Archiveren definitie feiten uitdagingen

Archiveren

Het digitaal archiveren van documenten wordt een steeds belangrijker onderwerp in de wereld van vandaag. De termen ‘archivering’ en ‘digitalisering’ gaan nu hand in hand, waardoor het voor bedrijven noodzakelijk is om eindelijk afscheid te nemen van het opgestapelde papier en de stoffige archiefkasten. Velen aarzelen echter nog steeds om deze stap te zetten vanwege schijnbare onzekerheden en uitdagingen, zoals de kwestie van ‘compliance’.

Dit artikel werpt licht op het onderwerp digitale en conforme archivering en behandelt de volgende punten:

Wat is archiveren?
Analoog versus digitaal: wat is digitaal archiveren?
Waarom digitaal archiveren?
Wat moet worden gearchiveerd?
Bewaartermijnen

Uitdagingen bij digitaal archiveren
Compliant archiveren volgens AVG
Archivering en AVG
Hoe werkt digitaal archiveren?
Digitaal archiveren in de cloud met Microsoft 365 en SharePoint Online

Wat wordt bedoeld met archiveren?

De term ‘archivering’ dateert oorspronkelijk uit de oudheid en is afgeleid van het Latijnse woord ‘Archivum’, dat grofweg de opslagplaats voor documenten en documenten beschrijft. In de tweede helft van de 15e eeuw vond het concept van een archief en archivering zijn weg naar de taal van de kanselarij en bleef zich vestigen.

Sindsdien is het fundamentele idee van verzamelen en archiveren blijven bestaan en wordt het nog steeds in veel instellingen toegepast. Het is echter niet uitsluitend gebaseerd op interne archiveringsrichtlijnen van het bedrijf, maar is vaak onderworpen aan wettelijke vereisten.

Tegenwoordig wordt archivering vooral gedefinieerd als de tijdloze, onveranderlijke en doorgaans gecontroleerde systematische opslag van documenten en gegevens. Dit kan zowel in analoge als digitale of elektronische vorm worden gedaan. Het doel van archiveren is om gegevens en documenten zo op te slaan dat ze op elk moment toegankelijk en opvraagbaar zijn.

Hoewel gearchiveerde documenten over het algemeen weinig relevantie hebben voor de dagelijkse bedrijfsvoering, moeten bepaalde soorten documenten volgens specifieke richtlijnen voor een bepaalde duur worden bewaard. Dit is een wettelijke vereiste.

Analoog versus digitaal: wat is digitaal archiveren?

Documentarchivering kan over het algemeen op twee manieren plaatsvinden: analoog of digitaal. Analoog verwijst naar het fysiek opslaan van bestanden en documenten in papieren vorm. Bij digitale documentarchivering worden daarentegen informatie en gegevens opgeslagen op een digitaal opslagmedium. Er zijn drie mogelijke methoden voor digitale archivering: veelgebruikte zijn harde schijfsystemen (NAS – Network Attached Storage), die continue toegang mogelijk maken. Er zijn nog steeds alternatieven in gebruik die gegevens op tape of op optische media zoals cd’s of dvd’s opslaan, waardoor deze niet altijd toegankelijk zijn. Een derde variant die de afgelopen jaren is ontstaan, staat bekend als cloudopslag of cloudgebaseerde opslag.

Het werken met documenten en gegevens in digitale vorm vereist echter niet noodzakelijkerwijs dat ze in hun oorspronkelijke digitale formaat zijn, zoals het geval is bij e-mails. Zelfs postgedigitaliseerde, gescande papieren documenten, zoals traditionele brieven, kunnen op deze manier elektronisch worden gearchiveerd.

Als gevolg van de digitalisering richten bedrijven zich steeds meer op gedigitaliseerde processen, terwijl traditionele tegenhangers zoals papieren archieven op de achtergrond komen te staan. Deze verschuiving heeft ook geleid tot termen als de Digitale Werkplek en het papierloze kantoor. Bovendien wint met de digitalisering van documenten de digitale archivering van documenten, ook wel elektronische archivering genoemd, steeds meer betekenis.

