Shareflex installeren op uw SharePoint Online-tenant

Het is mogelijk om cloudoplossingen van derden te draaien op SharePoint Online, dat zelf natuurlijk ook een cloudplatform van Microsoft is. Hoewel beide cloudgebaseerd zijn, kunnen oplossingen van derden extra functionaliteit bovenop SharePoint Online toevoegen om aan specifieke bedrijfsbehoeften te voldoen. Zo kunnen organisaties profiteren van de beveiliging, flexibiliteit en schaalbaarheid van SharePoint Online en dit aanvullen met gespecialiseerde, kant-en-klare oplossingen van deze leveranciers.

Een belangrijk kenmerk van SaaS-software (van derden), net als SharePoint Online zelf, is het abonnementsmodel. Klanten betalen jaarlijks voor de software en hebben daarmee doorlopend toegang tot de oplossing en de functies. Besluit een klant het abonnement niet te verlengen, dan kan de SaaS-leverancier de dienst deactiveren.

Leveranciers van oplossingen van derden gebruiken een verwerkingsmodel waarbij bepaalde acties van klanten, zoals het opslaan van een document, geautoriseerd moeten worden door de leverancier. Is het abonnement van de klant actief en is de betaling in orde, dan wordt het opslaan geautoriseerd en wordt het document succesvol opgeslagen. Is het abonnement niet meer actief door wanbetaling of verloop, dan weigert de leverancier de autorisatie. De klant krijgt dan een foutmelding bij het opslaan, zodat ongeautoriseerd gebruik van de oplossing wordt voorkomen.

Om dit goed te laten werken is een geautoriseerde verbinding tussen de omgeving van de klant en de leverancier noodzakelijk. Deze rechten worden doorgaans ingesteld en beheerd binnen de omgeving van de klant, zodat de leverancier kan samenwerken met de SharePoint Online-omgeving van de klant. De rechten worden door de klant geïnstalleerd en geconfigureerd en kunnen op elk moment door de klant worden verwijderd of aangepast, zodat de klant volledige controle houdt over de toegang die de leverancier krijgt. Verwijdert de klant de rechten, dan wordt de geautoriseerde verbinding tussen de omgeving van de klant en de leverancier verbroken. De software van de leverancier werkt dan niet meer goed.

Deze moderne SaaS-aanpak staat tegenover traditionele on-premises software, waarbij klanten doorgaans een veel hoger bedrag vooraf betalen voor eeuwigdurende licenties. Met on-premises software is de klant volledig eigenaar van de software en kan de leverancier de dienst niet stopzetten. Dat eigenaarschap geeft controle en autonomie, omdat de leverancier niet kan bepalen wanneer de klant moet stoppen met de software. Een voordeel van on-premises software is de zekerheid dat de leverancier geen directe toegang heeft tot de omgeving van de klant. Nu datasoevereiniteit en privacy steeds belangrijker worden, geven sommige organisaties de voorkeur aan de extra controle van software op eigen servers.

On-premises software biedt volledige controle, maar SaaS-oplossingen hebben aanzienlijk lagere jaarlijkse kosten, maken interne servers overbodig en vragen minder IT-personeel. Dat zorgt voor kostenefficiëntie, schaalbaarheid en operationele efficiëntie. Het enige nadeel is dat de leverancier toegang nodig heeft tot de SharePoint Online-site van de klant om het gebruik te beheren, wat voor sommige organisaties een aandachtspunt kan zijn.

De oplossingen (Document Control, Contractmanagement en Documentmanagement) op deze website draaien op het Shareflex Online-platform voor bedrijfsapplicaties op SharePoint Online, ontwikkeld door en eigendom van Portal Systems AG. Portal Systems AG is ook eigenaar van deze drie bedrijfsapplicaties. MetaMail 365 is een oplossing die Lialis heeft gebouwd op het Shareflex-platform; deze oplossing is daarom eigendom van Lialis. Portal Systems AG verkoopt uitsluitend in Duitstalige landen. Lialis heeft als integratiepartner van Portal Systems het recht om deze oplossingen en het Shareflex-platform door te verkopen, voornamelijk aan klanten buiten het Duitse taalgebied. Af en toe biedt Lialis haar diensten ook aan Duitstalige bedrijven aan.

Lialis levert haar klanten alle benodigde diensten voor de implementatie, ondersteuning, training en documentatie van de Shareflex-applicaties, door deskundige en ervaren medewerkers. We kunnen de applicaties aanpassen aan de wensen van onze klanten en ze ook vertalen naar andere talen.

De Shareflex Online Solutions zijn kant-en-klare of maatwerk bedrijfsapplicaties voor het digitaal vastleggen, automatiseren en optimaliseren van bedrijfsprocessen. De Shareflex Online Solutions zijn gebaseerd op Microsoft 365 en de Shareflex Online Services. Ze bieden alle belangrijke functies voor organisatiebreed document- en dossierbeheer. Daarnaast kunnen ze worden aangepast aan specifieke eisen en aan de voortdurende veranderingen in de bedrijfsomgeving.
De basis van de Shareflex Online Solutions is Microsoft 365, uitgebreid met de Shareflex Online Services.

De Shareflex-oplossingen bestaan dus uit een SaaS-component (Shareflex Online Services) en scripts/resources die voor de duur van het contract als kopie aan de klant worden geleverd en in de Microsoft 365-omgeving van de klant moeten worden geïmporteerd (Shareflex Online Solutions).

Hieronder een korte samenvatting van de Shareflex Online Services:

• Shareflex Forms biedt gebruiksvriendelijke formulieren voor het weergeven van de SharePoint-gegevens van een Shareflex-oplossing.
• Shareflex Rules levert de bedrijfslogica op de achtergrond; wanneer bijvoorbeeld een contract wordt aangemaakt, worden alle benodigde datastructuren automatisch op de achtergrond aangemaakt.
• Met Shareflex Provisioning kan de SharePoint-informatiearchitectuur worden aangemaakt en bijgewerkt (bijvoorbeeld websites, lijsten/bibliotheken, kolommen en inhoudstypen).

Deze Shareflex Services worden geleverd via een SharePoint-app (Forms) en een Entra ID Enterprise Application (Rules en Provisioning).

De SharePoint-tenant van de klant stuurt bepaalde gegevens (gedefinieerd en beperkt door bedrijfslogica) naar de Shareflex Online Services, waar ze worden verwerkt zodat de bijbehorende acties in de SharePoint-tenant van de klant kunnen worden uitgevoerd. Wijzigingen in de documenten en overige (inhouds)gegevens van de klant vinden uitsluitend plaats in de eigen Microsoft 365-omgeving van de klant.

Portal Systems beheert de infrastructuur (Infrastructure as a Service) in Microsoft Azure-datacenters, waaronder maar niet beperkt tot het beheer van configuratiegegevens, hoge beschikbaarheid, herstel van configuratiegegevens, beveiliging en schaalbaarheid.

Portal Systems garandeert dat alle aangemaakte en opgeslagen gegevens en documenten uitsluitend in de eigen Microsoft 365-tenant van de klant worden opgeslagen.

