Rapportage definitie en voorbeelden
Wat is een rapportage?
Rapportage heeft primair betrekking op de middelen en maatregelen voor het verzamelen, verwerken, opslaan en presenteren van informatie binnen een organisatie. Rapportage heeft ook tot doel de complexiteit te vereenvoudigen en gegevens toegankelijker te maken voor specifieke doelgroepen en belanghebbenden, zowel intern als extern. Om dit te bereiken wordt informatie met betrekking tot het bedrijf en haar omgeving opgesteld in de vorm van rapporten. De soorten rapporten kunnen divers zijn, maar voor de presentatie worden vaak tabellen en grafieken gebruikt. Het is essentieel dat gegevens op een begrijpelijke en georganiseerde manier beschikbaar worden gesteld aan gebruikers.
Als het om rapportage gaat, worden in dit verband vaak de termen Controlling en Monitoring gebruikt. Het onderscheid is echter niet altijd duidelijk. Dit komt omdat alle drie de termen vaak door elkaar worden gebruikt. Toch zijn er fundamentele verschillen: Bij monitoring gaat het vooral om het bewaken van verschillende processen en kan daardoor alarm slaan. Rapportage heeft tot doel informatie te verstrekken. Monitoring en rapportage vinden parallel plaats en beschrijven twee verschillende processen. Controlling beschrijft daarentegen het management binnen de organisatie en is gebaseerd op bestaande gegevens. Rapportage vormt de basis voor Controlling en is in dat opzicht verbonden met dit gebied.
Waarom is rapporteren belangrijk?
Voor Controlling en dus voor de bedrijfsvoering is het essentieel dat bedrijfsdata goed voorbereid en direct beschikbaar zijn. Hiervoor zijn verschillende redenen. Rapportage dient in de eerste plaats als kennisoverdracht binnen het bedrijf. Medewerkers van verschillende afdelingen of leidinggevende posities, maar ook het topmanagement, kunnen snel inzicht krijgen in bedrijfsprocessen waarmee zij minder vertrouwd zijn, omdat de gegevens professioneel zijn verzameld en voorbereid in rapporten. Rapporten verminderen daarom het informatieverlies binnen een organisatie.
Ten tweede is rapportage over het algemeen een waardevol instrument voor analyse binnen een bedrijf. Het vormt de basis voor effectieve en efficiënte evaluaties, waarop het beheer en de ontwikkeling van strategieën zijn gebaseerd. Zo ondersteunen rapporten direct het operationele en strategische bedrijfsmanagement, en hoeven beslissingen niet ‘op gevoel’ te worden genomen. Rapportage kan bijvoorbeeld inzicht geven in de vraag of de marketingmix, met specifieke activiteiten zoals social media plannen, website activiteiten of de nieuwste campagnes, bijdraagt aan het behalen van doelen en in welke mate.
Dit wordt bereikt omdat rapporten het mogelijk maken conclusies te trekken over de gepubliceerde inhoud en het bijbehorende gebruikersgedrag, evenals over de algemene activiteiten van het bedrijf over een langere periode. Dit maakt de soms lastig te meten acties kwantificeerbaar en kwalificeerbaar. In eenvoudiger bewoordingen: vragen als ‘Is het überhaupt zinvol wat ik doe?’ en “Hoe succesvol ben ik ermee?” op een gefundeerde manier beantwoord kunnen worden.
Wat moet de rapportage omvatten?
Rapportage kan qua uiterlijk variëren van bedrijf tot bedrijf, afhankelijk van het doel ervan. Standaardtypen rapporten zijn onder meer marketingrapportage, financiële rapportage, verkooprapportage, managementrapportage, personeelsrapportage, inkooprapportage of IT-rapportage. Deze rapporten omvatten doorgaans gebieden zoals balansen, winst- en verliesrekeningen en andere belangrijke statistieken, zoals die van socialemediamarketing. Dit resulteert in een groot aantal verschillende manieren om deze rapporten te presenteren. Om ervoor te zorgen dat een rapport zeer informatief en nuttig is voor andere belanghebbenden, moet het aan bepaalde criteria voldoen.
De rapportage…
1. … moet afgestemd zijn op het publiek dat ermee werkt. Alle informatie moet feitelijk juist zijn en door iedereen begrepen worden. Daarnaast moet de verslaggeving vanuit een objectief perspectief worden geschreven.
2. … moet consistent zijn. Dit betekent dat altijd dezelfde terminologie moet worden gebruikt en dat de structuur niet mag veranderen.
3. … moet ontworpen zijn voor een of meer specifieke doelstellingen. Duidelijke stuurinformatie voor de ontvanger kan alleen worden gegenereerd met de achtergrond van doelformulering.
4. … moet snel en eenvoudig te maken zijn. Als de basisstructuur eenmaal aanwezig is, hoeven dagelijkse, wekelijkse of maandelijkse evaluaties niet veel tijd in beslag te nemen.
5. … mag alleen de Key Performance Indicators (KPI’s) bevatten die nodig zijn voor de doelstellingen. De nadruk ligt hier op het concentreren op de essentiële zaken en niet op het opnemen van alle beschikbare meetgegevens.
Best Practice: Rapportage en analyse op het gebied van “sociale media”.
Ter illustratie volgt hier een voorbeeldrapport van een fictief bestaand gebruikersaccount, met Instagram als basis. De afkorting “KW” vertegenwoordigt de individuele kalenderweek van het jaar. In dit voorbeeld wordt voor het eerst een rapport gemaakt in KW 1. Daarom zijn er geen statistieken over de toename/verlies vergeleken met de voorgaande week (zie “Groei in de afgelopen 7 dagen”).
