Documentcontrole Software SharePoint – Gebruikershandleiding

Documentcontrole Software SharePoint Gebruikershandleiding

Link naar de product pagina voor Document Control Software SharePoint.

Gebruikershandleiding Documentcontrole Software SharePoint

Shareflex Quality Documents SharePoint is een vooraf geconfigureerd, gebruiksklaar Microsoft 365 SharePoint Online Quality Document Management systeem. Het vergemakkelijkt de opslag, toegang, beheer en controle van kwaliteitsdocumenten en andere digitale inhoud gedurende hun gehele levenscyclus, van nieuw document tot documentrevisie en uiteindelijk archivering van het document.

Het kwaliteitsdocumentbeheersysteem optimaliseert uw documentbeheerprocessen, inclusief versiebeheer, zoekmogelijkheden en toegangscontrole. Bovendien bevat het samenwerkingsfuncties zoals online bewerken en reageren, waardoor gebruikers moeiteloos documenten kunnen volgen en delen. De oplossing is gebaseerd op Microsoft-technologie, is zeer schaalbaar en biedt een optimale basis voor veilige toegang, zelfs vanaf gedistribueerde locaties, uw thuiskantoor of mobiele apparaten.

De oplossing draait om het creëren en periodiek herzien van gecontroleerde documenten in overeenstemming met de ISO normen. Documenten worden gedurende hun gehele levenscyclus begeleid. Opmerkelijke kenmerken zijn onder meer configureerbaar workflowbeheer, eenvoudig beheer van op rollen gebaseerde gebruikersrechten, persoonlijk taakbeheer en elektronische meldingsbevestiging.

Deze software is ook beschikbaar in het Engels. De software is aanpasbaar naar uw wensen.

In de volgende secties behandelen we diepgaand alle functies van Shareflex Quality Documents, vergezeld van voorbeeldschermafbeeldingen om u een beter beeld van de oplossing te geven.

Introductie op hoog niveau

Documenten

Op de startpagina vindt u vijf links naar veelgebruikte functies van het Shareflex Quality Document Management-systeem.

Hieronder leggen we elke link/functie uit.

Goedgekeurde documenten

Geeft toegang tot alle geldige documenten die de gebruiker mag zien (op basis van ingestelde machtigingen).

Documentcontrole Software SharePoint Gebruikershandleiding goedgekeurde documenten

Documenten in bewerking

Deze functie biedt toegang tot alle documenten die momenteel zijn uitgecheckt, wat aangeeft dat personen er actief aan werken.

Documentcontrole Software SharePoint Gebruikershandleiding in behandelink

Nieuwe documenten

Gebruik deze functie om nieuwe documenten te maken (meer details worden hieronder uitgelegd).

Documentcontrole Software SharePoint Gebruikershandleiding nieuwe documenten

Dossiers

Dit onderdeel is van essentieel belang omdat het dossier een volledig rapport geeft van alle wijzigingen die zijn doorgevoerd aan een specifiek document. Alle aanpassingen aan de metadata zijn beschikbaar en het is mogelijk om de vorige versies van de documenten (bestanden) in te zien.

Documentcontrole Software SharePoint Gebruikershandleiding dossiers

Het dossier is ook toegankelijk vanuit een goedgekeurd document.

Het dossier toont de wijziging van de stamgegevens/metadata.

Het onderdeel “documenten ongeldig” van het dossier toont de vorige versie van het document, en tevens is de reden van herziening weergegeven.

Documentcontrole Software SharePoint Gebruikershandleiding oude versies documenten

Alle workflows worden getoond in het dossier, en geven een detail inzicht in het goedkeuringsproces.

Documentcontrole Software SharePoint Gebruikershandleiding change log

Proceslandschap

In dit onderdeel kan de gebruiker een PowerPoint bestand plaatsen dat hen helpt de juiste gegevens te vinden. De klant is volledig vrij in het vormgeven van de presentatie en de onderliggende links. Dit onderdeel bevat dus geen slimme geprogrammeerde functionaliteit.