Managementsamenvatting.

De kant-en-klare Shareflex-oplossingen Document Control (QM), Contractmanagement en Documentmanagement voor SharePoint Online (SPO) zijn ontwikkeld met Shareflex Services. Shareflex Services en de Shareflex-oplossingen zijn ontwikkeld door en eigendom van Portal Systems AG. Lialis is implementatiepartner.

Na aankoop wordt de Shareflex-applicatie uitgerold op een specifieke SPO-site van de klant, zoals https://klantnaam.sharepoint.com/sites/qualitydocuments.

Alle gegevens en het applicatieontwerp worden opgeslagen in de M365-tenant van de klant, binnen de SPO-site.

SPO blinkt uit in MS Office-integratie, gegevensopslag en het bijhouden van wijzigingslogboeken en herstelmogelijkheden. Een beperking van SPO is echter dat klanten er geen centraal programma mee kunnen draaien dat met de gegevens in SPO werkt. Die functionaliteit is essentieel voor complexe workflowapplicaties zoals QM.

Tijdens een goedkeuringsworkflow is het bijvoorbeeld cruciaal dat het record in goedkeuring voor gebruikers alleen-lezen wordt, zodat de uitkomst van de goedkeuringsworkflow betrouwbaar is.

Workflowtaken moeten worden aangemaakt en rechten moeten voortdurend worden aangepast naarmate de workflow vordert. Wanneer een nieuw record wordt goedgekeurd, moet het het huidige record vervangen en moet de vorige versie worden gearchiveerd. SPO kan al deze taken niet zelf beheren. Voor de eindgebruiker lijkt het alsof hij een nieuw record in QM aanmaakt, maar in werkelijkheid geeft de eindgebruiker de SPO-omgeving van de klant een signaal om een Shareflex Service opdracht te geven het record in de SPO-lijst van de klant aan te maken en de juiste rechten in te stellen. Daarbij stuurt de SPO-omgeving van de klant de metadata van het record (zoals titel, categorie, geldig-tot-datum, versienummer enzovoort) naar de Shareflex Service, zodat die het item in de SPO-lijst van de klant kan aanmaken. De Shareflex Service zorgt ervoor dat dit werk foutloos wordt uitgevoerd op de SPO-site van de klant waar QM staat.

Vereenvoudigd gezegd: de eindgebruiker kan alleen zelfstandig (zonder Shareflex) documenten, bijvoorbeeld Word-bestanden, uploaden naar en gebruiken in het SPO-record; al het andere wordt beheerd door de Shareflex Service.

Shareflex Services verzorgen het versturen van e-mails, het toevoegen van gebruikers aan groepen, het tonen van versielogboeken, het herstellen van recordversies en nog veel meer. Ongeveer 100 contentbeheerprocessen in de SPO-site van de Shareflex-app van de klant zorgen ervoor dat de Shareflex-applicatie soepel, snel en efficiënt werkt.

Metadata is doorgaans niet zeer vertrouwelijk, documenten wel.

Documenten gaan NIET door de Shareflex Services!

Kortom: zonder een centrale dienst zoals die van Portal Systems is het niet mogelijk om een complexe applicatie als Document Control op SharePoint Online te draaien.

Lialis als implementatiepartner en Portal Systems als softwareleverancier garanderen dat de gebruikte Shareflex Services geen klantgegevens opslaan, maar deze alleen verwerken.

Besluit de klant het Shareflex-abonnement niet te verlengen, dan stopt Portal Systems met bovenstaande diensten. Alle gegevens blijven dan zichtbaar op de SPO-site van de klant en kunnen worden gedownload, geëxporteerd enzovoort, maar gegevens opslaan is niet meer mogelijk.

Waarom is Shareflex nodig?

De Shareflex Online Solutions zijn kant-en-klare of op maat gebouwde applicaties voor het digitaal vastleggen, automatiseren en optimaliseren van bedrijfsprocessen. Ze zijn gebaseerd op Microsoft 365 en de Shareflex Online Services en bieden alle belangrijke functies voor organisatiebreed document- en dossierbeheer. Daarnaast kunnen ze worden aangepast aan specifieke eisen en aan de voortdurende veranderingen in de bedrijfsomgeving. Shareflex Online Solutions zijn gebaseerd op Microsoft 365, uitgebreid met de Shareflex Online Services. Shareflex is ontstaan vanwege de beperkingen van SharePoint Online.

SharePoint Online bestaat (op hoofdlijnen) uit de volgende onderdelen.

SPO biedt niet de mogelijkheid om complexe achtergrondacties voor eindgebruikers uit te voeren met volledige rechten.

Die functie is nodig om tijdens goedkeuringsworkflows de rechten op lijst- en bibliotheekitems dynamisch in te stellen en te wijzigen, omdat eindgebruikers deze rechten niet mogen hebben om de integriteit van de inhoud te waarborgen.

Tijdens een goedkeuringsworkflow voor een Document Control-record worden bijvoorbeeld de rechten op het record in goedkeuring voor alle gebruikers op lezen gezet. Het record mag niet worden gewijzigd zolang het in goedkeuring is.

1. De eerste persoon die het record moet goedkeuren, krijgt bewerkrechten op de workflowtaak (een lijstitem in een SPO-takenlijst).
2. Na goedkeuring worden de rechten op de workflowtaak aangepast. De eerste persoon mag de workflowtaak niet meer bewerken; nu krijgt de tweede persoon bewerkrechten op de volgende workflowtaak, omdat hij of zij zijn of haar deel van de workflow moet uitvoeren.
3. Na afronding van de workflow krijgt het record de nieuwe status goedgekeurd en krijgen alle gebruikers weer leesrechten

Bovenstaande beschrijving is een vereenvoudigd voorbeeld.

Er ontbreken meer functies in SPO die het heel lastig maken om een applicatie als QM te leveren, maar het is niet nodig om al deze ontbrekende functies in dit artikel te beschrijven.

Er is een centrale dienst nodig om bovenstaande taken uit te voeren, en andere taken die SPO of de gebruiker niet kunnen uitvoeren.

Entra ID Enterprise Application

Tijdens de installatie van het Shareflex-platform in de SPO-tenant van de klant worden rechten toegekend aan een zogeheten Enterprise Application, beperkt tot een specifieke SPO-site van de klant waar QM (of een andere oplossing) wordt geïnstalleerd. Deze Enterprise Application verzorgt, samen met de SPO REST-service, de Microsoft Graph API en de Shareflex Services, alle handelingen in een Shareflex-applicatie die de eindgebruikers niet zelf kunnen uitvoeren.

Het onderstaande schema laat op hoofdlijnen zien welke onderdelen betrokken zijn wanneer een gebruiker bijvoorbeeld een nieuw Shareflex Document Control-record aanmaakt.

BELANGRIJK: documenten / bestanden worden niet verwerkt door het Shareflex-servicesysteem.

