Lijst- en bibliotheek versiebeheer in SharePoint versus Shareflex
Basisidee
Het inschakelen van versiebeheer bij het samenwerken aan documenten verbetert de gebruikerservaring aanzienlijk. Mensen maken fouten en versiebeheer dient als vangnet.
Zowel SharePoint lijsten (voor metagegevens) als bibliotheekdocumenten (voor documenten / bestanden) beschikken over de mogelijkheid om de vorige staat van een item of document op te slaan, bij te houden en te herstellen naar de staat voordat een gebruiker wijzigingen aanbracht.
Versiebeheer legt een historisch overzicht vast van alle wijzigingen, compleet met datum- tijdstempels en aanduidingen van de gebruiker die verantwoordelijk is voor elke wijziging, per bestand of per lijstitem. Eindgebruikers met de juiste machtigingen kunnen indien nodig versies bekijken, verwijderen en herstellen.
Laten we eens kijken naar de verschillen in de eindgebruikerservaring voor versiebeheer tussen SharePoint en Shareflex.
Versiebeheer van SharePoint lijsten
Hier is een voorbeeld van een versiegeschiedenisscherm voor een lijstitem:
Gebruikers hebben de mogelijkheid om een specifieke versie te bekijken, herstellen en verwijderen.
In de SharePoint gebruikersinterface worden de wijzigingen die in het lijstitem zijn aangebracht, opeenvolgend onder elkaar weergegeven.
In onderstaande afbeelding zijn voor versie 5 bijvoorbeeld al deze veldwaarden aangepast.
Versiebeheer van Shareflex-lijsten
Shareflex (van Portal Systems) maakt gebruik van de SharePoint lijstversiegegevens, maar verbetert de gebruikerservaring in vergelijking met SharePoint. In dit voorbeeld hoe Shareflex het versiegeschiedenis logboek op een andere manier aan de eindgebruiker presenteren.
Vergeleken met SharePoint geeft Shareflex alle velden horizontaal weer, terwijl SharePoint ze verticaal weergeeft.
De eindgebruiker kan filteren gebruiken in het versiegeschiedenis scherm van het contract.
De eindgebruiker heeft de mogelijkheid om het versierecord in het rechter deelvenster weer te geven en snel door verschillende versies te navigeren door ze in de linkerversielijst te selecteren.
Het is mogelijk om het volledige versielogboek naar bijvoorbeeld Excel te exporteren.
Versiebeheer van SharePoint bibliotheken
Het versielogboek voor een Word bestand dat is opgeslagen in een SharePoint bibliotheek wordt weergegeven in de onderstaande afbeelding. De gebruiker kan een bepaalde versie bekijken en herstellen. Titel en opmerkingen zijn metadata waarden van het Word bestand.
De weergaveoptie in het SharePoint bibliotheekresultaat wordt hieronder weergegeven. Houd er rekening mee dat het niet duidelijk is wat er in het Word bestand is gewijzigd vanuit de SharePoint gebruikersinterface.
SharePoint registreert niet wat de daadwerkelijke wijziging is in het Word bestand. De daadwerkelijke wijzigingen in de inhoud van het Word bestand kunnen echter binnen MS Word worden bekeken, bijvoorbeeld via Bestand > Info > Versiegeschiedenis:
Shareflex bibliotheek versiebeheer
Laten we eens kijken hoe Shareflex de eindgebruikerservaring voor versiegeschiedenis presenteert met Word bestand.
Het resultaat wordt hieronder weergegeven. Net als bij de versiegeschiedenis van de Shareflex lijstitem versie voor eindgebruikers, worden de waarden van de metagegevens horizontaal gepresenteerd en worden de versies verticaal weergegeven. De wijzigingen die in de metadata waarden zijn aangebracht, worden vermeld, hoewel deze mogelijk niet zo interessant zijn. Wat nog intrigerender is, zijn de wijzigingen die zijn aangebracht in de daadwerkelijke inhoud van het Word bestand.
Shareflex biedt een handig rechts klik menu met extra opties ten opzichte van het gewone SharePoint, zoals de mogelijkheid om te downloaden.
Net als bij SharePoint geeft Shareflex niet de daadwerkelijke wijzigingen weer die in het Word bestand zijn aangebracht.
Conclusie versiebeheer in SharePoint versus Shareflex
Shareflex en SharePoint gebruiken dezelfde back-end gegevens om versiebeheerfunctionaliteit aan eindgebruikers weer te geven. Shareflex presenteert versiedetails echter op een gebruiksvriendelijker manier en bevat extra handige functies. Het nadeel is dat zowel SharePoint als Shareflex de wijzigingen in het Word bestand niet weergeven; deze informatie is alleen zichtbaar in MS Word.