Kort antwoord: SharePoint is een goede plek voor uw kwaliteitsdocumenten, maar standaard geen kwaliteitsmanagementsysteem. Opslag, versiebeheer en rechten zijn er. Wat ontbreekt is het beheerste proces dat ISO 9001 vraagt: beoordelen en goedkeuren, alleen geldige versies tonen, periodiek herzien, leesbevestiging en een audittrail. In dit artikel leest u wat SharePoint wel en niet kan als kwaliteitsmanagementsysteem, en welke routes er zijn.
Wat SharePoint standaard goed doet voor kwaliteitsdocumenten
- Eén centrale plek voor het kwaliteitshandboek, procedures, werkinstructies en formulieren, ook bereikbaar vanuit Teams.
- Versiebeheer: elke wijziging wordt bewaard.
- Rechten: bepalen wie mag lezen en wie mag bewerken.
- Metadata: kolommen zoals proces, afdeling of norm, om op te filteren.
- Basisgoedkeuring: een eenvoudige goedkeuringsflow via Power Automate.
- Zoeken in titels, inhoud en metadata.
Voor een kleine organisatie aan het begin van haar ISO-traject is dat een prima start. Maar zodra een auditor vraagt “laat zien wie deze procedure heeft goedgekeurd, wanneer hij voor het laatst is herzien en wie hem gelezen heeft”, wordt het lastig.
Wat ontbreekt voor een kwaliteitsmanagementsysteem in SharePoint
- Geen scheiding tussen concept en geldige versie. Medewerkers kunnen een concept openen en denken dat het de geldende procedure is.
- Geen meerstaps beoordeling en goedkeuring per documenttype, zonder het zelf te bouwen.
- Geen automatische documentnummering en geen herzieningsnummers.
- Geen periodieke review. Niemand krijgt een seintje als een procedure toe is aan herziening.
- Geen leesbevestiging. U kunt niet aantonen dat medewerkers de nieuwe versie hebben gelezen.
- Geen wijzigingsverzoeken. Opmerkingen op een procedure gaan per e-mail en raken zoek.
- Beperkte audittrail. Bestandsversies zijn er, maar wie wat besloot en waarom niet.
- Geen procesmap. Medewerkers zoeken in bibliotheken in plaats van via de processen in het kwaliteitshandboek.
ISO 9001 paragraaf 7.5: standaard SharePoint, zelf bouwen of kant-en-klaar
| Eis | Standaard SharePoint | Zelf bouwen (Power Platform) | Shareflex Document Control |
|---|---|---|---|
| Identificatie: nummer, titel, auteur (7.5.2) | Handmatig | Bouwen | Automatische nummering en verplichte metadata |
| Beoordeling en goedkeuring (7.5.2) | Eenvoudige flow | Ja, met Power Automate | Meerstaps, configureerbaar per documenttype |
| Alleen de geldige versie beschikbaar (7.5.3.1) | Via mappen of weergaven | Bouwen | Ingebouwd: gebruikers zien alleen vrijgegeven versies |
| Distributie en leesbevestiging (7.5.3.2) | Nee | Complex | Meldingen en geregistreerde leesbevestiging |
| Beheersing van wijzigingen (7.5.3.2) | Bestandsversies | Bouwen | Wijzigingsverzoeken, herzieningen en wijzigingslogboek |
| Periodieke review en archivering (7.5.3.2) | Nee | Bouwen | Reviewdatums met herinneringen, automatische archivering |
| Audittrail | Beperkt | Deels | Volledige historie van versies, workflows en taken |
| Onderhoud en kennisrisico | Laag | Hoog: afhankelijk van de bouwer | Laag: standaardproduct met updates |
Software ondersteunt uw ISO-processen; de certificering zelf wordt altijd verleend door uw certificerende instelling.
Route 1: standaard SharePoint met strakke afspraken
Een aparte bibliotheek voor vrijgegeven documenten, vaste kolommen en een eenvoudige goedkeuringsflow. Haalbaar voor kleine organisaties, maar het bewijs voor de auditor moet u grotendeels handmatig bijhouden.