Workflows

Portal Systems heeft ervoor gekozen een eigen workflowfunctionaliteit en -ontwerp te maken. SharePoint Online-workflows en Power Automate-workflows worden niet gebruikt. Door een eigen workflowinterface en -mechanisme te bouwen, kan Portal Systems eindgebruikers een uitstekende workflowervaring bieden. Power Automate-workflows worden bijvoorbeeld als te traag beschouwd en ondersteunen geen complexe bedrijfsprocessen. Hoe dan ook, het is de keuze van Portal Systems om deze richting te kiezen.

Voor veilige en betrouwbare workflowuitkomsten is het cruciaal dat de inhoud die wordt goedgekeurd niet kan worden gewijzigd door de goedkeurder, en ook niet door andere gebruikers. Kunnen gebruikers de inhoud in de goedkeuringsworkflow wijzigen, dan is de uitkomst van de workflow niet betrouwbaar en mogelijk inconsistent. Voor een betrouwbare uitkomst is een mechanisme nodig dat de rechten op de workflowtaken en op de inhoud in goedkeuring instelt. Workflowtaken moeten in een specifieke lijst worden aangemaakt, en eindgebruikers mogen deze taken standaard niet aanmaken, bewerken of verwijderen. Een document kan meerdere workflowfasen doorlopen, en in elke fase moeten de rechten op zowel de workflowtaak als de inhoud in goedkeuring zorgvuldig worden ingesteld en beheerd. Dit rechtenbeheer kan niet door de eindgebruiker worden gedaan, omdat die onvoldoende rechten heeft. Zou dat wel kunnen, dan zou de uitkomst van de workflow niet betrouwbaar zijn.

In de volgende twee dia’s wordt het aanmaakproces van een Shareflex-workflow in een stroomschema gedetailleerder weergegeven dan in de vorige dia. Alle stappen van de gebruikers en de interacties met de Shareflex Services en de REST API van SharePoint Online worden getoond, inclusief hoe deze samenwerken met de SharePoint Online-site van de klant. Let op de rode nummers, die de volgorde van de stappen aangeven.

Tijdens de installatie van het Shareflex Online-platform in de SharePoint Online-tenant van de klant moeten deze rechten worden toegekend als een zogeheten Enterprise Application.
Alle Shareflex-applicaties van alle klanten maken gebruik van M365-diensten die door Portal Systems worden beheerd en die verantwoordelijk zijn voor veel taken zoals hierboven beschreven. Welke verwerking Portal Systems uitvoert in de Azure-gebaseerde Shareflex Online Service hangt af van de gebruikte oplossing en het soort maatwerk. In het algemeen worden de volgende gegevens uitgewisseld tussen de klant en Portal Systems: metadata, workflowtaken, rechten, verzonden e-mails, groepen en aan groepen toegewezen gebruikers, en de uitrol van de Shareflex-applicaties, die uit veel onderdelen bestaan.

Al deze klantgegevens gaan van de klant naar de diensten van Portal Systems en worden vervolgens doorgegeven aan de SharePoint Online REST-service van de tenant van de klant, die het werk in SharePoint Online uitvoert.

Documenten (Word-bestanden) gaan niet via Portal Systems, en Portal Systems slaat geen inhoud van klanten op. Gegevens die aan de diensten van Portal Systems worden aangeboden, worden alleen verwerkt binnen die diensten. Zoals gezegd is dit een gangbaar scenario dat ook door Microsoft wordt aanbevolen om de functionaliteit van SharePoint Online uit te breiden en toegang te krijgen tot de SharePoint Online REST API.

Klanten kunnen de rechten die aan Portal Systems zijn toegekend op elk moment intrekken. Daardoor mislukken alle opslagacties, maar de inhoud blijft in de SharePoint-omgeving van de klant staan en blijft beschikbaar voor export en download. Verlengt de klant het Shareflex-abonnement niet, dan blokkeert Portal Systems alle opslagacties, met hetzelfde resultaat.

Klantgerelateerde gegevensverwerking wordt uitgevoerd door Remote Event Receivers, die de verbinding vormen tussen de tenant van de klant en die van Portal Systems. Dit gebeurt allemaal via de MS Graph-rechten die de diensten van Portal Systems hebben in de SharePoint Online-omgeving van de klant. Deze rechten zijn beperkt tot de specifieke SharePoint Online-sitecollecties waarin de Shareflex-applicatie is geïnstalleerd. Belangrijk: de door de klant toegekende rechten geven personen geen toegang om door de omgeving van de klant te bladeren.

Er zijn veel remote event receivers (tientallen tot honderden) die talloze scripts uitvoeren. Het is ondoenlijk om alles wat er gebeurt te volgen. De klant zou dit in theorie kunnen onderzoeken.

Remote event receivers worden alleen uitgevoerd wanneer een item wordt aangemaakt, bijgewerkt of verwijderd. Voor het uitvoeren van deze regels is metadata nodig. Omdat regels aan event receivers zijn gekoppeld, wordt er veel metadata uitgewisseld.

Shareflex Services is geen Windows-computer, geen (Azure) virtuele machine en geen gebruikersaccount. Shareflex Services zijn een verzameling M365 Azure-componenten, gehost in de M365-tenant van Portal Systems en gegroepeerd binnen een virtual private cloud achter de firewall van Microsoft.

Microsoft 365

Shareflex Online Solutions ondersteunen de moderne ervaring van SharePoint Online. Een goede werking is gegarandeerd door uitsluitend de sjabloon Teamsite met de moderne gebruikerservaring te gebruiken, zonder koppeling aan Office 365-groepen. Dit betekent dat alle Shareflex Online Solutions worden uitgerold binnen een sitecollectie op basis van de sjabloon “Teamsite (geen Microsoft 365-groep)”. Daarnaast moeten de apps Shareflex Online en Shareflex Forms worden uitgerold. Daarom is een Microsoft 365-abonnement nodig dat SharePoint Online bevat en de uitrol van Provider Hosted SharePoint Add-Ins ondersteunt (dit is bij alle M365-abonnementen met SPO het geval).

Omdat de Microsoft 365-diensten continu in ontwikkeling zijn, moet de Office 365-tenant zijn ingesteld op de standaardrelease. Ondersteuning is alleen mogelijk als de standaardrelease is ingesteld. Meer informatie staat in de documentatie van Microsoft.

Rechten

Voor de installatie van de Shareflex-app zijn een gebruiker met tenantbeheerdersrechten en een Windows 10-systeem met het “PowerShell Package MSOnline” nodig. Controleer ook of meervoudige verificatie (MFA) is ingeschakeld in de Office 365-tenant. Is dat zo, dan is het MFA-app-wachtwoord nodig bij het uitvoeren van BEEML-scripts.

Subsites aanmaken

Shareflex Online Solutions gebruiken subsites om:

– applicatiegegevens te scheiden van configuratiegegevens;
– klantgegevens te verdelen;
– te voldoen aan de limieten en beperkingen van SharePoint Online.

Omdat het aanmaken van subsites standaard is uitgeschakeld in de Microsoft 365-tenant, moet dit worden ingeschakeld. Zie hiervoor paragraaf “2. Het aanmaken van subsites inschakelen” van deze handleiding.