Terminologie

Bij de digitalisering van documenten, vooral bij het beheer en de verwerking ervan, worden de twee termen Document Management Systeem (DMS) en Document Archiving vaak ten onrechte door elkaar gebruikt of verward. Een DMS richt zich echter vooral op het gestructureerd opslaan van documenten en het opslaan van aanvullende documenteigenschappen om het terugvinden voor de gebruiker te vereenvoudigen. Documentarchivering daarentegen maakt doorgaans al deel uit van een documentbeheersysteem, net als de digitalisering van papieren documenten of de automatisering van documentgebaseerde processen. De taak van documentarchivering is het langdurig bewaren van documenten. Toch vervaagt de grens tussen DMS en archivering steeds meer, waardoor gebruikers het verschil in hun dagelijkse werk nauwelijks merken.

Waarom digitaal archiveren?

Documentarchivering dient als basis voor bedrijven en biedt rechtszekerheid voor bestuursorganen en wetgevers. Niettemin is het onderwerp ‘archivering’ niet bijzonder populair onder ondernemers en werknemers, omdat het zeer tijdrovend, complex en arbeidsintensief kan zijn, afhankelijk van de vorm van archivering. Bovendien draagt archivering niet direct bij aan de winst van het bedrijf.

Om deze inspanningen te minimaliseren is het de moeite waard om te investeren in een digitale archiveringsstrategie of archiveringsconcept en de transitie van analoog naar elektronisch archiveren. Concrete voordelen ten opzichte van de analoge aanpak zijn onder meer:

Voordelen van elektronische archivering

Ruimtebesparend: Fysieke opslag van papieren en dossiermappen in een speciaal archief is niet langer nodig, omdat ze op een database-ondersteunde manier worden opgeslagen. Voor dit doel zijn cloudservers bijzonder voordelig.
Directe toegang: (online) documenten en bestanden zijn voor alle medewerkers direct toegankelijk, overal en altijd.
Tijdsbesparing: Documenten zijn direct beschikbaar via zoekopdrachten in de volledige tekst en hoeven niet handmatig door medewerkers in archieven te worden doorzocht.
Transparantie en duidelijkheid: de gegevens kunnen in realtime worden bekeken, inclusief rechten. Bovendien elimineert transparantie onnodige kopieën.
Kostenbesparingen: De huurkosten voor fysieke opslagruimte, evenals de materiaal- en personeelskosten, worden aanzienlijk verlaagd, wat op de lange termijn tot kostenbesparingen leidt.
Continuïteit en consistentie: Digitale archivering van alle media voorkomt mediabreuken. Documenten op papier moeten worden gedigitaliseerd.
Schaalbaarheid: Goede archiveringssoftware maakt eenvoudige schaalbaarheid mogelijk, waardoor grote hoeveelheden gegevens kunnen worden gearchiveerd.
Wettelijke naleving: Gearchiveerde documenten dienen als referentie en bewijs dat wettelijke voorschriften, zoals GoBD en GDPR, zijn en worden nageleefd.

Een andere reden die elektronische archivering niet alleen verstandig maar ook noodzakelijk maakt, is de aanzienlijk toegenomen frequentie van het genereren en verspreiden van documenten, samen met de exponentieel groeiende hoeveelheid gegevens. Het handmatig beheren van deze werkdruk is in grote bedrijven nauwelijks haalbaar met een analoge oplossing. Bovendien moderniseert de transitie van een analoge naar een digitale strategie ook de bestaande IT-infrastructuur, wat het hele bedrijf ten goede komt.

Wat moet gearchiveerd worden?

Bedrijven archiveren verschillende soorten documenten en gegevens. Dit kan alles omvatten, van correspondentie met klanten en facturen tot financiële jaarverslagen, en omvat alles wat binnen het bedrijf wordt gegenereerd. Als het echter gaat om het archiveren van bedrijfsdocumenten, zijn er wettelijke vereisten waarbij de optie om vrijwillig te archiveren wordt verwijderd en opslag verplicht wordt. De verplichting om documenten te bewaren is gebaseerd op de General Accepted Accounting Principles (GAAP) of, in het geval van digitale gegevensopslag, op de General Accepted Recordkeeping Principles (GARP).

