Elk contractbeheersysteem kan een herinnering sturen voordat een opzegtermijn verloopt. Shareflex Contract doet dat ook, en het is een van de meest gebruikte functies. Maar een herinnering is eenrichtingsverkeer: iemand krijgt een seintje en de rest hoopt dat hij of zij iets doet. De beslissing wordt nergens vastgelegd en volgend jaar begint dezelfde discussie opnieuw. Met geplande workflows (scheduled workflows) in Shareflex Flow start de opzegdatum zelf een proces dat eindigt in een duidelijke, vastgelegde beslissing: opzeggen of verlengen.
Het probleem met herinneringen
Opzegtermijnen zijn geen informatie, ze vragen om een beslissing. In veel organisaties hangt die beslissing nog af van persoonlijke herinneringen: een e-mail die ondersneeuwt, een agenda-item van iemand die vertrokken is, of (we hebben het meegemaakt) een geprinte Excel-lijst in een ordner. De datum staat keurig in het contractregister, en toch wordt het contract stilzwijgend weer een jaar verlengd.
Wat is een geplande workflow?
Normaal start een workflow in Shareflex Flow als een gebruiker op een knop drukt, of als een status of combinatie van metadata wordt opgeslagen. Een geplande workflow start in plaats daarvan op een zakelijk relevante datum. U stelt drie dingen één keer in, en ze gelden voor elk contract:
- De startdatum – een datumveld op het contract, bijvoorbeeld 14 dagen vóór de opzegdatum.
- De startvoorwaarde – bijvoorbeeld: status is “geldig” en deze opzegdatum is nog niet behandeld.
- De workflow – de stappen, regels, acties en taken die volgen.
Voorbeeld: “contract herbeoordelen en beslissen”
- Start – twee weken vóór de opzegdatum start de workflow vanzelf.
- Herbeoordeling – de contracteigenaar krijgt een taak met het contract, de waarden en de historie op één plek.
- Opzeggen – de eigenaar legt “opgezegd op” en “opgezegd per” vast, de status wijzigt en desgewenst wordt een opzegbrief uit een sjabloon gemaakt.
- Verlengen – de huidige opzegdatum wordt opgeslagen als vorige. De nachtelijke taak berekent daarna de volgende opzegdatum, en dezelfde workflow start niet twee keer voor dezelfde periode.
Waarom dit verschil maakt
- Proactief in plaats van reactief – het proces start vóór de deadline, niet pas als iemand een lijst controleert.
- Context in plaats van een mailtje – taak, contract en beslissing blijven aan elkaar gekoppeld.
- Eén regel voor alle contracten – één keer ingesteld, toegepast op elk contract van dat type.
- Audittrail – de workflowhistorie laat zien wie wat wanneer besloot; handig voor audits en de volgende verlenging.
- Automatisering op de achtergrond – een workflowactie kan veldwaarden zetten of eigen bedrijfslogica starten.
Niet alleen voor contracten
Hetzelfde patroon werkt voor elke datum die tot actie moet leiden: de herzieningsdatum van een kwaliteitsdocument, het verlopen van een leverancierscertificaat, een jaarlijkse audit of een terugkerende verplichting uit een contract. Waar een datum staat, kan een proces starten.
Veelgestelde vragen
Kan SharePoint mij waarschuwen voordat een opzegtermijn verloopt?
SharePoint zelf heeft geen contractlogica. Shareflex Contract voegt een contractregister toe aan SharePoint met berekende opzegdata, notificaties en – met geplande workflows – een taak die de eigenaar vraagt vóór de deadline te beslissen.
Wat is het verschil tussen een notificatie en een geplande workflow?
Een notificatie informeert alleen. Een geplande workflow maakt een taak met een beslissing (opzeggen of verlengen), legt het resultaat vast en werkt het contract bij, zodat de uitkomst herleidbaar is.
Kan de workflow meerdere keren starten voor hetzelfde contract?
Nee. Bij verlenging wordt de huidige opzegdatum als vorige opgeslagen en de volgende opnieuw berekend, zodat de startvoorwaarde voor dezelfde periode niet opnieuw geldt.
Werkt dit ook voor andere documenten dan contracten?
Ja. Elke datum op een Shareflex-item kan een workflow starten, bijvoorbeeld herzieningen in document control of vervaldata van leverancierscertificaten.
Nooit meer een opzegtermijn missen
Wilt u een geplande verlengingsworkflow in uw eigen contractregister zien? Bekijk contractmanagement in SharePoint met Shareflex, lees hoe we inkoop- en verkoopcontracten in SharePoint inrichtten, of neem contact op.