Eigenschappen aanmaken

Shareflex Online Solutions slaan belangrijke informatie, zoals versie en uitroldatum, op in de eigenschappen van de Shareflex Core-configuratiesite en de sitecollectie. De Shareflex-configuratiesite “Shareflex Core” wordt automatisch aangemaakt bij de uitrol van “Shareflex Core Resources” en bevat de resources voor elke Shareflex-oplossing, plus een lijst voor logboekregels.

Daarom moet het aanmaken van deze eigenschappen voor de sitecollectie worden toegestaan. Zie hiervoor paragraaf “3. De SharePoint Online Management Shell gebruiken om enkele eigenschappen bij te werken” van deze handleiding.

Browsercompatibiliteit

Gebruik voor de beste ervaring met SharePoint Online en moderne formulieren op basis van Shareflex Forms de nieuwste versie van Microsoft Edge, Mozilla Firefox, Google Chrome of Apple Safari.

E-mail verzenden

Shareflex Online Solutions gebruiken Microsoft 365 en Shareflex Online Services om e-mails te versturen. E-mails worden altijd verzonden vanuit een Microsoft 365-account met een Microsoft Exchange Online-licentie. Zie hiervoor paragraaf “Een beveiligingsgroep met e-mailfunctie aanmaken” van deze handleiding.

Alleen nodig tijdens de uitrol, op het lokale systeem van de tenantbeheerder

De PowerShell-module Microsoft Online Services moet zijn geïnstalleerd op de computer van de tenantbeheerder.

Install-Module msonline

De nieuwste versie van de SharePoint Online Management Shell is vereist.

Install-Module -Name Microsoft.Online.SharePoint.PowerShell

Houd er rekening mee dat het technisch mogelijk is om meerdere Shareflex-apps (als subsites) op dezelfde SharePoint-site te installeren, maar dat bepaalde apps (zoals Shareflex Contract) toch een eigen site nodig hebben. Daarnaast wilt u misschien een aparte test- en productieomgeving. Afhankelijk van welke apps u wilt uitrollen, moet u de stappen in dit artikel dus mogelijk meerdere keren doorlopen.

Benodigde rol: “SharePoint-beheerder”

Ga in het SharePoint-beheercentrum naar de pagina Actieve sites:

https: // <TENANT> -admin.sharepoint.com/_layouts/15/online/AdminHome.aspx#/siteManagement

Klik op Maken en kies in het venster dat opent voor de optie “Meer sites bekijken” (Browse more sites).

Kies de sjabloon “Teamsite” en kies “../sites/” als voorvoegsel van het siteadres. Alle overige gegevens (inclusief de sitenaam) bepaalt u zelf. Klik op Voltooien om de site aan te maken.

Als alles goed is gegaan, staat in de kolom Sjabloon van de nieuwe site de waarde “Teamsite (geen Microsoft 365-groep)”.

Shareflex gebruikt SharePoint-subsites om kern- en applicatiespecifieke resources op te slaan. Als het aanmaken van subsites niet is ingeschakeld in uw SharePoint-instellingen, moet u dit doen.

Benodigde rol: “SharePoint-beheerder”

Ga naar de pagina Instellingen van het SharePoint-beheercentrum en open de “klassieke instellingenpagina”.

Zoek de sectie “Subsites maken” (Subsite Creation), kies de optie “Subsites maken inschakelen voor alle sites”, scrol naar beneden en klik op OK om de instelling op te slaan.

Benodigde rol: “SharePoint-beheerder”

Twee eigenschappen moeten worden ingesteld via de SharePoint Online Management Shell:

De SiteOwnerManageLegacyServicePrincipalEnabled tenanteigenschap moet zijn ingeschakeld, zodat sitecollectiebeheerders de benodigde rechten aan de Shareflex SharePoint Add-in kunnen toekennen.
De DenyAddAndCustomizePages site-eigenschap moet tijdelijk worden uitgeschakeld, zodat Shareflex de eigen eigenschappen kan aanmaken die nodig zijn voor de werking.

Start op een Windows-apparaat “Windows PowerShell 5.1” als administrator.

Belangrijk: gebruik Windows PowerShell 5.1, niet PowerShell 7. De SharePoint Online Management Shell wordt officieel ondersteund op Windows PowerShell 5.1 en werkt mogelijk niet goed in PowerShell 7 door compatibiliteitsproblemen met de module.

Controleer of de SharePoint Online Management Shell al is geïnstalleerd:

Get-Module -ListAvailable Microsoft.Online.SharePoint.PowerShell

Minimaal vereiste versie: 16.0.23710.12000. Oudere versies moeten eerst worden bijgewerkt.

Wordt er geen module getoond, installeer deze dan met:

Install-Module Microsoft.Online.SharePoint.PowerShell -Scope CurrentUser

Tijdens de installatie vraagt PowerShell mogelijk om de NuGet-provider te installeren en de PSGallery-repository te vertrouwen. Beantwoord beide vragen met Yes.

Controleer na een geslaagde installatie of de module beschikbaar is:

Get-Module -ListAvailable Microsoft.Online.SharePoint.PowerShell

U kunt nu verbinding maken met de SharePoint Online-tenant.

Maak verbinding met uw SharePoint-tenant met:

Connect-SPOService -Url https://teantname-admin.sharepoint.com

Meld u in het aanmeldvenster dat verschijnt aan met uw SharePoint-beheerdersaccount.

Controleer of de tenanteigenschap SiteOwnerManageLegacyServicePrincipalEnabled is ingeschakeld:

Get-SPOTenant | Select-Object SiteOwnerManageLegacyServicePrincipalEnabled

De verwachte waarde is True.

Is de waarde False, voer dan uit:

Set-SPOTenant -SiteOwnerManageLegacyServicePrincipalEnabled $true

Sta aangepaste scripts toe op de nieuw aangemaakte SharePoint-site.

Controleer de huidige instelling:

Get-SPOSite -Identity “https://tenantname.sharepoint.com/sites/shareflexsite” -Detailed | Select-Object DenyAddAndCustomizePages

De verwachte waarde is Disabled.

Is de waarde Enabled, voer dan uit:

Set-SPOSite -Identity “https://tenantname.sharepoint.com/sites/shareflexsite” -DenyAddAndCustomizePages $false

Sla deze stap over als u al een andere site met Shareflex in uw SharePoint-tenant heeft.

Benodigde rol: “Globale beheerder”, “Toepassingsbeheerder” of “Cloudtoepassingsbeheerder”

Ga naar de URL die u van Portal Systems heeft gekregen. De URL ziet er ongeveer zo uit:

https://login.microsoftonline.com/<TENANT>.onmicrosoft.com/v2.0/adminconsent?client_id=<APP-ID>&response_type=token&scope=https%3A%2F%2F<TENANT>.sharepoint.com%2F.default&state=give-consent%20&redirect_uri=https%3A%2F%2Fwebsite-<APP-URL-PART>.azurewebsites.net

Accepteer in het toestemmingsvenster dat verschijnt de gevraagde app-only rechten.

Daarna wordt u doorgestuurd naar de Shareflex Online-app. U kunt deze pagina sluiten.

