Werkstroom definitie en voorbeelden

Wat is een werkstroom?

De term ‘workflow / werkstroom’ beschrijft de aaneenschakeling van verschillende opeenvolgende bedrijfsprocessen binnen een organisatie. Daarom wordt een workflow vaak een workflowplan genoemd. Workflows hebben specifiek betrekking op deeltaken binnen een project of een specifiek gebied binnen een bedrijf. Dit betekent dat verschillende bedrijfsprocessen elkaar in een systematische volgorde opvolgen.

Een workflow wordt duidelijk gedefinieerd door een specifieke startgebeurtenis en eindresultaat, en volgt een georganiseerde volgorde. Bovendien moet een workflow altijd een bepaald doel dienen en betekenisvolle waarde bieden, zowel intern voor het bedrijf als extern voor klanten. Om dit te bereiken, werken verschillende personen die bij het bedrijf werken doorgaans aan verschillende substappen om deze te vervullen.

Geïllustreerd kan de werkstroom definitie en voorbeelden er als volgt uitzien >>

Workflowbeheer en managementsystemen – IT-ondersteunde toepassingen in het bedrijfsleven

Omdat een workflow een zakelijke gebeurtenis is die zich vaak binnen een bedrijf herhaalt, is het zinvol om deze processen te structureren, controleren en analyseren. Dit vergroot niet alleen de effectiviteit maar ook de efficiëntie van de workflows en de betrokken medewerkers. Daarom wordt de professionele organisatie en het beheer van workflows altijd geassocieerd met workflowmanagement of workflowprocesmanagement.

Om het maximale voordeel uit workflowbeheer te halen, is het de moeite waard om in workflowsoftware te investeren om een workflowbeheersysteem op te zetten. Dit maakt de transitie mogelijk van analoge data en workflows naar digitale, IT-ondersteunde processen. Automatisering van deze workflows binnen het workflow management systeem kan veel voordelen bieden. Digitale workflows kunnen voor medewerkers een aanzienlijke verlichting zijn in hun dagelijkse werk. Dit is gedeeltelijk te danken aan minder foutenbronnen, tijdsbesparing, gestandaardiseerde processen en grotere transparantie.

Technische automatisering binnen het workflowmanagementsysteem kan echter ook de dynamiek en flexibiliteit verminderen, omdat processen vooraf gedefinieerde patronen volgen. Dit kan negatieve gevolgen hebben voor werknemers als ze chronisch onder belast raken door te veel workflows of essentiële relaties niet meer begrijpen. Daarom moeten bedrijven altijd aandacht besteden aan het zinvolle gebruik van workflows.

De volgende bedrijfsprocessen worden vaak ondersteund door elektronische workflows:

Factuurverwerking
Goedkeuringsprocessen
Contract management
Kwaliteitsmanagement
Sollicitatiebeheer

Reisaanvragen
Verlofaanvraagprocessen
Distributie van inkomende post
Inkoopaanvragen
Klachtenbeheer

Best Practice – IT-workflows voor verlofaanvragen

Verlofaanvraagprocessen zijn een essentieel en terugkerend onderdeel van de werkplekprocedures binnen een bedrijf. Daarom is de informatietechnologieontwikkeling van workflows voor verlofaanvragen van belang voor zowel grote als kleine ondernemingen. De afhandeling van interne verlofaanvragen kan er als volgt uitzien:

Dit voorbeeld illustreert de gelijktijdige verwerkingsketen en het dynamische karakter van workflows in de context van verlofaanvragen. Zeker bij terugkerende loops, zoals besluitvormingsprocessen en feedbackrondes, zijn starre, lineaire structuren niet effectief.

Dit blijkt uit het feit dat in de bovenketen de verlofaanvraag niet werd ingewilligd, omdat plaatsvervangend 1 weigerde de verantwoordelijkheden op zich te nemen. Tegelijkertijd werd echter een andere plaatsvervanger benaderd, die ermee instemde de rol op zich te nemen. Hierdoor kan de verlofaanvraag doorstromen naar de volgende fase en worden voorgelegd aan de leidinggevende. De leidinggevende beslist vervolgens of het verlof wordt goed- of afgekeurd.

Workflowbeheer met Microsoft SharePoint

Een platform dat staat voor efficiënt workflowbeheer is het Microsoft Power Platform. Het omvat de module Microsoft Power Automate (voorheen bekend als “Flow”), die de automatisering van technische processen en het creëren van workflows mogelijk maakt, zoals de integratie van een ERP-systeem. Microsoft Power Automate blinkt uit in processen waarvoor geen gebruikersinteractie of deelname vereist is.

Met de geïntegreerde Shareflex Flow-component in alle Shareflex-applicaties biedt Portal Systems een in-house oplossing voor wkf-beheer. Shareflex Flow is gebaseerd op SharePoint (Online), een dienst binnen Microsoft 365. Het is zeer geschikt voor het automatiseren van losse onderdelen of complete bedrijfsprocessen waarbij gebruikers betrokken zijn en beslissingen moeten nemen, zoals het goedkeuren van verlofaanvragen. Vergeleken met Microsoft Power Automate blinkt Shareflex Flow uit in gebruikersbetrokkenheid.

Bent u geïnteresseerd in cloudgebaseerd workflowmanagement en wilt u de bedrijfsprocessen in uw bedrijf optimaliseren, neem dan gerust contact met ons op. Wij kunnen u helpen de juiste oplossingen te vinden om uw bedrijf digitaal te ondersteunen en vooruit te helpen.