Cruciaal voor de archiveringsplicht is dat de documenten fiscale relevantie hebben. Niet elk document hoeft echter gedurende dezelfde periode te worden bewaard. Ook hier heeft de wetgever specifieke richtlijnen vastgelegd in de vorm van bewaartermijnen.

De primaire bedrijfsdocumenten die volgens de wetgever verplicht moeten worden gearchiveerd, zijn onder meer:

Boeken en documenten
Voorraden
Jaarlijkse financiële overzichten, bestaande uit de balans en de resultatenrekening
Managementrapportages
Openingsbalans
Werkinstructies en andere organisatorische documenten die nodig zijn om deze administratie te begrijpen
Ontvangen commerciële en zakelijke brieven (bijvoorbeeld e-mails)
Kopieën van verzonden commerciële en zakelijke brieven
Boekingsbewijzen

Bewaartermijnen voor documenten

In de Verenigde Staten zijn bedrijven en zelfstandigen onderworpen aan voorgeschreven minimumperioden voor het bewaren van documenten, ook wel documentbewaarperioden genoemd. Deze perioden worden vastgesteld op basis van een combinatie van federale en staatswetten, sectorspecifieke regelgeving en individueel bedrijfsbeleid.

Hier is een voorbeeldlijst van documenttypen en de bijbehorende bewaartermijnen, gebaseerd op verschillende Amerikaanse wet- en regelgeving:

3 jaar (doorgaans aanbevolen door de IRS):

Belastingaangiften en bewijsstukken

7 jaar (onder de Sarbanes-Oxley Act):

Financiële documenten
Werkpapieren controleren

Variabele bewaartermijnen (afhankelijk van specifieke regelgeving):

Door de SEC gereguleerde gegevens voor beursgenoteerde bedrijven
HIPAA-gereguleerde gezondheidszorgdossiers
Branchespecifieke gegevens, zoals die voor het bankwezen, verzekeringen en gezondheidszorg

Het is belangrijk om te onderkennen dat de vereisten voor het bewaren van documenten aanzienlijk kunnen verschillen, afhankelijk van factoren zoals de aard van de documenten, de sector en specifieke wettelijke of regelgevende verplichtingen. Daarom is het van cruciaal belang voor Amerikaanse bedrijven en organisaties om hun unieke omstandigheden zorgvuldig te beoordelen en advies in te winnen bij juridische en regelgevende experts om ervoor te zorgen dat de toepasselijke wet- en regelgeving wordt nageleefd.

Begin van bewaartermijnen

De bewaartermijn begint aan het einde van het kalenderjaar waarin het betreffende document is aangemaakt. De bewaartermijn voor een factuur uitgegeven op 2 januari 2019 begint bijvoorbeeld op 1 januari 2020 en eindigt op 1 januari 2030.

Belangrijk: De beslissende factor voor de bewaartermijn van een document is de functie ervan binnen het bedrijf. De aanduiding alleen kan niet worden gebruikt om een uitspraak te doen over de bewaartermijn.

Uitdagingen bij digitaal archiveren

Het is essentieel om te onderkennen dat de overgang van analoge naar digitale archivering niet van de ene op de andere dag gerealiseerd kan worden. Afgezien van de tijdsinvestering brengt deze vooruitstrevende stap vaak verschillende onzekerheden en hindernissen met zich mee. Een cruciaal aspect dat relevanter wordt voor bedrijven op het gebied van “digitale archivering” is de bescherming tegen ongeoorloofde toegang tot het digitale archiveringssysteem. Bovendien is het van cruciaal belang om rekening te houden met de levensduur van opslagmedia om ervoor te zorgen dat documenten gedurende vele jaren kunnen worden gearchiveerd met inachtneming van de bewaartermijnen (langetermijnarchivering). Beide aspecten worden uiteengezet in de principes voor het juiste beheer en de juiste opslag van boeken, bescheiden en documenten.