Route 2: zelf bouwen met Power Apps en Power Automate
Alles is te bouwen, maar u maakt in feite uw eigen QMS-software. Het onderhoud ligt bij een paar mensen, en wijzigingen in Microsoft 365 of in uw eigen processen vragen telkens aanpassingen.
Route 3: een kant-en-klaar kwaliteitsmanagementsysteem in SharePoint
Shareflex Document Control voegt het beheerste proces toe bovenop SharePoint Online: nummering, meerstaps goedkeuring, alleen geldige versies, periodieke review, leesbevestiging, wijzigingsverzoeken, audittrail en een procesmap. Uw documenten blijven in uw eigen Microsoft 365-tenant.
Wanneer is SharePoint alleen genoeg?
Standaard SharePoint volstaat meestal als:
- het aantal procedures en werkinstructies beperkt is;
- er één kwaliteitscoördinator is die alles handmatig bijhoudt;
- u (nog) geen externe audit hoeft te doorstaan.
Een kwaliteitsmanagementsysteem bovenop SharePoint loont als:
- u ISO 9001, ISO 27001 of NIS2 moet aantonen;
- meerdere mensen documenten opstellen, beoordelen en goedkeuren;
- medewerkers aantoonbaar met de juiste versie moeten werken;
- de voorbereiding van een audit nu dagen kost.
Kwaliteitsmanagement of documentbeheer?
Gaat het niet om beheerste kwaliteitsdocumenten, maar om het ordenen van alle bedrijfsdocumenten zoals offertes, orders en projectdossiers? Lees dan SharePoint als document management systeem: wat kan het wel en niet?
Veelgestelde vragen
Kun je SharePoint als kwaliteitsmanagementsysteem gebruiken?
Als opslagplaats voor uw kwaliteitshandboek, procedures en werkinstructies: ja. Als volledig kwaliteitsmanagementsysteem niet zonder aanvulling. Het beheerste proces rond documenten – beoordelen, goedkeuren, publiceren, periodiek herzien en aantonen wie wat gelezen heeft – zit niet standaard in SharePoint. Dat kunt u zelf bouwen of kant-en-klaar toevoegen.
Voldoet SharePoint aan ISO 9001?
Software voldoet zelf nooit aan ISO 9001; uw organisatie wordt gecertificeerd. De vraag is of uw systeem de eisen van paragraaf 7.5 (gedocumenteerde informatie) ondersteunt. Standaard SharePoint dekt opslag, versies en rechten. Goedkeuring, periodieke review, leesbevestiging en een audittrail van beslissingen moeten erbij komen.
Wat is het verschil tussen een KMS en een QMS?
Geen: KMS (kwaliteitsmanagementsysteem) is de Nederlandse term, QMS (quality management system) de Engelse. Beide gaan over hoe een organisatie kwaliteit borgt, met documentbeheersing als belangrijk onderdeel.
Wat is documentbeheersing?
Documentbeheersing (document control) is het beheerste proces rond kwaliteitsdocumenten: wie een document opstelt, wie het beoordeelt en goedkeurt, welke versie geldig is, wanneer het opnieuw beoordeeld moet worden en wie het gelezen heeft. Het verschilt van documentbeheer, dat gaat over het ordenen en terugvinden van alle bedrijfsdocumenten.
Blijven onze kwaliteitsdocumenten in onze eigen omgeving?
Ja. Shareflex Document Control draait in SharePoint Online in uw eigen Microsoft 365-tenant. Back-up, versleuteling, MFA en Microsoft Purview blijven gewoon werken.
Zien hoe een kwaliteitsmanagementsysteem in SharePoint werkt?
In een demo van 30 minuten laten we zien hoe documentbeheersing voor ISO 9001 in SharePoint werkt, in uw eigen Microsoft 365-omgeving.