In deze stap wordt app-only-toegang ingesteld voor de Shareflex Online enterprise-app, zodat deze toegang krijgt tot de site die u heeft aangemaakt.

Benodigde rol: “Globale beheerder”, “Toepassingsbeheerder” of “Cloudtoepassingsbeheerder”

Ga naar de pagina Bedrijfstoepassingen (Enterprise applications) van het Entra-beheercentrum en zoek en open de Shareflex Online-app.

Ga naar de sectie Eigenschappen en noteer de Naam en Toepassings-id ergens.

Ga naar de volgende URL om de site-id van de aangemaakte site op te halen:

https://<TENANT>.sharepoint.com/sites/<CREATED-SITE>/_api/site/id

In de onderstaande schermafbeelding ziet u de onderstreepte waarde: dat is de site-id. Noteer deze waarde.

Ga vervolgens naar Graph Explorer en meld u aan met uw Microsoft-account. Accepteer de rechten van de Graph Explorer-app als daarom wordt gevraagd.

Kies POST als aanvraagmethode en vul de volgende waarden in:

Endpoint-URL:

https://graph.microsoft.com/v1.0/sites/<Site-ID>/permissions

Request body:

{
  "roles": [
    "fullcontrol"
  ],
  "grantedToIdentities": [
    {
      "application": {
        "id": "<Application ID of the Shareflex Online enterprise app>",
        "displayName": "<Name of the Shareflex Online enterprise app>"
      }
    }
  ]
}

Vervang de voorbeeldwaarden door de waarden die u eerder heeft genoteerd.

Klik daarna op de knop Run query rechtsboven.

Ziet u een groene antwoordstatus Created, dan is de actie geslaagd.

Sla deze stap over als u al een andere site met Shareflex in uw SharePoint-tenant heeft.

Benodigde rol: “Globale beheerder”, “Toepassingsbeheerder” of “Cloudtoepassingsbeheerder”

Naast de app-only-rechten die u eerder heeft geaccepteerd, moet minimaal 1 gebruikersaccount gedelegeerde toegang krijgen tot de Shareflex Online-app.
Kort gezegd betekent gedelegeerde toegang dat bepaalde rechten altijd worden beperkt door de (SharePoint-)rechten van de aangemelde gebruiker.
Let op: de Shareflex Online-app wordt alleen gebruikt voor Shareflex-provisioning (meestal uitgevoerd door Lialis), niet door eindgebruikers.

Ga terug naar de Bedrijfstoepassingen (Enterprise applications) pagina van het Entra-beheercentrum, open de Shareflex Online-app en ga naar de sectie Eigenschappen.
Zet de eigenschap “Toewijzing vereist” (Assignment required) op Ja en klik op Opslaan. Zo kunnen gebruikers die niet expliciet zijn toegestaan de app niet gebruiken.

Ga naar de sectie Gebruikers en groepen. Hier stelt u in welke gebruikers Shareflex-provisioning mogen uitvoeren.
De momenteel aangemelde gebruiker moet ook worden toegevoegd (in ieder geval tijdelijk, om toestemming te kunnen geven voor de gedelegeerde rechten die in deze stap worden gevraagd).

Alle provisioningaccounts moeten de rol Site(collectie)beheerder krijgen voor de Shareflex-site(s) die u heeft aangemaakt.
Lialis moet toegang krijgen tot minimaal één van de ingestelde provisioningaccounts.

Ga, zodra de provisioninggebruikers zijn ingesteld, naar de URL van de Shareflex Online-app die u van Portal Systems heeft gekregen. De URL ziet er zo uit:

https://<website-APP-URL-PART>.azurewebsites.net

of

https://sfs<NUMBER>.portalsystems.de

Vul de volledige URL van de site die u heeft aangemaakt (bijvoorbeeld https://contoso.sharepoint.com/sites/shareflex) in het veld “SharePoint site” in en klik op Enter.
Er verschijnt een toestemmingsvenster. Dit lijkt sterk op het app-only-toestemmingsformulier dat u al heeft geaccepteerd, maar vraagt nu om gedelegeerde rechten.

U vraagt zich misschien af waarom het toestemmingsformulier om het gedelegeerde recht “Volledig beheer van alle sitecollecties” (Have full control of all site collections) vraagt in plaats van toegang tot geselecteerde sitecollecties.
Het antwoord is eenvoudig: Entra ID biedt helaas geen gedelegeerd recht “Toegang tot geselecteerde sitecollecties” voor SPO (in tegenstelling tot Graph of app-only SPO). Zoals eerder gezegd worden de effectieve rechten echter beperkt door de aangemelde gebruiker, dus laat u niet afschrikken door het gedelegeerde recht “Volledig beheer van alle sitecollecties”.

Maakt u zich zorgen over mogelijke beveiligingsrisico’s, verwijder dan vóór het accepteren van het toestemmingsformulier alle SharePoint Online-rechten die de aangemelde gebruiker heeft op sites die niets met Shareflex te maken hebben.

Vink op het toestemmingsformulier het vakje “Namens uw organisatie toestemming geven” (ook wel beheerderstoestemming) aan en klik op Accepteren.
U wordt doorgestuurd naar een pagina die u kunt sluiten. Deze pagina kan “Access failed” tonen als u niet de rol Site(collectie)beheerder heeft. Dat is te verwachten en kunt u gerust negeren.

Ga daarna terug naar de Bedrijfstoepassingen (Enterprise applications) pagina van het Entra-beheercentrum, open de Shareflex Online-app en ga naar de sectie Machtigingen.
Controleer of de vermelde rechten overeenkomen met die in de onderstaande schermafbeelding:

U kunt nu de aangemelde gebruiker verwijderen uit de sectie Gebruikers en groepen van de Shareflex Online enterprise-app (tenzij u dit account als provisioningaccount wilt gebruiken, natuurlijk).

Een App Catalog voor de sitecollectie aanmaken

Voor de Shareflex-installatie is een App Catalog op sitecollectieniveau nodig op de beoogde SharePoint-site. Deze app catalog wordt gebruikt om SharePoint Add-ins en andere Shareflex-componenten uit te rollen zonder dat toegang tot de tenantbrede App Catalog nodig is.

Maak verbinding met de SharePoint Online-beheerservice:

Connect-SPOService -Url https://tenantname-admin.sharepoint.com

Maak de App Catalog voor de sitecollectie van de SharePoint-site aan:

Add-SPOSiteCollectionAppCatalog -Site https://tenantname.sharepoint.com/sites/shareflexsitename

Bij succes wordt de opdracht zonder uitvoer afgerond.

Bestaat de App Catalog voor de sitecollectie al, dan is verder niets nodig.

Let op: u moet SharePoint-beheerder zijn om een App Catalog voor een sitecollectie aan te maken.

Ga naar de nieuw aangemaakte app catalog, bijvoorbeeld

https://tenantname.sharepoint.com/sites/ShareflexSitename/AppCatalog/Forms/AllItems.aspx

Upload de Shareflex Forms-app met de knop Uploaden, bijvoorbeeld shareflex-forms-preview.sppkg

Vertrouw daarna Shareflex Forms, maar maak deze oplossing niet beschikbaar voor alle sites.

