In de Shareflex-oplossing Document Control (QMS) is het mogelijk om QM-recordmetadata automatisch te synchroniseren met het Word-document. Zie de afbeelding hieronder voor een voorbeeld.
De QM-recordmetadata wordt beheerd aan de linkerkant van het formulier in de bovenstaande afbeelding. Het versienummer kan veranderen wanneer een nieuwe versie wordt gepubliceerd. Het Word-document zal dan automatisch dit nieuwe versienummer overnemen, bijvoorbeeld. Dit is erg handig.
Het toevoegen van Shareflex-recordmetadata aan een Word-bestand kan alleen worden gedaan in de Word-desktopapplicatie; dit is niet mogelijk in Word Online.
Open in Shareflex het bijgevoegde document in Word, zoals hieronder:
Ga in Word naar Invoegen in het lint en kies vervolgens Snelonderdelen, gevolgd door Documenteigenschappen, zoals geïllustreerd hieronder.
Alle Shareflex QM-metadata velden worden nu weergegeven en kunnen op deze manier in het Word-document worden ingevoegd.
Om Snelonderdelen te verwijderen, moet je eerst de Ontwikkelaarsopties inschakelen via de MS Word-opties.
Kies vervolgens in het MS Word-lint Ontwikkelaar en daarna Ontwerpmodus.
Nu kunnen al toegevoegde Snelonderdelen worden verwijderd of hun positie worden gewijzigd (knippen en plakken), bijvoorbeeld.
Er is één groot probleem met deze aanpak.
Wanneer Snelonderdelen aan een Word-document worden toegevoegd, worden alle Shareflex QM-recordmetadata velden opgenomen in het Word-bestand. Als dit Word-bestand (met Snelonderdelen) wordt gedownload vanuit Shareflex, bevat het alle metadatavelden, niet alleen de 3 of zo Shareflex-velden die de gebruiker aan het formulier heeft toegevoegd; zelfs de categorische velden zijn aanwezig in het Word-bestand.
Als dit specifieke Word-bestand vervolgens wordt geüpload naar een nieuw QM-record, wordt metadata vanuit het Word-bestand naar het Shareflex QM-record gestuurd als de Shareflex-velden leeg zijn. De QM-recordmetadatawaarden die in blauw zijn gemarkeerd, worden in dit scenario door het Word-bestand ingevuld, wat niet erg wenselijk is.