Bovendien zijn er aanzienlijke initiële kosten en middelen vereist voor de initiële implementatie. Hoewel deze kosten binnenkort zullen worden gecompenseerd door besparingen, blijft de behoefte aan expertise en gespecialiseerde kennis bestaan, aangezien digitale archivering ingewikkeld en uitgebreid kan zijn. Onderwerpen als ‘naleving van wettelijke eisen’ en ‘archief dat audits kan doorstaan’ leiden vaak tot grote onzekerheden voor ondernemers. Maar wat houdt auditproof archiveren precies in?

Audit-proof archiveren in overeenstemming met Amerikaanse regelgeving

Auditproof archiveren van documenten is een uniek aspect van documentarchivering, waarbij documenten waarvoor bewaarplichten gelden met commerciële en fiscale relevantie worden opgeslagen in een elektronisch archiefsysteem, waarbij de relevante bewaartermijnen in acht worden genomen. In de Verenigde Staten bestaan er richtlijnen en voorschriften voor dit proces, die de naleving van de standaarden voor het bijhouden van gegevens garanderen. Deze regelgeving heeft tot doel de integriteit en toegankelijkheid van gearchiveerde documenten te behouden.

De specifieke regelgeving kan variëren afhankelijk van het rechtsgebied, maar enkele algemene principes zijn onder meer:

1. Bewaring en toegankelijkheid van documenten: Documenten en documenten moeten worden bewaard en georganiseerd op een manier die gemakkelijk terugvinden en audittrails mogelijk maakt.

2. Volledigheid: Zakelijke transacties moeten grondig en consistent worden vastgelegd, zonder weglatingen of hiaten.

3. Nauwkeurigheid: Documenten moeten de feitelijke transacties en omstandigheden accuraat en waarheidsgetrouw weergeven.

4. Tijdige documentatie: Er moet een duidelijk en redelijk tijdsbestek zijn voor het documenteren van transacties en het bijhouden van gegevens.

5. Georganiseerde administratie: Documenten en boeken moeten op een georganiseerde en gestructureerde manier worden bijgehouden.

6. Onveranderlijkheid van gegevens: Zodra een document is aangemaakt, mag het niet meer worden gewijzigd of ermee worden geknoeid, behalve in overeenstemming met wettelijke vereisten en gedocumenteerde procedures.

Het niet naleven van deze regelgeving kan leiden tot verschillende boetes, waaronder financiële boetes en juridische gevolgen. De ernst van de straffen kan variëren, afhankelijk van de jurisdictie en de aard van de overtreding. Het is raadzaam juridisch advies in te winnen om ervoor te zorgen dat de specifieke regelgeving in uw rechtsgebied volledig wordt nageleefd en begrepen.

Article “Audit-Proof Archiving with SharePoint“

Read in our guest article by Markus Olbring, Managing Director of comdatis it-consulting GmbH & Co. KG, how audit-proof archiving works with Microsoft 365 and SharePoint Online.

Archivering en AVG

De Algemene Verordening Gegevensbescherming, bekend als GDPR, is een verordening van de Europese Unie die de verwerking van persoonsgegevens regelt. Vooral in de context van bewaartermijnen bij archivering stelt de AVG vaak voor uitdagingen voor bedrijven. Velen vragen zich af welke regel voorrang heeft, de AVG of de bewaarplicht. Het antwoord is: geen van beide heeft voorrang omdat beide regels gelijktijdig van toepassing zijn. Volgens de AVG moeten documenten die persoonsgegevens bevatten, worden verwijderd zodra het oorspronkelijke archiveringsdoel niet langer bestaat.

Aan de andere kant zijn er de wettelijke bewaarplichten en -termijnen die zijn vastgelegd in de AVG. Ze vertegenwoordigen het nieuwe doel van archiveren. Deze gegevens kunnen verder worden gearchiveerd, maar moeten na het verstrijken van de bewaartermijn worden verwijderd. Als u dit niet doet, kan dit leiden tot aanzienlijke financiële boetes*.

Hoe werkt digitaal archiveren?