Tijdens deze stap moet u zijn aangemeld met een provisioningaccount met de rol Site(collectie)beheerder.
Deze stap wordt meestal door Lialis uitgevoerd.

Nu alle rechten goed zijn ingesteld, kan de Shareflex Online-app worden gebruikt om de benodigde Core-resources op uw SharePoint-site te installeren.

Ga naar een van de volgende URL’s (afhankelijk van het domein dat u van Portal Systems heeft gekregen):

https://<website-APP-URL-PART>.azurewebsites.net/baf/?SPHostUrl=https://<TENANT>.sharepoint.com/sites/<CREATED-SITE>

of

https://sfs<NUMBER>.portalsystems.de/baf/?SPHostUrl=https://<TENANT>.sharepoint.com/sites/<CREATED-SITE>

Vul een e-mailadres in het veld “Administrative Contact” in en klik op Opslaan.

Controleer voordat u verdergaat goed of de weergavetaal van uw Microsoft-account overeenkomt met de standaardtaal van de aangemaakte site. Dit is een technische beperking die (alleen) geldt tijdens het uitvoeren van Shareflex-scripts (inclusief de Core-resources).

Om de standaardtaal van uw aangemaakte site te controleren, gaat u naar:

https://<TENANT>.sharepoint.com/sites/<CREATED-SITE>/_layouts/15/muisetng.aspx

Om de weergavetaal van uw Microsoft-account te controleren, gaat u naar:

https://myaccount.microsoft.com/settingsandprivacy/language

Verschillen ze, wijzig dan (tijdelijk) de weergavetaal van uw account.

U kunt nu de installatie van de Core-resources starten door op “Setup Core web now” te klikken en daarna op OK.

De installatie duurt een paar minuten. De pagina ververst automatisch totdat de installatie klaar is.

Klik na afronding van de installatie (de status in het Job Log moet groen zijn) op de knop “Prepare as Master Site” en daarna op OK.

Na een paar minuten moet ook het tweede Job Log groen zijn.

De meeste Shareflex-resources zijn nu uitgerold naar de Shareflex Core-subsite op https://<TENANT>.sharepoint.com/sites/<CREATED-SITE>/pscBAF. Kijk gerust even rond.
U komt ook bij de Shareflex Core-subsite door op de pagina van de Shareflex Online-app op de knop “Core web” te klikken.

In het menu Instellingen van uw SharePoint-site (inclusief de subsites zoals Shareflex Core) vindt u nu ook een menu-item om snel naar de Shareflex Online-app te gaan.

Houd er rekening mee dat deze link sitespecifiek is. Controleer bij gebruik van de Shareflex Online-app (inclusief de Provisioning-client) dus altijd of de context op de juiste site staat:

In deze sectie leggen we uit welke rechten Portal Systems heeft in de SPO-omgeving van de klant.

Tijdens de installatie van de Shareflex Online Services wordt twee keer om rechten gevraagd. Beide aanvragen ziet u in de afbeeldingen hieronder.

Sectie 4. De Shareflex Online enterprise-app toevoegen …

Sectie 6. Gedelegeerde toegang instellen voor provisioning …

Het resultaat van bovenstaande 2 aanvragen is één Shareflex Online Enterprise Application in Entra, zoals in de afbeelding hieronder.

App-eigenschappen:

De rechten van de Shareflex Online Enterprise Application die door de twee aanvragen zijn ontstaan, ziet u in de afbeelding hieronder.

Er zijn nergens anders hogere rechten ingesteld die Portal Systems toegang geven tot de SPO-omgeving van de klant. We noemen expliciet “hogere rechten” omdat de rechten in de afbeelding hieronder worden ingeperkt door andere rechten die in deze sectie worden uitgelegd.

Let op het type rechten van de Enterprise Application in de afbeelding hierboven: Gedelegeerde (Delegated) en en Toepassings- (Application) rechten.

Alle Gedelegeerde (Delegated) rechten (geel en paars gemarkeerd in de afbeelding hierboven) worden ingesteld via het volgende toestemmingsformulier.

In de aanvraag hierboven staat “Volledig beheer van alle sitecollecties” (Have full control of all site collections). Deze aanvraag is paars gemarkeerd in de afbeelding hierboven, en het bereik lijkt alle SPO-sitecollecties te zijn. Dat is in werkelijkheid niet zo, omdat de rechten gedelegeerdzijn.

De afbeelding hieronder toont de details van de paars gemarkeerde AllSites.FullControl-rechten. Daar staat duidelijk dat de app volledig beheer heeft over alle sites namens de aangemelde gebruiker.

De rechten worden dus begrensd door de aangemelde gebruiker.

De gedelegeerd rechten van de Shareflex Online Enterprise App kunnen door de klant worden ingesteld. In het voorbeeld hieronder hebben beheerdersaccounts van de klant rechten gekregen om deze app te gebruiken.

Alleen beheerdersaccounts van de klant zouden de Shareflex Online-app mogen gebruiken, omdat er SPO-siterechten nodig zijn voor handelingen zoals het uitrollen van code naar de SPO-site. Gebruikers zonder SPO-sitebeheerdersrechten mogen geen code uitvoeren die bepaalde handelingen op SPO-sites verricht.

Alle en Toepassings- (Application) rechten (oranje en groen gemarkeerd in de afbeelding hierboven) zijn beperkt tot geselecteerde SPO-sites. Portal Systems heeft alleen rechten op geselecteerde SPO-sites. Het toekennen van deze rechten staat beschreven in sectie “4. De Shareflex Online enterprise-app toevoegen aan Entra ID”, via het toestemmingsformulier in de afbeelding hieronder.

De gedelegeerde rechten van de Shareflex Online Enterprise App testen.

De gebruiker LialisTest1@lialis.com heeft geen gedelegeerde rechten op de Shareflex Online Services-app.

De gebruiker klikt op de link van de Shareflex Online Services-app.

Er verschijnt een foutmelding.

Een slimme gebruiker zou de URL van de Shareflex Services-app kunnen achterhalen en dan de voorkant van deze site kunnen openen.

De volgende stap is het invoeren van de Shareflex-site van de klant, bijvoorbeeld:

Dezelfde foutmelding.

Lialis ontwikkelt voor Shareflex in Visual Studio Code.

Nieuwe code werkt pas nadat deze is geüpload naar de SharePoint-site waar de Document Control-oplossing is uitgerold.

De extensie Shareflex Code voor Visual Studio Code is vooral bedoeld om ontwikkelbestanden eenvoudig rechtstreeks vanuit VS Code naar de juiste plek in SharePoint te uploaden.

In Visual Studio Code stellen we een SharePoint-bestemming in voor Shareflex Code, bijvoorbeeld https://lialis.sharepoint.com/sites/documentcontroltest

Daarna uploaden we nieuwe of gewijzigde codebestanden naar SharePoint met Shift + Alt + U in Visual Studio Code. Tijdens de ontwikkeling uploaden we vaak tientallen bestanden. Met één toetscombinatie duurt elke upload enkele seconden en komt het bestand altijd op de juiste plek terecht.

