Introductie
Lialis Kwaliteit DMS Lite versus Portal-systemen Shareflex Documentenbeheer / QM.
Werkstroom:
– Lialis Quality DMS Lite: recht voorwaarts
– Portal Systems Shareflex Documentenbeheer / QM: Complex
Aantal SharePoint-componenten:
– Lialis Kwaliteit DMS Lite: Laag
– Portal Systems Shareflex Documentenbeheer / QM: Veel
Aantal bestanden/documenten per record:
– Lialis Kwaliteit DMS Lite: meerdere
– Portal Systems Shareflex Documentenbeheer / QM: Eén
Prijzen:
– Lialis Kwaliteit DMS Lite: Goedkoper
– Portal Systems Shareflex Documentenbeheer / QM: duurder
Implementatie:
– Lialis Kwaliteit DMS Lite: Makkelijker
– Portal Systems Shareflex Documentenbeheer / QM: ingewikkeld
Bekijk hier de eindgebruikershandleiding van Portal Systems Shareflex Documentencontrole / Kwaliteitsbeheer.
Workflow voor documentgoedkeuring in Quality DMS Lite
Documenten die in Quality DMS Lite zijn gemaakt, volgen het onderstaande workflowproces voordat ze worden goedgekeurd. De workflow kan worden aangepast aan de behoeften van de klant.
Machtigingsniveaus
De volgende rollen/machtigingsniveaus worden gebruikt in Quality DMS Lite.
| Rol/gebruiker | Machtigingsniveau SPO |
Beschrijving |
| Recensent | Bijdragen / Geen | Individuele verantwoordelijk voor het beoordelen van nieuw aangemaakte documenten – (Lialis Test1) |
| Goedkeurder | Bijdragen / Geen | Individu verantwoordelijk voor het goedkeuren van nieuw aangemaakte documenten nadat de reviewer een positieve review heeft uitgevoerd – (Lialis Test2) |
| Bijdrager | Bijdragen / Geen | Individuele verantwoordelijk voor het aanmaken of bijwerken van nieuwe documenten – (Lialis Test4 en Lialis Test5) |
| Lezer | Lezen/ Geen | Individuen die bevoegd zijn om specifieke documenten te lezen – (Lialis Test6) |
| Beheerder | Volledige controle | Beheerders die verantwoordelijk zijn voor het beheer van de applicatie, het toewijzen van machtigingen en het hebben van lees- en bewerkingstoegang tot alle inhoud – (Lialis Test3) |
Een nieuw document maken
Lialis Test4 gebruiker maakt een nieuw document aan.
De gebruiker (Lialis Test4) stelt de documenttitel, het type en de afdeling in; Op verzoek kunnen extra metadatavelden worden toegevoegd.
Wanneer het record wordt aangemaakt, wordt de initiële workflowstatus ingesteld op Concept, wat aangeeft dat de workflow nog niet is gestart.
Workflowstatus: Concept – Machtigingen
Machtigingen die in dit stadium op de record zijn toegepast:
| Rol | Account | Kan het record bekijken | Kan de record bewerken | Record toegewezen |
| Recensent | Lialis Test 1 | nee | nee | nee |
| Goedkeurder | Lialis Test 2 | nee | nee | nee |
| Bijdrager | Lialis Test 4 | ja | ja | ja |
| Bijdrager | Lialis Test 5 | nee | nee | nee |
| Lezer | Lialis Test 6 | nee | nee | nee |
| Beheerder | Lialis Test 3 | ja | ja | nee |
Wanneer u op de knop Maken drukt, wordt het gedeelte Bestanden zichtbaar.
In dit voorbeeld worden twee Word-documenten geüpload.
Workflow voor documentbeoordeling
Start de workflow door op de knop ‘Verzenden ter beoordeling’ te klikken.
De workflowstatus verandert in Verzonden.