Acties

Het onderdeel ‘Acties’ toont 8 tegels, die elk kort worden besproken hierna.

Documentcontrole Software SharePoint Gebruikershandleiding acties

Zoeken in goedgekeurd

Toegang tot alle goedgekeurde documenten, met handige filters om ze te vinden.

Documentcontrole Software SharePoint Gebruikershandleiding filters

Mijn documenten

Documenten gemaakt of bewerkt door u. Het is mogelijk om een andere persoon als bewerker te selecteren.

Mijn documenten in behandeling

Deze lijst toont alle nog niet goedgekeurde documenten voor de ingelogde persoon in het systeem, dus de documenten in bewerking, nieuwe documenten of documenten waar u een revisie aan uitvoert.

Mijn taken openstaand

Deze lijst toont alle workflowtaken die de ingelogde gebruiker nog moet uitvoeren.

Alle taken openstaand

Inzicht in alle workflowtaken voor uw organisatie.

Stel je vervanger in

Stel de persoon in die uw workflowtaken en rechten in de applicatie overneemt tijdens uw afwezigheid.

Documentcontrole Software SharePoint Gebruikershandleiding stel je vervanger in

Vervangers beheren

Beheer uw vervangers, activeer of deactiveer de profielen van vervangers.

Administratie

Het administratieve deel van deze software, inclusief workflows, rechten, meldingen, documentsjablonen, klanten, afdelingen en dergelijke, wordt hier ingesteld door de applicatie beheerders.

De details worden verderop in het document beschreven, onder de sectie beheer.

Documenten bekijken

Goedgekeurde documenten mogen niet worden gewijzigd, vandaar dat de “Edit” knop niet beschikbaar is. Ga naar de sectie “Documenten wijzigen” om te lezen hoe een document aangepast kan worden.

Een voorbeeld van een goedgekeurd document staat hieronder afgebeeld. De meeste functies van dit formulier spreken voor zich; enkele belangrijke functies worden hieronder uitgelegd.

Documentcontrole Software SharePoint Gebruikershandleiding approved document

Maximaal eén (Word) document per set of stamgegevens

Eén (Word) document wordt per definitie vergezeld door één set metadata of stamgegevens. Het document wordt rechts getoond, en de stamgegevens staan op het linkerdeel van het scherm. Het is niet mogelijk om twee hoofddocumenten te koppelen aan een record van stamgegevens. Wel is het mogelijk om bijlagen toe te voegen aan het hoofdrecord.

Bijlagen

Er kunnen bijlagen zijn toegevoegd aan het record. Deze bijlagen volgen de versiewijzigingscyclus. Dus als het hoofddocument wordt gewijzigd, krijgen de bijlagen ook een nieuwe versie, zelfs als deze bijlagen niet zijn gewijzigd.

Documentcontrole Software SharePoint Gebruikershandleiding bijlagen

Relaties tussen goedgekeurde documenten.

Het is mogelijk om relaties te leggen tussen documenten in de applicatie of met een URL.

De gerelateerde documenten kunnen worden geopend

Het doel hiervan is om de gebruiker te informeren over andere documenten of web paginas die direct gerelateerd zijn aan de inhoud van het hoofddocument.

Een goedgekeurd document kan totaal niet worden gewijzigd. Het is alleen mogelijk om een wijzigingsverzoek te maken voor een goedgekeurd document.

Documentcontrole Software SharePoint Gebruikershandleiding wijzigingsverzoek

De documentbeheerder ontvangt de volgende update waarin het nieuwe wijzigingsverzoek is genoemd:

Documentcontrole Software SharePoint Gebruikershandleiding email notificatie

Checked out document

Als een goedgekeurd document in bewerking is, ziet u de volgende melding. Dit houd in dat het document wel geldig is, en dat het binnenkort is gewijzigd.

Documentcontrole Software SharePoint Gebruikershandleiding checked out doc

Beoordeling

De tab “Beoordeling” toont de laatste workflowoperaties die hebben gezorgd voor de goedkeuring van de laatste versie.