Het goedkeuren van Shareflex Code voegt een extra Enterprise Application toe aan de tenant van de klant: Visual Studio Code Shareflex Extension, gepubliceerd door Portal Systems AG.

De schermafbeelding hieronder laat zien hoe dit eruitziet in Microsoft Entra ID, onder Bedrijfstoepassingen › Alle toepassingen.

Gevraagde rechten
Shareflex Code vraagt de volgende rechten.

Alle rechten die Shareflex Code vraagt zijn gedelegeerd, geen toepassingsrechten.

Met een toepassingsrecht kan een app zelfstandig handelen, zonder gebruiker, en bij alles in de tenant waar dat recht op van toepassing is.

Een gedelegeerd recht werkt alleen via een aangemelde gebruiker en gaat nooit verder dan de rechten van die gebruiker zelf. Shareflex Code werkt dus alleen als iemand is aangemeld met het M365-account van Lialis, en alleen op SharePoint-sites waar dat account al toegang toe heeft.

Aanmelden gaat via de standaard Microsoft 365-aanmeldpagina, met meervoudige verificatie zoals de klant die heeft ingesteld. Bestanden worden alleen overgedragen tussen de Visual Studio Code van de ontwikkelaar en de ingestelde SharePoint-site van de klant. Er worden geen gegevens naar Lialis, Portal Systems of andere partijen gestuurd. De aanmeldsessie wordt alleen in het geheugen bewaard en stopt wanneer Visual Studio Code wordt gesloten.

De klant bepaalt wie Shareflex Code mag gebruiken. Open in Microsoft Entra ID de Enterprise Application Visual Studio Code Shareflex Extension en ga naar Gebruikers en groepen. Daar staan alle gebruikers en groepen die de app mogen gebruiken.

Klik na het aanmelden bij het Partner Portal op de knop Deployments.

Open daarna de map “Shareflex Add-ons” en zoek de nieuwste versie van het ShareflexAddons-archief voor SharePoint Online (O365).

Download het archiefbestand en pak het ergens uit.

Benodigde rol: Site(collectie)beheerder

Ga in uw eigen SharePoint-tenant naar de bibliotheek Deployment in de Shareflex Core-subsite:

https://<TENANT>.sharepoint.com/sites/<CREATED-SITE>/pscBAF/Deployment

Upload daarna (bijvoorbeeld via slepen en neerzetten) de volledige map “ShareflexAddons” naar de bibliotheek Deployment.

Shareflex biedt een complexe, eigen scripttaal op basis van XML waarmee bepaalde SharePoint- en Shareflex-handelingen kunnen worden geautomatiseerd.
Bestanden in deze taal hebben de extensie “.beeml”.

In de map ShareflexAddons staat een bestand “ShareflexAddons.beeml”. Open dit bestand met een teksteditor en kopieer de inhoud.
Ga terug naar de pagina van de Shareflex Online-app (via de link in het menu Instellingen), kies het tabblad Tools en klik op Open Web IDE.

Met deze Web IDE (ook wel Provisioning-client genoemd) voert u *.beeml-scripts uit.
Controleer vóór het uitvoeren dat het veld “Start Web” de URL van uw aangemaakte site bevat (https://<TENANT>.sharepoint.com/sites/<CREATED-SITE>).
De velden “User” en “Password” kunt u negeren.
Het veld “File Name” is handig voor een korte omschrijving van het script, zodat u de uitvoeringen en logboeken later kunt terugvinden. Dit is optioneel, maar wel aan te raden.

Voer gerust het standaardscript uit als test door op Execute te klikken. Klik daarna op Autorefresh om de voortgang live te volgen.
Is het script goed uitgevoerd, dan eindigt het voortgangslogboek met “Script successfully executed”. Waarschuwingen (in tegenstelling tot fouten) kunt u meestal veilig negeren.

Verwijder nu het standaardscript en vervang het door de inhoud van het bestand “ShareflexAddons.beeml”.
Voer vóór het uitvoeren een Precheck uit. Die analyseert het script snel op mogelijke problemen.

Klik na afloop van de precheck op Execute. De installatie van de Shareflex Addons duurt ongeveer twee uur.

De Provisioning-client voert alle scripts uit als achtergrondtaak, dus u kunt uw browser gerust sluiten.
U kunt op elk moment de status, voortgang en geschiedenis van een achtergrondtaak bekijken via de knop Joblist in de Provisioning-client.

Dan komt u in dit overzicht van achtergrondtaken:

Is de installatietaak klaar, dan verschuift deze naar het tabblad Completed en wordt de Run State “Terminated (Normal)”, als er geen problemen zijn opgetreden.

Let op: de Shareflex Contract -app heeft een eigen site (met Shareflex) nodig. Heeft u die nog niet, doorloop dan eerst alle stappen hierboven.

Ga naar de bibliotheek Deployments van het Partner Portal, open de map Shareflex Contract en zoek de nieuwste versie van het ShareflexContract-archief voor SharePoint Online (O365).

Download het archiefbestand en pak het ergens uit. Het bevat twee mappen: “ShareflexContract” en “ShareflexAddons”. Open de laatste en bepaal het versienummer aan de hand van de submap die met een underscore begint.

Ga in uw eigen SharePoint-tenant naar de bibliotheek Deployment in de Shareflex Core-subsite:

https://<TENANT>.sharepoint.com/sites/<CREATED-SITE>/pscBAF/Deployment

Staat er in de bibliotheek een map ShareflexAddons, bepaal dan op dezelfde manier het versienummer.

Is het versienummer van de ShareflexAddons in de map Deployment lager dan dat in het ShareflexContract-archief, verwijder dan de volledige map ShareflexAddons uit de bibliotheek Deployment.

Staat er (niet meer) een map ShareflexAddons in de bibliotheek Deployment, upload dan de ShareflexAddons-versie uit het archief.

Upload tot slot ook de map “ShareflexContract” uit het archief.

Open de Provisioning-client door naar de Shareflex Online-app te gaan (weet u nog, de link in het menu Instellingen?) en onder “Tools” op “Open Web IDE” te klikken.

Open in het gedownloade archief de map ShareflexContract > BEEML en kopieer de inhoud van het bestand “0 Init.beeml”.

Ga terug naar de Provisioning-client en vervang het standaardscript door het script dat u net heeft gekopieerd. Voer een Precheck uit en daarna Execute als er geen problemen zijn gevonden.

Open de Joblist en wacht tot de achtergrondtaak klaar is. Zijn er geen problemen, dan is de Run State van de taak “Terminated (Normal)”.

Voer daarna, afhankelijk van welke contracttypen u wilt gebruiken, ook de scripts 1 tot en met 8 uit. Wacht steeds tot een script klaar is voordat u het volgende start.

Zo ziet de homepage van uw site eruit na het installeren van het contracttype Dienstverleningsovereenkomsten (script “1 DV – SA.beeml”):

De TimeKeeper -app kan als subsite worden uitgerold op elk van uw bestaande sites met Shareflex. Er is geen eigen site voor nodig.