Workflowstatus Verzonden – Machtigingen
Machtigingen die in dit stadium op de record zijn toegepast:
| Rol | Account | Kan het record bekijken | Kan de record bewerken | Record toegewezen |
| Recensent | Lialis Test 1 | ja | nee | ja |
| Goedkeurder | Lialis Test 2 | nee | nee | nee |
| Bijdrager | Lialis Test 4 | ja | nee | nee |
| Bijdrager | Lialis Test 5 | nee | nee | nee |
| Lezer | Lialis Test 6 | nee | nee | nee |
| Beheerder | Lialis Test 3 | ja | ja | nee |
Workflowstatus: Herwerken
Lialis Test1, de toegewezen beoordelaar, ontvangt een e-mail met het verzoek het dossier te beoordelen.
De revisor, die de metagegevens en bijlagen van de record niet kan bewerken, wijst de record opnieuw toe aan de aanvrager vanwege ontbrekende gegevens.
De workflowstatus verandert in Herwerken.
Werkstroomstatus herwerken – Machtigingen
Machtigingen die in dit stadium op de record zijn toegepast:
| Role | Account | Kan het record bekijken | Kan de record bewerken | Record toegewezen |
| Recensent | Lialis Test 1 | nee | nee | nee |
| Goedkeurder | Lialis Test 2 | nee | nee | nee |
| Bijdrager | Lialis Test 4 | ja | ja | ja |
| Bijdrager | Lialis Test 5 | nee | nee | nee |
| Lezer | Lialis Test 6 | nee | nee | nee |
| Beheerder | Lialis Test 3 | ja | ja | nee |
Lialis Test4 (eerste aanvrager) ontvangt een e-mail waarin wordt aangegeven dat het nieuwe document een update nodig heeft. De recordworkflowgeschiedenis toont het workflowlogboek en de reden voor afwijzing.
Lialis Test4 voegt de ontbrekende informatie toe, in dit voorbeeld is er een Excel-bestand bijgevoegd. Vervolgens opent Lialis Test4 de per e-mail verzonden Workflow-taak en dient het item opnieuw ter beoordeling in.
De workflowstatus verandert in Ingediend en start opnieuw vanaf het begin, waarbij de revisor een e-mail ontvangt met daarin een workflowtaak. De machtigingen die in dit stadium op het record worden toegepast, zijn dezelfde als de machtigingen van een nieuw ingediend record.
Workflowstatus: Info gevraagd
Nu heeft de reviewer (Lialis Test1) slechts enkele gegevens van de aanvrager nodig voordat hij het item aan de uiteindelijke goedkeurder voorlegt. Hoewel het item aan de aanvrager is toegewezen, worden de machtigingen niet gewijzigd. In tegenstelling tot de optie ‘Opnieuw toewijzen aan aanvrager’ heeft de revisor nog steeds inzagetoegang tot het record.
De workflowstatus verandert in Info gevraagd.
Workflowstatus Info gevraagd – Machtigingen
Machtigingen die in dit stadium op de record zijn toegepast:
| Role | Account | Kan het record bekijken | Kan de record bewerken | Record toegewezen |
| Recensent | Lialis Test 1 | ja | nee | nee |
| Goedkeurder | Lialis Test 2 | nee | nee | nee |
| Bijdrager | Lialis Test 4 | ja | nee | ja |
| Bijdrager | Lialis Test 5 | nee | nee | nee |
| Lezer | Lialis Test 6 | nee | nee | nee |
| Beheerder | Lialis Test 3 | ja | ja | nee |
Werkstroomstatus: verstrekte informatie
Wanneer de aanvrager de gevraagde informatie indient, wordt het record toegewezen aan de revisor, maar blijven de machtigingen hetzelfde.
De workflowstatus verandert in Info verstrekt.
