI, MFA, Entra ID, en meer.

    Back-up

    Automatische Back-ups: Uw gegevens worden automatisch geback-upt door Microsoft, zodat u zich geen zorgen meer hoeft te maken over gegevensverlies.

    Compliance

    • Compliance: Voldoet aan de hoogste normen voor privacy en compliance, zodat u met vertrouwen kunt werken.

    Audit Trail

    • Volledige Inzicht: Volledige zichtbaarheid op alle wijzigingen in dossiers en documenten, wat zorgt voor transparantie en verantwoordelijkheid.

    Schaalbaarheid

    • Schaalbaarheid: Past zich eenvoudig aan uw groeiende behoeften aan zonder complexe infrastructuur.
  • AI
    Copilot

  • Microsoft AI Copilot

    Wanneer uw organisatie een licentie heeft voor Microsoft 365 Copilot, kunt u Copilot volledig integreren in onze Shareflex DMS-oplossing. Dit stelt gebruikers in staat om hun productiviteit te verbeteren door geavanceerde AI-mogelijkheden direct binnen hun Shareflex-toepassingen te benutten.
  • DMS
    functies

  • DMS-functies

    • Gebruikersvriendelijke interfaces
    • Integratie met Microsoft 365 Office (bijv. documentensamenwerking)
    • Versiebeheer voor bestanden en documenten
    • Herstel van eerdere versies
    • Multi-formaat viewer (300+ formaten)
    • Taak- en terugzetmogelijkheden
    • Archivering vanuit Outlook, uploaden en slepen-en-neerzetten
    • Koppelen van bestanden en documenten, bestanden met bestanden, documenten met bestanden en documenten onderling
    • Kopiëren en verplaatsen van bestanden en documenten
    • Gecombineerde metadata- en volledige-tekst zoekfunctie
    • Opslaan van favorieten en zoekfilters
    • Exporteren van zoekresultaten naar Excel
    • Documentopslag in de Microsoft 365-tenant van de klant
    • Laatste publicaties van documenten
  • DMS
    service

  • DMS-diensten

    • OCR en volledige-tekst indexering
    • Formaatconversie (bijv. Word naar PDF)
    • Splitsen, samenvoegen, barcodes verwerken
    • Documentgeneratie met Office-sjablonen
    • Scannen en detecteren
  • Workflows

  •  

    Workflows

    • Normconforme documentcontrole
    • Multi-fase en configureerbaar goedkeuringsproces
    • Geregistreerde bevestiging van gepubliceerde documenten
    • Bewaking van vervaldatums, inclusief documentherindiening
    • Automatische cumulatieve e-mailmeldingen
    • Proxyregels
    • Verzoek om wijzigingen voor documenten
  • Meldingen

  • Meldingen

    • Dagelijkse, cumulatieve e-mailmeldingen over goedkeurtaken, gepubliceerde documenten, wijzigingsverzoeken, ongeldig verklaarde documenten, enz.
    • Herinneringsfunctie voor open goedkeurtaken op een definieerbaar interval
    • Bevestiging van gepubliceerde documenten met leesbevestiging
    • Aanpasbare en uitbreidbare e-mailsjablonen
    • Vrij definieerbare intervallen voor het verzenden van e-mails
  • Rechten

  • Toestemmingen

    • Individuele toestemmingen configureerbaar via regelsysteem
    • Vervolgupdates van bestaande documenten met admin-functies
    • Eenvoudige weergave van toestemmingen
  • Audit
    Trail

  • Documentadministratie en audittrail

    • Mapping van de volledige levenscyclus van documenten
    • Volledige geschiedenis van alle versies, workflows, taken, enz. van een document
    • Geschiedenis van wijzigingen aan een document
    • Stabiele link naar beheerde documenten
    • Gebruik van gemakkelijk aanpasbare stamgegevens voor documentclassificatie
    • Mogelijkheid om documenten opnieuw te organiseren met admin-taken, bijvoorbeeld wanneer afdelingsnamen veranderen
  • Analyse
    Rapportage

  • Analyse & Rapportage

    • Flexibele rapporten op basis van alle metadata
    • Export naar Excel
    • Grafische rapporten met Power BI
  • Archivering

  •  

    Archivering

    • Volledige archivering van alle documentversies
    • Archivering van beoordelings- en goedkeuringsinformatie, evenals workflowgegevens
    • Archivering van ongeldig verklaarde en ingetrokken documenten
    • Langdurige veilige opslag met de mogelijkheden van Microsoft 365
    • Mogelijkheid om documenten om te zetten naar PDF/A
  • Formulier
    ontwerp

  • Formulierontwerp en -lay-out

    Tot op zekere hoogte kunt u zelf de lay-out van de formulieren aanpassen met de Shareflex Form Design.
    U heeft alleen een browser nodig en natuurlijk voldoende rechten.
    • U kunt velden op het formulier verplaatsen.
    • U kunt nieuwe velden toevoegen, mits u de benodigde SharePoint-kolommen hiervoor aanmaakt.