Geschiedenis

Het versienummer van de record staat altijd op 1.0, deze kunt u negeren.

De changelog van het recent aangepaste document toont alleen de wijzigingen in de metadata velden. De aanpassing van de geldigheidsduur van 24 naar 36 maanden wordt nu weergegeven.

Dossiers

Dit onderdeel is van essentieel belang omdat het dossier een volledig rapport geeft van alle wijzigingen die zijn doorgevoerd aan een specifiek document. Alle aanpassingen aan de metadata zijn beschikbaar en het is mogelijk om de vorige versies van de documenten (bestanden) in te zien. Het dossier is ook toegankelijk vanuit een goedgekeurd document.

Het dossier heeft wel een versienummer (waar het hoofddocument altijd versie 1.0 is). In dit voorbeeld is het dossier 10 keer gewijzigd omdat het bijbehorende hoofddocument ook 10 keer is gewijzigd.

De knop “View History” geeft in detail weer wat er precies is gewijzigd aan de metadata.

De knop “View Change Log” geeft hetzelfde weer, maar iets uitgebreider met de oude waarde en de nieuwe waarde van de wijziging.

Het onderdeel “documenten ongeldig” van het dossier toont de vorige versie van het document, en tevens is de reden van herziening weergegeven.

Alle workflows worden getoond in het dossier, en geven een detail inzicht in het goedkeuringsproces.

Documenten maken

Voor het maken van nieuwe documenten gaat u naar de tegel “Nieuwe documenten”.

Er zijn 2 opties: een nieuw document aanmaken (middels een sjabloon) en een nieuw document uploaden.

Nieuw document aanmaken (middels een sjabloon)

De sjabloontemplates moeten zijn aangemaakt onder ‘Administratie’.

Kies nieuw document aanmaken.

Indien de juiste klant en documenttype worden gekozen, verschijnt het sjabloon voor het maken van een nieuwe factuur.

Het nieuwe document verschijnt in de lijst van nieuwe documenten en kan worden aangepast.

Er kan nu verder worden gewerkt in dit nieuwe record zodat het gereed is voor de documentnummer- en goedkeuringsworkflow.

Op verschillende plekken moet metadata worden ingevoerd.

Voordat het Word document word aangepast is het verstandig om de meta data record op te slaan.

Het Word document kan worden aangepast middels deze link.

Kies vervolgens voor “Openen in Word Online”; samenwerken aan dit bestand met anderen is mogelijk.

Een handige tip om de updates aan het Word-document te tonen vanuit het hoofdrecord is twee keer op deze knop te drukken; dan wordt het rechtervensterdeel vernieuwd.

Het document is nu gereed voor het goedkeuring workflowproces, dit onderdeel wordt beschreven onder het kopje ‘Workflow nieuwe documenten’. Nu gaan we eerst de tweede mogelijkheid beschrijven, namelijk het maken van een nieuw record door het uploaden van een bestand.

Nieuw document uploaden

Kies nieuw document uploaden.

Het nieuwe document verschijnt in de lijst van nieuwe documenten en kan worden aangepast.

Voor het aanpassen geldt dezelfde methodiek als bij het sjabloonvoorbeeld eerder beschreven in deze sectie.

Workflow nieuwe documenten

De eerste workflow die moet worden uitgevoerd, is het aanvragen van een documentnummer. Deze workflow is hieronder schematisch weergegeven.

Deze workflow kan worden gestart middels deze knop.

In de lijst met nieuwe documenten veranderd de status naar 300 ….

De persoon ingevoerd in het veld resensent wordt nu gevraagd zijn of haar goedkeuring te geven. Deze workflow taak is te vinden onder het kopje ‘Mijn taken openstaand’.

Het complete workflow formulier is hieronder afgebeeld. We kiezen optie 900 – Assign document number.

Deze workflowtaak verdwijnt hierna uit de lijst met openstaande taken.