Het doel is om te laten zien hoe een tabellarische vorm van rapportage eruit zou kunnen zien. Houd er echter rekening mee dat dit rapport een sterk vereenvoudigde en verkorte versie is, waarbij de nadruk ligt op de typische Key Performance Indicators (KPI’s) voor sociale media, zoals vertoningen, bereikte accounts, profielweergaven, volgers en betrokkenheid.
Als aanvullende analyse en als hulpmiddel voor later onderzoek zijn de procentuele veranderingen in KPI’s vergeleken met de voorgaande week al berekend. Dit maakt het mogelijk om initiële gekwalificeerde uitspraken te doen.
Met behulp van deze tabel kunt u duidelijk de veranderingen in de statistieken over een periode van vier weken zien. Bijna alle gebieden zijn voortdurend toegenomen. Dit biedt een eerste indicatie dat de marketinginspanningen effectief zijn. Het uiteindelijke succes hangt echter af van meerdere factoren en KPI’s en wordt gemeten op basis van de mate waarin het doel is bereikt. Als het in dit voorbeeld het doel was om het bereik (vertoningen + bereikte accounts) te vergroten gedurende de totale duur van vier weken, dan is dit doel bereikt.
Gebeurtenissen snel identificeren
Het valt echter ook op dat het aantal volgers in week 3 aanzienlijk is afgenomen ten opzichte van de week ervoor, ook al zijn impressies, bereikte accounts, profielweergaven en vooral de betrokkenheidsgraad toegenomen. In dit geval is het gepast om de inhoud te bekijken die is gepubliceerd. Misschien vond een bericht geen weerklank bij gebruikers, of was er mogelijk een aanzienlijke negatieve reactie. Dergelijke gebeurtenissen hebben onvermijdelijk invloed op de statistieken en worden duidelijk in de rapportage.
Als we naar de rapportagetabel en de kleurgecodeerde velden kijken, is het ook duidelijk dat extremen, zowel positief als negatief, vaak met vertraging zichtbaar worden. De effecten van bijvoorbeeld week 3 zijn pas duidelijk zichtbaar in de tabel van week 4. In het ideale geval zouden significante gebeurtenissen, zoals een mogelijke sociale mediacrisis, niet voor het eerst in de berichtgeving opgemerkt moeten worden.
Statistieken correct interpreteren
Dalingen in de statistieken kunnen naast de inhoud zelf ook andere oorzaken hebben, zowel op sociale media als op andere gebieden. Voor KPI’s gerelateerd aan Google spelen bijvoorbeeld websiteprestaties meestal een cruciale rol. Als Google een nieuwe update lanceert en het algoritme wijzigt, kan dit ertoe leiden dat uw website niet langer wordt geïndexeerd. Dit kan zich ook manifesteren als slechte cijfers in de rapportage of het gebruikte rapportagetool/systeem.
Half november lanceerde Google een kernupdate. In dit voorbeeld kelderden de klikaantallen op de website aanzienlijk.
Rapportage met SharePoint en Microsoft 365
Het lijdt geen twijfel dat rapportage een cruciaal onderdeel is van elk bedrijf. Het handmatig maken van rapporten kan echter niet alleen vervelend, maar ook tijdrovend zijn. Met name in grote ondernemingen die te maken hebben met een aanzienlijke hoeveelheid gegevens (vaak ‘Big Data’ genoemd), is het raadzaam deze gegevens binnen systemen te beheren.
Deze zogenaamde ‘rapportagesystemen’ zijn vaak ingebed in Document Management Systemen (DMS) of Enterprise Resource Planning (ERP)-systemen. Dit betekent dat de gegevensbron waaruit het rapportagesysteem zijn informatie kan halen zich daar bevindt.
Gegevens visualiseren met rapportagesystemen
Rapportagesystemen hebben de taak om de in de organisatie verzamelde gegevens automatisch en visueel te presenteren. Dit kunnen tabellen zijn, zoals te zien in ons voorbeeld van sociale media, maar ook grafieken en dashboards. Deze gevisualiseerde gegevens zorgen voor meer transparantie, maken personeel vrij en creëren een op feiten gebaseerd overzicht van de huidige bedrijfsprocessen in de betreffende bedrijfsgebieden. Bovendien omzeilt deze aanpak het probleem van datasilo’s en zorgt ervoor dat alle kritieke informatie in aanmerking wordt genomen.
Eén manier om geautomatiseerde rapportage uit te voeren wordt aangeboden door Microsoft 365 met zijn Power Platform. De Business Intelligence Software (BI-software) “Power BI” die beschikbaar is in Microsoft 365 is uitstekend geschikt voor het verzamelen, verwerken en creëren van zinvolle rapporten op basis van gegevens in verschillende systemen, zoals ERP- en DMS-systemen. De daar gemaakte en gepubliceerde rapporten kunnen vervolgens direct beschikbaar worden gemaakt voor alle gebruikers in SharePoint Online. Dit betekent dat orderinvoer, klantenwerving, jaarlijkse bedrijfsplanning en meer via Power BI in SharePoint Online kunnen worden gepresenteerd.
Eenvoudig rapporten maken in Shareflex
De waardevolle gegevens binnen de Shareflex-oplossingen van Portal Systems kunnen eenvoudig worden gebruikt en omgezet in rapporten met behulp van Power BI. Van contract- en documentbeheer tot factuurverwerking, alle oplossingen binnen de Shareflex ECM Online productsuite zijn gebaseerd op SharePoint Online en Microsoft 365. Wilt u meer weten over onze oplossingen en rapportage met Power BI in Microsoft 365? Aarzel niet om contact op te nemen. Wij helpen u graag bij het vinden van de juiste oplossingen om uw bedrijf digitaal te ondersteunen en vooruit te helpen.