Elke organisatie beheert contracten, maar geen twee organisaties doen dat op dezelfde manier. Standaardsoftware dwingt u om u aan te passen aan het pakket. Wij doen het liever andersom: we beginnen bij wat de klant echt nodig heeft, en vormen de software daaromheen. In dit artikel laten we zien hoe we dat deden voor een Belgische klant met meerdere divisies en veel contracttypen, die al zijn contracten op één plek wilde hebben, met contractmanagement in SharePoint op basis van Shareflex.

Deze keer geen code, maar het managementverhaal: hoe kom je van een lijst met wensen tot werkende software, op tijd en binnen budget?

1. Begin bij de organisatie, niet bij de software

De klant had contracten in een bestaand systeem en in allerlei mailboxen en mappen. Voordat we over schermen praatten, praatten we over de organisatie:

• Wie is eigenaar van welke contracten? Facility, Finance, HR, IT, Legal en Operations – en binnen Operations weer Energy, Wireline en Wireless.
• Welke contracten zijn gevoelig? Intercompany-, financierings- en managementcontracten moeten bij een kleine groep mensen blijven.
• Wat moet het systeem bewaken? Verlengingen, opzegtermijnen en opzegdeadlines – de momenten waarop contracten geld kosten als niemand actie onderneemt.
• Wat is er nu al? We liepen de velden van het huidige contractsysteem door, zodat er bij de overstap niets belangrijks verloren zou gaan.

2. Samen ontwerpen in één werkboek

Dit alles kwam samen in één gedeeld ontwerpwerkboek. Geen dik specificatiedocument dat niemand leest, maar een set heldere tabbladen waar zowel gebruikers als ontwikkelaars mee uit de voeten kunnen:

• Divisions and rights – de structuur: land, divisie, subdivisie en contracttype, en wie wat mag lezen of bewerken.
• Basic contract form – elk veld, het type, de standaardwaarde en wanneer het verplicht is.
• Extra contract fields – de clausules die alleen voor bepaalde contracttypen gelden, zoals aansprakelijkheid, boetes en AVG bij klantcontracten, of een SLA bij softwarecontracten.
• Contracting partner en Relations – partnergegevens, geschillen, documenten, contactpersonen, en hoe contracten met elkaar samenhangen (raamovereenkomst, onderaanneming, vervangt).

De kracht zit in de details. Het formulierontwerp is niet alleen een lijst met velden; het beschrijft gedrag. Bijvoorbeeld: de velden voor de opzegtermijn verschijnen alleen bij het verlengingstype dat ze nodig heeft, en worden pas verplicht als een contract actief is. Omdat die regels eerst op papier waren afgesproken, werd niemand later op het scherm verrast.

3. Bouwen in fasen, met vaste scope en vaste prijs

We verdeelden het project in duidelijke fasen, elk met een vaste scope, een vaste prijs en een opleverdatum:

• Fase 1 – het eerste contractformulier, het partnerformulier en een eerste deel van de structuur. Vroeg iets echts om naar te kijken.
• Fase 2 – alle overige formulieren, de complete rechtenstructuur, relaties, e-mailnotificaties en de migratie van bestaande content.
• Fase 3 en 4 – livegang in productie en een optimalisatieronde.
• Fase 5 – optionele uitbreidingen, elk apart geprijsd: digitaal ondertekenen met DocuSign en Oodrive, een AI PDF-scan en een AI-chatbot.

Betaling was gekoppeld aan acceptatie: een deel vooraf, de rest zodra de klant de fase accepteert. Zo werken beide partijen naar hetzelfde doel – software die werkt voor de gebruikers.

4. Valideren na elke stap

Het belangrijkste onderdeel van de planning is geen bouwstap, maar de ruitjes in de tijdlijn: na elke oplevering testen de key users van de klant in hun eigen omgeving, en verwerken wij hun feedback in een vaste ronde. Kleine stappen, korte lussen. Misverstanden komen binnen dagen boven, niet na maanden.

Dat gaf ook ruimte voor goede ideeën onderweg. De optionele uitbreidingen waren parallel gepland, zodat de klant per uitbreiding kon beslissen, op basis van wat al werkend te zien was.

5. Het resultaat

Het resultaat is een contractmodule die de taal van de klant spreekt: hun divisies, hun contracttypen, hun clausules en hun rechten – met tientallen contractgebieden die uit het afgesproken ontwerp worden gegenereerd. Daarbovenop de uitbreidingen: contracten ondertekenen met Oodrive en DocuSign, een AI PDF-scan die van een contract-pdf een geregistreerd contract maakt, en een veilige functie om contracten te kopiëren.

En omdat het ontwerp helder was en elke stap werd gevalideerd, ging het project snel: eind september draaide de applicatie al in de eigen Microsoft 365-omgeving van de klant, ruim voor de livegang die voor november gepland stond.

Wat het management eraan heeft

• Software die past bij de organisatie – niet andersom.
• Voorspelbare kosten – een vaste prijs per fase, met betaling bij acceptatie.
• Snel resultaat – binnen weken een werkende eerste versie, niet pas aan het eind.
• Laag risico – validatie na elke stap, zodat bijsturen klein blijft.
• Ruimte om te groeien – uitbreidingen zoals digitaal ondertekenen en AI komen erbij als de organisatie er klaar voor is.
• Uw eigen omgeving – alles draait in uw eigen Microsoft 365-tenant.

Uw contracten, op uw manier?

Herkent u de uitdaging om contractmanagement te laten passen bij uw organisatie in plaats van andersom? Bekijk Shareflex Contract of neem contact op. We beginnen graag met een gesprek over hoe u nu werkt.