Het nieuwe document is nu opgenomen in de lijst ‘Document in behandeling’.

Publicatie workflow

De publicatie workflow wordt behandeld onder de sectie ‘documenten bewerken’.

Documenten bewerken

Voordat een goedgekeurd document kan worden gewijzigd, moet het worden uitgecheckt (checked-out).

Het document blijft aanwezig in de goedgekeurde documenten lijst, maar de status is checked out, dus de gebruiker is geïnformeerd dat een nieuwe versie in de maak is.

De wijziging moet worden doorgevoerd in de lijst van documenten in behandeling.

Open het desbetreffende document en klik op ‘Bewerken’ (Edit). In dit voorbeeld worden de metadata aangepast en wordt een nieuwe versie van het Word-document toegevoegd.

De geldigheidsduur is aangepast naar 36 maanden, en het record moet worden opgeslagen.

Nu kan het document worden vervangen door een upload.

Kies het aangepaste bestand en selecteer ‘Create’.

Het record venster sluit en de documenten in behandeling worden getoond.

De changelog van het recent aangepaste document toont alleen de wijzigingen in de metadatavelden. De aanpassing van de geldigheidsduur van 24 naar 36 maanden wordt nu weergegeven.

Het versienummer van de record staat altijd op 1.0, deze kunt u negeren

Het dossier is nog niet bijgewerkt na deze wijziging omdat de publicatie workflow moet worden gestart.

Het dossier geeft ook aan het het bijbehorende document checked out is.

Om de wijzigingen actief te maken moet de publishing workflow worden gestart.

De publicatie workflow wordt weergegeven in het onderstaande schema.

Workflow start formulier.

De workflowtaak is zichtbaar in het record, en dezelfde taak is ook zichtbaar onder de link ‘Mijn taken’ op het startscherm.

Forward to approver wordt gekozen.

Een nieuwe workflow taak verschijnt.

Forward to confirmer wordt gekozen.

Een nieuwe taak verschijnt, confirm, bevestig.

Publish this document wordt gekozen.

Nu is de publicatieworkflow gereed. Het zojuist aangepaste document verdwijnt uit de lijst van documenten in behandeling en verschijnt in de lijst met goedgekeurde documenten.

Het rechterdeel van het scherm toont nu het aangepaste document.

Het dossier toont de wijziging van de stamgegevens/metadata.

Het onderdeel “documenten ongeldig” van het dossier toont de vorige versie van het document, en tevens is de reden van herziening weergegeven.

Alle workflows worden getoond in het dossier, en geven een detail inzicht in het goedkeuringsproces.

Email berichten

De software stuurt eens per dag een update e-mail met alle relevante updates voor de betreffende ontvanger. Een voorbeeld van de e-mail is hieronder afgebeeld.

Document levenscyclus beheer

Indien een document is verlopen omdat de houdbaarheidstermijn is verstreken, dan is de volgende workflow van toepassing.

De document eigenaar krijgt een bericht

Algemene functies - Weergaven

Shareflex applicaties bestaan uit veel verschillende onderdelen, hoewel ze allemaal op een hoog niveau gelijk zijn en vergelijkbare functies hebben. Deze functies worden in deze sectie uitgelegd met als voorbeeld een contractenbeheer applicatie.

Weergaven (views)

Alle weergaven / views hebben dezelfde functionaliteit. Het enige verschil tussen de verschillende weergaven zijn de kolommen en gegevens die ze weergeven.

Knoppen Bewerken en Nieuw

Bewerken om 1 record te bewerken, nieuwe vervolgkeuzelijst om nieuwe records aan te maken, het is mogelijk dat de gebruiker meerdere verschillende soorten nieuwe records / formulieren kan maken.

Navigeer snel naar het startscherm

Door op deze >> te drukken, wordt een menu vertoond om de gebruiker bijvoorbeeld naar het startscherm van de app te leiden.

Contractbeheer Software SharePoint snel naar start pagina

Het resultaat van het indrukken van >> wordt weergegeven in de onderstaande afbeeldingen.