Pak het meegeleverde TimeKeeper-installatiepakket uit en upload het naar de bibliotheek Deployment van de Shareflex Core-subsite:

https://<TENANT>.sharepoint.com/sites/<CREATED-SITE>/pscBAF/Deployment

Ga naar de Provisioning-client via de Shareflex Online-app (weet u nog, de link in het menu Instellingen?) en klik onder “Tools” op “Open Web IDE”.

Zoek het bestand “setup.beeml” in het TimeKeeper-installatiepakket, open het met een teksteditor naar keuze en kopieer de inhoud.
Ga terug naar de Provisioning-client en vervang het standaardscript door het script dat u net heeft gekopieerd. Voer een Precheck uit en daarna Execute als er geen problemen zijn gevonden.

Open de Joblist en wacht tot de achtergrondtaak klaar is. Zijn er geen problemen, dan is de Run State van de taak “Terminated (Normal)”.

Introductie

Het autorisatieconcept van Entra ID (voorheen Azure Active Directory) biedt alleen een recht om e-mails te versturen namens alle e-mailgebruikers. Om dit te beperken tot geselecteerde mailboxen, kunt u het beste werken met toepassingsrechten in Exchange Online. Het doel is ervoor te zorgen dat het Shareflex-e-mailaccount niet kan worden gebruikt om zich voor te doen als een andere gebruiker bij het versturen van e-mails in uw omgeving.

Vereisten

In elke Shareflex-sitecollectie kan een gebruikersaccount worden ingesteld voor het versturen van e-mails. Deze gebruiker moet vooraf al zijn aangemaakt. Per sitecollectie kan een aparte gebruiker worden gebruikt, of alle Shareflex-sitecollecties gebruiken dezelfde gebruiker.

Belangrijk: de gebruiker die e-mails verstuurt heeft minimaal een E1-licentie nodig en moet een zuivere Azure Active Directory-gebruiker zijn. De mailbox van deze gebruiker is bereikbaar via Outlook Online in uw browser. Gedeelde mailboxen worden niet ondersteund.

Het gebruikersaccount dat in dit artikel wordt gebruikt, staat hieronder:

Exchange Online-modules installeren

Start PowerShell als administrator en voer de volgende opdracht uit om het uitvoeringsbeleid in te stellen:

Set-ExecutionPolicy RemoteSigned

Kies No.

Controleer of WinRM goed is ingesteld.

winrm quickconfig

Kies y.

winrm get winrm/config/client/auth

Staat ‘Basic’ niet op true, voer dan uit:

winrm set winrm/config/client/auth '@{Basic="true"}'

Met de volgende opdracht toont u alle bestaande toepassingsautorisaties. Ook de naam van de gebruikte beveiligingsgroep is zo te achterhalen.

Install-Module -Name ExchangeOnlineManagement

Gebruik de volgende opdracht om u als Exchange-beheerder aan te melden bij Exchange Online.

Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName adminuser@tenant.onmicrosoft.com

De beveiligingsgroep met e-mailfunctie aanmaken.

Om later eenvoudig te kunnen aanpassen welke mailbox(en) mogen versturen, raden we aan een beveiligingsgroep met e-mailfunctie (Mail-Enabled Security Group)te gebruiken.
Deze kunt u aanmaken in het Exchange-beheercentrum, of met PowerShell. Wij gebruiken PowerShell.

New-DistributionGroup -Type "Security" -Name "Shareflex Mail Senders" -Alias "ShareflexMailSenders" -Members info@tenant.onmicrosoft.com,news@tenant.onmicrosoft.com

Verberg de groep eventueel in het adresboek:

Set-DistributionGroup -Identity $restrictedGroup.Identity -HiddenFromAddressListsEnabled $true

Met de parameter PrimarySmtpAddress kunt u de beveiligingsgroep expliciet een e-mailadres geven; anders wordt dit samengesteld uit de alias en het e-maildomein. In het voorbeeld hierboven wordt dat ShareflexMailSenders@tenant.onmicrosoft.com.

Het resultaat van de opdracht hierboven:

Dezelfde groep staat ook in Microsoft Azure:

De leden van bovenstaande beveiligingsgroep:

Beheerders die de toegang van een app willen beperken tot specifieke mailboxen, kunnen een toepassingstoegangsbeleid aanmaken met de PowerShell-cmdlet New-ApplicationAccessPolicy .

U kunt nu met de beveiligingsgroep de toepassingsautorisatie voor de Shareflex Online-app aanmaken.
Vul de object-id van uw Shareflex Online-app in als AppId (zie de afbeelding hierboven).

New-ApplicationAccessPolicy -AppId 12345678-abcd-0123-cdef-1234567890 -PolicyScopeGroupId ShareflexMailSenders@tenant.onmicrosoft.com -AccessRight RestrictAccess -Description "Restrict ShareflexOnline to members of distribution group ShareflexMailSenders."

Let op: er is momenteel geen grafische interface in Entra ID/AAD om het resultaat van deze instellingen te bekijken.

Test-ApplicationAccessPolicy -Identity user1@tenant.onmicrosoft.com -AppId 12345678-abcd-0123-cdef-1234567890

Het toepassingstoegangsbeleid lijkt goed te werken.

Om te testen of het beleid actief is, kunt u de volgende opdracht uitvoeren met verschillende e-mailadressen:

We moeten het account shareflexworkflow@lialis.com toevoegen aan de beveiligingsgroep met e-mailfunctie in het Exchange-beheercentrum.

In de Shareflex-omgeving van Lialis draaien meerdere sites op Shareflex Addons versie 3.

Testen of bovenstaande beschermt tegen imitatie

De configuratie is nu klaar. We gebruiken het Shareflex-platform om te controleren dat imitatie (met een niet-toegestaan ‘van’-adres) niet meer mogelijk is. In Shareflex Addons versie 3 en 4 is er een grafische interface waarmee u de Shareflex-app e-mails laat versturen via Microsoft Graph. Anders dan versie 4 laat versie 3 u het ‘van’-adres opgeven, dus die gebruiken we voor onze tests. Alle Shareflex-sites (ongeacht de Addons-versie) delen dezelfde app-registratie, dus de uitkomst van deze test geldt ook voor Addons versie 4.

In de omgeving van Lialis draaien meerdere sites op Shareflex Addons versie 3. Ga in een van die sites naar de lijst met uitgaande e-mails.

Maak een nieuw item aan en zet het ‘van’-adres bijvoorbeeld op noel@lialis.com, of een andere gebruiker die niet als ‘van’-adres is toegestaan.

De status is Error. Precies goed.

En in de lijst met Shareflex-logboeken is een foutmelding vastgelegd met precies de Graph-fout die we wilden zien.

Test 2 van het ApplicationAccessPolicy, dit keer met een toegestaan ‘van’-adres.

De e-mail is via Microsoft Graph succesvol verstuurd door de Shareflex-app.

En de e-mail is aangekomen in Outlook.

c41f5213-af77-45e3-b19b-8bf99e4715d7

Open uw browser en ga naar de pagina Shareflex for Outlook in Microsoft AppSource.