In de Shareflex-oplossing Document Control (QMS) is het mogelijk om QM-recordmetadata automatisch te synchroniseren met het Word-document. Zie de afbeelding hieronder voor een voorbeeld.

De QM-recordmetadata wordt beheerd aan de linkerkant van het formulier in de bovenstaande afbeelding. Het versienummer kan veranderen wanneer een nieuwe versie wordt gepubliceerd. Het Word-document zal dan automatisch dit nieuwe versienummer overnemen, bijvoorbeeld. Dit is erg handig.

Het toevoegen van Shareflex-recordmetadata aan een Word-bestand kan alleen worden gedaan in de Word-desktopapplicatie; dit is niet mogelijk in Word Online.

Open in Shareflex het bijgevoegde document in Word, zoals hieronder:

Ga in Word naar Invoegen in het lint en kies vervolgens Snelonderdelen, gevolgd door Documenteigenschappen, zoals geïllustreerd hieronder.

Alle Shareflex QM-metadata velden worden nu weergegeven en kunnen op deze manier in het Word-document worden ingevoegd.

Om Snelonderdelen te verwijderen, moet je eerst de Ontwikkelaarsopties inschakelen via de MS Word-opties.

Kies vervolgens in het MS Word-lint Ontwikkelaar en daarna Ontwerpmodus.

Nu kunnen al toegevoegde Snelonderdelen worden verwijderd of hun positie worden gewijzigd (knippen en plakken), bijvoorbeeld.

.

Wanneer Snelonderdelen aan een Word-document worden toegevoegd, worden alle Shareflex QM-recordmetadata velden opgenomen in het Word-bestand. Als dit Word-bestand (met Snelonderdelen) wordt gedownload vanuit Shareflex, bevat het alle metadatavelden, niet alleen de 3 of zo Shareflex-velden die de gebruiker aan het formulier heeft toegevoegd; zelfs de categorische velden zijn aanwezig in het Word-bestand.

Als dit specifieke Word-bestand vervolgens wordt geüpload naar een nieuw QM-record, wordt metadata vanuit het Word-bestand naar het Shareflex QM-record gestuurd als de Shareflex-velden leeg zijn. De QM-recordmetadatawaarden die in blauw zijn gemarkeerd, worden in dit scenario door het Word-bestand ingevuld, wat niet erg wenselijk is.