Filters

Door op de knop Filters te drukken, kunnen geavanceerde filters bovenaan de weergave worden weergegeven. Wanneer u de cursor in een filterveld plaatst, zal het filter onmiddellijk de waarden in deze kolom weergeven die voor het filteren kunnen worden gebruikt.

Contractbeheer Software SharePoint filter op zakenpartners

De eindgebruiker kan ervoor kiezen om een ​​persoonlijk filter op te slaan, dat vervolgens op het startscherm van de app wordt weergegeven.

Contractbeheer Software SharePoint oplsaan persoonlijk filter

De opgeslagen weergave wordt (alleen voor de eindgebruiker) weergegeven op de startpagina van de app. Als u op deze link klikt, wordt de gebruiker naar de weergave met de opgeslagen filters geleid.

Export

Gebruikers kunnen ervoor kiezen om de inhoud van de weergave te exporteren door op de exportknop te drukken.

Contractbeheer Software SharePoint export filter resultaten

Documentvoorbeeld in Contractbeheer Software SharePoint

Door op de details knop te drukken, wordt een venster weergegeven in de rechterhelft van de weergave, waar de gebruikers snel het bestand kan bekijken dat in het linkergedeelte van het venster is geselecteerd, in de weergave.

Contractbeheer Software SharePoint documenten voorbeeld

Klik met de rechtermuisknop op het menu

Overal in de weergave kan de gebruiker een menu tonen dat wordt weergegeven door met de rechtermuisknop op het record te klikken.

Algemene functies - Formulieren

Tabbladen met gegevens

Op een recordformulier worden alle gegevens weergegeven op handige tabbladen bovenaan het formulier.

 

Versiegeschiedenis en herstel voor een gegevensrecord

De versiegeschiedenis van alle wijzigingen die in het contractrecord zijn aangebracht, is zichtbaar op het tabblad Geschiedenis.

Gebruikers kunnen een oudere versie bekijken of ervoor kiezen deze te herstellen, dit wordt uitgelegd in de video.

De volledige versiegeschiedenis log kan bijvoorbeeld naar Excel worden geëxporteerd.

Er zijn ook filters aanwezig om in te zoomen op het versiegeschiedenislogboek, dit wordt in de onderstaande video uitgelegd.

Bijlagen of documenten/bestanden in Contractbeheer Software SharePoint

Bij contractaanvragen worden de bijlagen of documenten onderaan het formulier geplaatst. De gebruiker kan deze sectie gebruiken om bestanden toe te voegen, bestanden te wijzigen, bestanden te hernoemen en toegang te krijgen tot het versielogboek van elke specifieke bijlage. Het versielogboek van de bijlage is overigens gescheiden van het versielogboek van de hoofdgegevensrecord.

Rechten en rollen uitgelegd

Het Shareflex-platform beheert het toewijzen van de juiste rechten aan de data gedurende de gehele levenscyclus van het document. Dit rechtenbeheer is zeer complex en technisch gedocumenteerd in dit deel van de handleiding. De volgende rollen en machtigingen zijn standaard aanwezig en zijn toegankelijk via de sub-site Administratie.

– QM Administration, groep voor de beheerders

– QM Clearing is de gebruiker of groep die een workflowtaak toegewezen krijgt als de beoogde toewijzing niet mogelijk is vanwege fouten of verkeerde configuraties.

– QM Contributor zijn personen die nieuwe inhoud binnen de toepassing creëren.

– QM Lezers zijn personen die de mogelijkheid hebben om de inhoud te bekijken en te lezen.

– QM Reviewers zijn personen belast met het beoordelen van zowel nieuwe als gewijzigde documenten.

Alle gebruikers moeten deel uitmaken van de QM Reading-groep; anders kunnen ze inhoud maken maar deze niet zien na het opslaan.

Het toevoegen of verwijderen van gebruikers uit deze QM-groepen heeft onmiddellijk effect op de machtigingen van de eindgebruiker.