Voordelen van DMS-software op SharePoint

De belangrijkste voordelen van de Lialis DMS-software op SharePoint Online en M365:

  • Al uw DMS-gegevens worden veilig opgeslagen in uw eigen M365-tenant in de M365-cloud.
  • Volledige integratie met MS Office (Word/Outlook) zonder bestanden op lokale pc’s of netwerkschijven op te slaan.
  • Alle M365-functies zijn beschikbaar, zoals back-up, MFA, documentencryptie—alles vanuit de Microsoft-cloud.
  • Copilot AI kan optioneel worden aangeschaft bij Microsoft voor €330 per gebruiker per jaar.
  • Single sign-on voor MS Office, Outlook en de SharePoint DMS-software.
  • Volledige versiegeschiedenis van alle gegevens, inclusief het bekijken, herstellen en downloaden van oude versies.
  • Als u het SaaS-contract met Lialis beëindigt, blijven al uw gegevens beschikbaar op uw SharePoint en kunnen ze nog steeds worden bekeken en geëxporteerd. U kunt echter geen nieuwe DMS-documenten meer aanmaken.

Microsoft 365

QMS-werk draait om Word-documenten, waardoor het logisch is om ze in SharePoint op te slaan voor perfecte integratie met MS Office 365. Met M365 Cloud bent u voorop in de IT, aangezien Microsoft een leider is in kantoorautomatisering. Onze QMS-software is geïnstalleerd op uw eigen M365 SharePoint Online-tenant. De voordelen zijn talrijk:

Beveiliging

  • Geavanceerde Beveiliging: Uw gegevens zijn beschermd met de nieuwste beveiligingsmaatregelen van Microsoft.
  • Volledige Controle: U heeft volledige controle over uw eigen gegevens en wie er toegang heeft.
  • Lokale Opslag is Verleden Tijd: Bestanden opslaan op uw pc is verleden tijd.

Integratie

  • Naadloze Integratie: Perfecte integratie met Microsoft Word en andere M365-toepassingen voor een soepele workflow.
  • Eenvoudige Toegang: Werk overal en altijd met alleen een browser, zonder extra software-installaties.
  • Ondersteuning voor Veel M365-functies: Alle M365-functies die u wilt gebruiken, worden automatisch ondersteund, inclusief Syntex, back-up, Purview, Copilot, Power BI, MFA, Entra ID, en meer.

Back-up

Automatische Back-ups: Uw gegevens worden automatisch geback-upt door Microsoft, zodat u zich geen zorgen meer hoeft te maken over gegevensverlies.

Compliance

  • Compliance: Voldoet aan de hoogste normen voor privacy en compliance, zodat u met vertrouwen kunt werken.

Audit Trail

  • Volledige Inzicht: Volledige zichtbaarheid op alle wijzigingen in dossiers en documenten, wat zorgt voor transparantie en verantwoordelijkheid.

Schaalbaarheid

  • Schaalbaarheid: Past zich eenvoudig aan uw groeiende behoeften aan zonder complexe infrastructuur.

Microsoft AI Copilot

Wanneer uw organisatie een licentie heeft voor Microsoft 365 Copilot, kunt u Copilot volledig integreren in onze Shareflex DMS-oplossing. Dit stelt gebruikers in staat om hun productiviteit te verbeteren door geavanceerde AI-mogelijkheden direct binnen hun Shareflex-toepassingen te benutten.

DMS-functies

  • Gebruikersvriendelijke interfaces
  • Integratie met Microsoft 365 Office (bijv. documentensamenwerking)
  • Versiebeheer voor bestanden en documenten
  • Herstel van eerdere versies
  • Multi-formaat viewer (300+ formaten)
  • Taak- en terugzetmogelijkheden
  • Archivering vanuit Outlook, uploaden en slepen-en-neerzetten
  • Koppelen van bestanden en documenten, bestanden met bestanden, documenten met bestanden en documenten onderling
  • Kopiëren en verplaatsen van bestanden en documenten
  • Gecombineerde metadata- en volledige-tekst zoekfunctie
  • Opslaan van favorieten en zoekfilters
  • Exporteren van zoekresultaten naar Excel
  • Documentopslag in de Microsoft 365-tenant van de klant
  • Laatste publicaties van documenten

