Medewerkers die in Microsoft 365 met Shareflex werken, hebben inmiddels meerdere AI-tools tot hun beschikking: het Shareflex AI Studio, Microsoft 365 Copilot en de Shareflex Copilot. De vraag die we het vaakst horen: welke gebruik ik wanneer? Het antwoord is eenvoudiger dan het lijkt. AI werkt als een gereedschapskist – u draait een schroef ook niet met een hamer in. Niet de tool maar de vraag bepaalt het. Drie vragen zijn genoeg.
1. Gaat het om een document? → Shareflex AI Studio
Het Shareflex AI Studio komt in beeld als u wilt weten: wat voor document is dit, wat staat erin en hoe automatiseren we het proces eromheen? Of het nu gaat om een contract, een order, een pakbon of een factuur, een Word-bestand, een pdf of een scan.
- Extractie en classificatie – metadata zoals partijen, datums, bedragen of documenttype worden uit het document gelezen en automatisch ingevuld, zodat documenten consistent worden opgeslagen zonder overtypen.
- Automatisering – op basis van de inhoud start een proces: bijvoorbeeld controleren op dubbelen, het contractdossier aanmaken als dat nog niet bestaat, het document als nieuwe versie opslaan en automatisch goedkeuren als de regels dat toestaan.
- Doorzoekbare pdf’s – scans worden omgezet naar pdf’s met doorzoekbare tekst.
Onder de motorkap gebruikt het AI Studio Azure Document Intelligence (tekst, tabellen, barcodes en query fields) en Azure OpenAI (metadata-extractie en analyse) in uw eigen Azure-omgeving. Het AI Studio is geen chattool – het is een productiviteitstool voor documentgerichte processen.
2. Gaat het om informatie? → Microsoft Copilot
Microsoft Copilot is de tool voor het moment dat u denkt: “dit moet ergens staan, ik wil snel een antwoord.” Welk beveiligingsbeleid geldt? Wat staat er in onze compliancedocumenten hierover? Copilot antwoordt op basis van de content waar u in uw Microsoft 365-tenant bij kunt, eventueel aangevuld met een webzoekopdracht. U bepaalt zelf of u breed vraagt of een specifieke context geeft, zoals één site of één document.
Hoe beter uw documenten gestructureerd zijn – met metadata, versies en rechten – hoe beter de antwoorden van Copilot. Daarom horen gestructureerd documentmanagement in SharePoint en AI bij elkaar.
3. Gaat het om Shareflex? → Shareflex Copilot
De Shareflex Copilot is de domeinexpert. Alles wat Shareflex-specifiek is, hoort hier: past deze klantwens bij Shareflex? Is het standaard, optioneel of maatwerk? Hoe deel je dit scenario in? Vooral bij product- en requirementvragen is hij sterk – zonder dat u zelf de hele documentatie hoeft door te zoeken.
In de praktijk: combineren
Een gewone dag: er komt per e-mail een nieuw leverancierscontract binnen. Het AI Studio leest het, vult de metadata in en slaat het op in het juiste contractdossier. Een collega vraagt later aan Copilot welke contracten een bepaalde aansprakelijkheidsclausule bevatten. En de contractmanager vraagt de Shareflex Copilot hoe hij een extra goedkeuringsstap inricht. Drie tools, drie vragen, één consistente documentbasis.
En als standaard-AI niet genoeg is: AI op maat van uw proces
Standaard AI-tools zijn een goed begin, maar de contracten en documenten van elke organisatie zijn anders. Welke clausules ertoe doen, welke velden gevuld moeten worden, welke afwijkingen een risico zijn – dat is specifiek voor uw bedrijf. Daarom bouwt Lialis ook AI op maat van uw eigen proces, bovenop Shareflex en in uw eigen Azure-omgeving:
- AI PDF-scan – zet een ondertekend contract in een bibliotheek; de metadata wordt uitgelezen, gekoppeld aan uw stamgegevens en klaargezet voor controle.
- Contract-AI met Azure OpenAI en Azure AI Search – stel vragen over uw contracten op betekenis in plaats van trefwoorden, met links naar het contractrecord en het brondocument.
- AI-contractanalyse – vind boeteclausules, risicovolle contracten of geheimhoudingsovereenkomsten en krijg uitleg, over uw hele portefeuille.
- AI-documentzoeker voor kwaliteitsdocumenten – gebruikers vragen in hun eigen woorden, zelfs met typfouten, en vinden de geldige procedure.
Ons advies: kies de tool op basis van de vraag – en is de vraag specifiek voor uw bedrijf, kies dan AI die daarvoor gebouwd is.
Veelgestelde vragen
Wat is het Shareflex AI Studio?
Het Shareflex AI Studio is de AI-laag van Shareflex voor documentgerichte processen. Het haalt metadata uit documenten, classificeert ze, maakt doorzoekbare pdf’s en start geautomatiseerde stappen zoals dubbelcontroles en goedkeuringen, met Azure AI-services in uw eigen tenant.
Is het Shareflex AI Studio hetzelfde als Microsoft Copilot?
Nee. Copilot beantwoordt vragen over informatie in Microsoft 365. Het AI Studio verwerkt documenten: het leest, classificeert en slaat ze op, en start processen. Ze vullen elkaar aan.
Werkt het AI Studio met gescande documenten?
Ja. Word-bestanden, pdf’s en scans worden ondersteund; scans kunnen ook worden omgezet naar doorzoekbare pdf’s.
Waar worden onze gegevens verwerkt?
Het AI Studio gebruikt Azure Document Intelligence en Azure OpenAI-services die u in uw eigen Azure-omgeving inricht.
Kan Lialis AI op maat bouwen voor onze eigen contracten of documenten?
Ja. Naast de standaard AI-functies van Shareflex bouwen we AI-oplossingen bovenop Shareflex in uw eigen Azure-omgeving – zoals AI PDF-scan, contractanalyse en AI-zoeken – afgestemd op uw documentsoorten, stamgegevens en regels.
AI in uw documentprocessen zien?
We laten het AI Studio graag zien met uw eigen contracten of kwaliteitsdocumenten. Bekijk contractmanagement in SharePoint, document control in SharePoint of lees over onze AI PDF-scan voor contracten.
