Wat is Shareflex QMS?
Shareflex QMS (Quality Management System) is een op SharePoint gebaseerde oplossing voor het beheren van gecontroleerde documenten, processen en workflows. De oplossing biedt versiebeheer, metadata-gedreven documentmanagement en configureerbare goedkeuringsworkflows, en is daarmee geschikt voor gereguleerde omgevingen waar traceerbaarheid en compliance essentieel zijn.
Voor een klant van Lialis is Shareflex QMS gebruikt als basis voor het ontwerpen en implementeren van een specifieke J-SOX-workflow, volledig afgestemd op interne beheersings- en compliance-eisen.
Introductie van de J-SOX-workflow
De J-SOX-workflow ondersteunt de gestructureerde uitvoering, review en goedkeuring van interne controles conform de Japanse SOX-wetgeving. In plaats van Shareflex QMS “out of the box” te gebruiken, is de standaardfunctionaliteit aangepast aan het control framework, de rollen en de rapportagestructuur van de klant.
De oplossing draait op een dedicated SharePoint-site binnen de M365-tenant van de klant.
Control-gedreven ontwerp
Het hart van de oplossing is een centraal beheerde lijst Workflow Maintenance. In deze lijst zijn alle J-SOX-controls vastgelegd, waaronder:
- Controlomschrijving en Control ID
- Control group (PLC of ITGC)
- Business process (bijv. After Sales Management, Finance & Controlling, IT Controls)
- Control type en significantie (Key / Non-Key)
- Frequentie (wekelijks, maandelijks, per kwartaal, enz.)
- Toegewezen rollen: Preparer, Reviewer, Approver
- Actieve / inactieve status
Vereenvoudigde gebruikerservaring
De QMS-cockpit en documentinterface zijn vereenvoudigd om het J-SOX-proces optimaal te ondersteunen:
Documenten worden uitsluitend aangemaakt via Upload onder de tegel New and In Progress.
Bij het uploaden van een nieuw document selecteert de gebruiker een control via een beperkt aantal verplichte single-value velden (Control Group, Business Process, Control / Process Description). Gebruikers zien alleen de controls waarvoor zij als Preparer zijn toegewezen, wat focus en juistheid garandeert.
Automatische vulling van metadata
Na het uploaden wordt het document automatisch verrijkt met metadata op basis van de geselecteerde control, zoals:
- Control Group en Control ID
- Business Process
- Control Type en significantie
- Frequentie
Deze velden zijn read-only en kunnen niet door de gebruiker worden aangepast, zodat consistentie tussen control-definities en documenten is gewaarborgd.
Workflowlogica
De J-SOX-workflow is volledig control-gedreven: reviewer(s) en approver worden automatisch overgenomen uit de control-definitie.
Na afronding van de goedkeuringsworkflow worden documenten automatisch gepubliceerd in Valid Documents. In deze status zijn documenten read-only en kunnen zij niet meer worden aangepast. Dit is de kern van een QMS: gebruikers werken altijd met goedgekeurde en vastgestelde documentatie.
Wanneer een wijziging nodig is, kan alleen de document owner het document uitchecken. Het document wordt dan bewerkt in Edit Documents, terwijl de eerder goedgekeurde versie (bijvoorbeeld versie 1) beschikbaar en geldig blijft in Valid Documents.
Na afronding van de wijzigingen wordt opnieuw de goedkeuringsworkflow gestart. Pas na succesvolle review en approval wordt de nieuwe versie (bijvoorbeeld versie 2) gepubliceerd in Valid Documents en vervangt deze de vorige geldige versie.
Na voltooiing van de workflow wordt automatisch een notificatie verstuurd naar de J-SOX-coördinator.
Resultaat
Door Shareflex QMS te gebruiken als flexibele basis beschikt de klant nu over een dedicated, control-gedreven J-SOX-workflow die:
- Volledig geïntegreerd is met SharePoint
- Gebruiksvriendelijk is voor eindgebruikers en strikt op compliance
- Centriaal beheerd en audit-proof is
- Exact is afgestemd op J-SOX-eisen
Dit project laat zien hoe Shareflex QMS kan worden getransformeerd van een generieke QMS-oplossing naar een sterk gespecialiseerde compliance-workflow met minimale maatwerkontwikkeling.
