Shareflex DigitalSign API (DocuSign)

Introductie

Digitale transformatie stopt niet bij contract- en documentprocessen. Met de Shareflex DigitalSign API biedt Shareflex een krachtige en configureerbare best-practice module om digitale ondertekenprocessen direct in de Shareflex-interface te integreren. De module ondersteunt Adobe Sign en DocuSign, zodat organisaties hun bestaande licentiemodellen en beveiligingsstandaarden kunnen blijven gebruiken. De communicatie tussen Shareflex en de provider verloopt via de API van de provider.

Ondersteunde providers

Adobe Sign (Enterprise-licentie vereist)
DocuSign

Ondersteunde Shareflex-oplossingen

Shareflex Contract
Shareflex Documents

De integratie vindt volledig plaats binnen de Shareflex-dossierinterface—voor gebruikers, beheerders en projectteams.

Integratie in de Shareflex Contract-interface

Voordelen per rol

Gebruikers: Start en beheer het volledige ondertekenproces direct in Shareflex—zonder het platform te verlaten.
Beheerders: Hergebruik bestaande API-licenties en configureer de oplossing via de Shareflex-beheerwebsite.
Projectteams: Pas de UI, ondertekenflow en e-mailsjablonen aan waar nodig.

Overzicht

De Shareflex DigitalSign API-module maakt volledige integratie van digitale ondertekenprocessen mogelijk binnen Shareflex Contract en Shareflex Documents. De communicatie tussen Shareflex en de ondertekenprovider verloopt via de API van de provider.

Provideropties

Adobe Sign
- Gebruik een gebruikersspecifiek Adobe Sign-account
- Of gebruik één gedeeld (service) account voor alle ondertekenprocessen
DocuSign
- Gebruik één gedeeld (service) account voor alle ondertekenprocessen

Vereisten

Voor gebruik van de Adobe Sign API moet de klant beschikken over een Adobe Sign Enterprise-licentie.

Algemene functionaliteit

Gebruikers kunnen digitale ondertekenprocessen starten en beheren zonder Shareflex te verlaten.

Gebruikersacties

Actieve ondertekenaars configureren in Shareflex
Optioneel: authenticatiemethode configureren
Informatieve ontvangers (CC) configureren
Een ondertekenproces starten met één of meerdere geselecteerde documenten
Een opmerking toevoegen voor deelnemers
Provider-e-mails configureren
Automatische herinneringen configureren
Starten in authoring-modus (handtekenvelden plaatsen in het providerportaal)
Herinneringen versturen
Deelnemers vervangen
Status opvragen / document met huidige handtekeningen downloaden
Het proces handmatig beëindigen
Handmatig synchroniseren provider → Shareflex
Handmatig de huidige documentversie downloaden (incl. gedeeltelijke handtekeningen indien beschikbaar)

Belangrijk: Per contract-/transactiedossier kan er tegelijk slechts één actief ondertekenproces bestaan. Binnen dat proces kunnen één of meerdere documenten worden opgenomen.

Automatische achtergrondacties

Automatische synchronisatie/statuschecks met de provider
Voltooide documenten worden automatisch gearchiveerd (optioneel incl. audit trail)
Geannuleerde processen worden overgenomen in Shareflex (incl. Shareflex-melding voor de initiator)

Een veelvoorkomende annuleringsreden is een geweigerde handtekening aan de kant van de provider.

Aanpasbaarheid

Als de standaardfunctionaliteit niet volstaat, kunnen projectspecifieke aanpassingen worden gedaan aan de UI en achtergrondacties.

Typisch ondertekenproces

Deelnemers configureren: selecteer ondertekenaars en optionele authenticatiemethoden.
Ondertekening starten: selecteer documenten, configureer e-mails/herinneringen en activeer eventueel authoring-modus.
Status synchroniseren: handmatig of automatisch synchroniseren met de provider.
Huidige versie downloaden: download de actuele documentstatus (mogelijk met eerste handtekeningen).
Herinneringen versturen: provider-gebaseerde reminders (geen Shareflex-notificaties).
Ondertekening annuleren: annuleren met een reden.
Afronding: het ondertekende document wordt automatisch opgeslagen en zichtbaar in het dossier.

De beschikbare procesacties kunnen per project verschillen en kunnen via configuratie worden in-/uitgeschakeld. Actienamen kunnen ook worden aangepast; deze documentatie gebruikt standaardnamen.

Ondertekenaars configureren

Met de Shareflex DigitalSign-module kunnen gebruikers ondertekenaars direct beheren in de Shareflex-webinterface. De secundaire lijst in het contract-/documentdossier geeft een duidelijk overzicht van alle deelnemers en hun status.

Deelnemers toevoegen

Open het dossier in Shareflex Contract of Shareflex Documents.
Open de secundaire lijst “Signature participants”.
Klik op New om een deelnemer toe te voegen.

Externe deelnemer (buiten de tenant)

Schakel External participant in en voer een geldig e-mailadres in bij Participant e-mail.

Deelnemer bewerken

Deelnemers kunnen alleen worden bewerkt vóór het starten van het ondertekenproces. Selecteer de regel en klik op Edit (of gebruik het
potlood-icoon).

Deelnemer verwijderen

Deelnemers kunnen alleen worden verwijderd vóór het starten van het ondertekenproces. Selecteer de regel en klik op Delete (of gebruik het
menu achter …).

Ondertekenen starten

Open het contract-/zaakdossier.
Klik op e-Signing.
Kies Start signing.

Configuratiedialoog

Document(en) selecteren

Selecteer één of meerdere documenten uit de lijst.

Doelstatus & plaatsing van handtekeningen

Authoring: de huidige gebruiker plaatst handtekenvelden handmatig in het providerportaal.
Actief ondertekenproces: plaatsing gebeurt automatisch via placeholders in het document.

E-mailconfiguratie & herinneringen

Configureer de timing van herinneringen. Deze instellingen gelden voor alle deelnemers en kunnen worden afgestemd op provider-templates.

Opmerking voor deelnemers

Optioneel kun je een opmerking toevoegen die deelnemers zien in de uitnodiging. Een commentsjabloon kan worden ingesteld in de
administratie.

Blog