DMS-diensten

  • OCR en volledige-tekst indexering
  • Formaatconversie (bijv. Word naar PDF)
  • Splitsen, samenvoegen, barcodes verwerken
  • Documentgeneratie met Office-sjablonen
  • Scannen en detecteren

 

Workflows

  • Normconforme documentcontrole
  • Multi-fase en configureerbaar goedkeuringsproces
  • Geregistreerde bevestiging van gepubliceerde documenten
  • Bewaking van vervaldatums, inclusief documentherindiening
  • Automatische cumulatieve e-mailmeldingen
  • Proxyregels
  • Verzoek om wijzigingen voor documenten

Meldingen

  • Dagelijkse, cumulatieve e-mailmeldingen over goedkeurtaken, gepubliceerde documenten, wijzigingsverzoeken, ongeldig verklaarde documenten, enz.
  • Herinneringsfunctie voor open goedkeurtaken op een definieerbaar interval
  • Bevestiging van gepubliceerde documenten met leesbevestiging
  • Aanpasbare en uitbreidbare e-mailsjablonen
  • Vrij definieerbare intervallen voor het verzenden van e-mails

Toestemmingen

  • Individuele toestemmingen configureerbaar via regelsysteem
  • Vervolgupdates van bestaande documenten met admin-functies
  • Eenvoudige weergave van toestemmingen

Documentadministratie en audittrail

  • Mapping van de volledige levenscyclus van documenten
  • Volledige geschiedenis van alle versies, workflows, taken, enz. van een document
  • Geschiedenis van wijzigingen aan een document
  • Stabiele link naar beheerde documenten
  • Gebruik van gemakkelijk aanpasbare stamgegevens voor documentclassificatie
  • Mogelijkheid om documenten opnieuw te organiseren met admin-taken, bijvoorbeeld wanneer afdelingsnamen veranderen

Analyse & Rapportage

  • Flexibele rapporten op basis van alle metadata
  • Export naar Excel
  • Grafische rapporten met Power BI

 

Archivering

  • Volledige archivering van alle documentversies
  • Archivering van beoordelings- en goedkeuringsinformatie, evenals workflowgegevens
  • Archivering van ongeldig verklaarde en ingetrokken documenten
  • Langdurige veilige opslag met de mogelijkheden van Microsoft 365
  • Mogelijkheid om documenten om te zetten naar PDF/A

Formulierontwerp en -lay-out

Tot op zekere hoogte kunt u zelf de lay-out van de formulieren aanpassen met de Shareflex Form Design.
U heeft alleen een browser nodig en natuurlijk voldoende rechten.
  • U kunt velden op het formulier verplaatsen.
  • U kunt nieuwe velden toevoegen, mits u de benodigde SharePoint-kolommen hiervoor aanmaakt.

Document Management SharePoint demo

Deze demo biedt u een gedetailleerde introductie van Shareflex DMS, de oplossing voor documentbeheer op basis van Microsoft 365 en SharePoint. We laten u de belangrijkste functies zien en geven u een eerste indruk van de gebruiksvriendelijke interface van de software. Maar het beste is om het zelf te ervaren!

Document Management SharePoint – Belangrijke artikelen voor u geselecteerd.

Shareflex Integration Outlook Shareflex Outlook is een krachtige Outlook-invoegtoepassing die je Microsoft Outlook-ervaring verbetert door naadloos te integreren met de Enterprise Content Management (ECM) oplossingen van

Microsoft Copilot Shareflex – Chatbot Alle Shareflex ECM-oplossingen bevatten een documentvoorvertoning aan de rechterkant van het scherm, zoals geïllustreerd in de onderstaande afbeelding. Wanneer de organisatie

Gebruikershandleiding Document Management Software Introductie We bieden twee soorten documentbeheerapplicaties aan: Shareflex Document Control. Dit is een uitgebreide, strikt gecontroleerde documentbeheerapplicatie voor kwaliteitsmanagementsystemen. De Document Management-oplossing

Shareflex-integratie met Microsoft Purview Het doel is om documenten (Word, Excel, PowerPoint) in een SharePoint Online (SPO) Shareflex-oplossing (zoals QM) te beschermen wanneer deze documenten vertrouwelijke

Disaster Recovery Shareflex App met Microsoft 365 Backup Doel Het doel is om te zien hoe goed M365 backup in staat is een Shareflex-applicatie, zoals contractbeheer,

martenwebsiteprofilefoto2-Photoroom-1.jpg

Heb je vragen? Ik beantwoord ze graag persoonlijk!