Om auditbestendige archivering volgens de AVG te garanderen, maken bedrijven steeds vaker gebruik van uitgebreide Document Management Systemen (DMS) met archiveringssoftware, naast gespecialiseerde archiveringssystemen. Binnen een DMS kunnen alle bedrijfsdocumenten, zoals facturen, pakbonnen of balansen, digitaal worden opgeslagen. De software helpt gebruikers bij het voldoen aan wettelijke vereisten, vaak via workflows en herinneringen voor het verwijderen van documenten. Het geeft ook informatie over de respectieve bewaartermijnen.

Gezien het brede scala aan digitale archiveringssystemen en DMS dat beschikbaar is, moet de keuze aansluiten bij de specifieke behoeften van het bedrijf. Een bekende aanbieder van cloudgebaseerde software is bijvoorbeeld Microsoft, met producten als Microsoft 365 en SharePoint Online.

Digitale archivering in de cloud met Microsoft 365 en SharePoint Online

Microsoft biedt een breed scala aan beveiligingssjablonen voor bedrijven via de richtlijnen voor ‘Compliance & Security’, waarin aspecten als bewaarvereisten worden behandeld. Deze beveiligingssjablonen worden gereguleerd binnen Microsoft Purview (voorheen Microsoft 365 Compliance) en Microsoft Azure Purview. Ze omvatten gebieden zoals big data en prestaties, gegevensprivacy, gegevensbeveiliging, encryptie en archivering.

Wanneer u een documentmanagementsysteem (DMS) gebruikt op basis van deze richtlijnen, beschikt u automatisch over een archiveringssysteem. Microsoft heeft al nagedacht over de revisiebeveiliging van archivering met SharePoint Online, waardoor dit eenvoudig te implementeren is. In de standaarddocumentbibliotheek van SharePoint hebt u bijvoorbeeld de mogelijkheid om documenten te vergrendelen voor bewerking. Onder de nalevingsgegevens die u daar kunt selecteren, vindt u de bewaartermijn en de vervaldatum ervan.

Microsoft 365 en SharePoint Online hebben echter hun beperkingen als het gaat om uitgebreid Enterprise Content Management (ECM) en complexe oplossingen. Dit is waar wij in beeld komen met de Shareflex ECM Online-productsuite. Shareflex Documents biedt bijvoorbeeld een compleet DMS met vooraf gedefinieerde bestandsstructuren, documenttypen, toestemmingscontroles, een workflowsysteem en interfaces met verschillende ERP-systemen. Shareflex Contract richt zich op het beheren van contracten en hun volledige levenscyclus, terwijl Shareflex Invoice een vooraf gedefinieerde workflow biedt voor het digitaliseren, beoordelen en goedkeuren van inkomende facturen.

De mogelijkheid tot revisieveilige archivering is gegarandeerd omdat alle Shareflex-oplossingen van Portal Systems zijn gebaseerd op SharePoint Online en gebruik maken van de uitgebreide Microsoft 365 “Compliance & Security”-functies. Als u meer wilt weten over ons en onze oplossingen, neem dan gerust contact met ons op. Wij helpen u de juiste oplossingen te vinden om uw bedrijf digitaal te ondersteunen en vooruit te helpen.

Juridische Disclaimer

Alle informatie in dit artikel wordt uitsluitend verstrekt voor informatieve doeleinden. Het vormt geen juridisch advies en kan individueel juridisch advies dat rekening houdt met de specifieke omstandigheden van elk geval, niet vervangen. Wanneer we verslag doen van zaken, vooral gerechtelijke beslissingen, mag niet worden aangenomen dat de uitkomsten noodzakelijkerwijs vergelijkbaar zullen zijn in andere gevallen.

We streven ernaar alle informatie in dit artikel zorgvuldig te selecteren en indien nodig bij te werken of aan te vullen. Desalniettemin kunnen we de actualiteit, volledigheid en nauwkeurigheid van de informatie in dit artikel niet garanderen. Dit geldt met name bij wijzigingen in wet- en regelgeving of jurisprudentie.