Werkstroomstatus Info verstrekt – Machtigingen
De machtigingen die in dit stadium op het record worden toegepast, zijn dezelfde als de machtigingen van een nieuw ingediend record:
| Role | Account | Kan het record bekijken | Kan de record bewerken | Record toegewezen |
| Recensent | Lialis Test 1 | ja | nee | ja |
| Goedkeurder | Lialis Test 2 | nee | nee | nee |
| Bijdrager | Lialis Test 4 | ja | nee | nee |
| Bijdrager | Lialis Test 5 | nee | nee | nee |
| Lezer | Lialis Test 6 | nee | nee | nee |
| Beheerder | Lialis Test 3 | ja | ja | nee |
Werkstroomstatus: ingediend voor goedkeuring
Op dit punt wacht de revisor tot de aanvrager terug is van vakantie en dient hij vervolgens het record ter goedkeuring in. Een commentaar is niet nodig.
De werkstroomstatus verandert in Ter goedkeuring ingediend.
Workflowstatus ter goedkeuring ingediend: machtigingen
Machtigingen die in dit stadium op de record zijn toegepast:
| Role | Account | Kan het record bekijken | Kan de record bewerken | Record toegewezen |
| Recensent | Lialis Test 1 | nee | nee | nee |
| Goedkeurder | Lialis Test 2 | ja | nee | ja |
| Bijdrager | Lialis Test 4 | ja | nee | nee |
| Bijdrager | Lialis Test 5 | nee | nee | nee |
| Lezer | Lialis Test 6 | nee | nee | nee |
| Beheerder | Lialis Test 3 | ja | ja | nee |
Werkstroomstatus: afgewezen
De Goedkeurder (Lialis Test2) ontvangt een e-mail met het verzoek het document goed te keuren zodat geautoriseerde gebruikers het kunnen lezen. Om bepaalde redenen wijst de goedkeurder het verzoek echter af, waarbij hij een verplicht commentaar levert om deze keuze te onderbouwen.
De werkstroomstatus verandert in Afgewezen en de werkstroom is voltooid.
De knop ‘Verzenden ter beoordeling’ is weer zichtbaar voor het geval de gebruiker een nieuwe workflow voor dit record wil starten.
Werkstroomstatus afgewezen – machtigingen
De machtigingen die in dit stadium op het record worden toegepast, zijn dezelfde als bij de status Concept:
| Role | Account | Kan het record bekijken | Kan de record bewerken | Record toegewezen |
| Recensent | Lialis Test 1 | nee | nee | nee |
| Goedkeurder | Lialis Test 2 | nee | nee | nee |
| Bijdrager | Lialis Test 4 | ja | ja | ja |
| Bijdrager | Lialis Test 5 | nee | nee | nee |
| Lezer | Lialis Test 6 | nee | nee | nee |
| Beheerder | Lialis Test 3 | ja | ja | nee |
Definitieve documentgoedkeuring
Werkstroomstatus: Goedgekeurd
De Goedkeurder (Lialis Test2) ontvangt een e-mail met het verzoek het document goed te keuren zodat geautoriseerde gebruikers het kunnen lezen. Het record is goedgekeurd:
TDe workflowstatus verandert in Goedgekeurd en de workflow is voltooid.
Overgang van het goedgekeurde document terug naar het concept voor herzieningen.
De eigenaar kan het document van de goedgekeurde fase terugzetten naar een concept voor revisies door op de knop ‘Verplaatsen naar concept’ te drukken.
Workflowstatus Verplaatsen naar concept – Machtigingen
Machtigingen die in dit stadium op de record zijn toegepast:
| Role | Account | Kan het record bekijken | Kan de record bewerken | Record toegewezen |
| Recensent | Lialis Test 1 | nee | nee | nee |
| Goedkeurder | Lialis Test 2 | nee | nee | nee |
| Bijdrager | Lialis Test 4 | ja | ja | nee |
| Bijdrager | Lialis Test 5 | ja | nee | nee |
| Lezer | Lialis Test 6 | ja | nee | nee |
| Beheerder | Lialis Test 3 | ja | nee | nee |