Eindgebruikershandleiding Quality DMS Lite

Eindgebruikershandleiding Quality DMS Lite

De belangrijkste verschillen tussen Lialis Quality DMS Lite (alleen in het Engels op dit moment) en Portal Systems Shareflex Documents Control / Quality Management worden hieronder uiteengezet:

Lialis Kwaliteit DMS Lite versus Portal-systemen Shareflex Documentenbeheer / QM.

Werkstroom:
– Lialis Quality DMS Lite: recht voorwaarts
– Portal Systems Shareflex Documentenbeheer / QM: Complex

Aantal SharePoint-componenten:
– Lialis Kwaliteit DMS Lite: Laag
– Portal Systems Shareflex Documentenbeheer / QM: Veel

Aantal bestanden/documenten per record:
– Lialis Kwaliteit DMS Lite: meerdere
– Portal Systems Shareflex Documentenbeheer / QM: Eén

Prijzen:
– Lialis Kwaliteit DMS Lite: Goedkoper
– Portal Systems Shareflex Documentenbeheer / QM: duurder

Implementatie:
– Lialis Kwaliteit DMS Lite: Makkelijker
– Portal Systems Shareflex Documentenbeheer / QM: ingewikkeld

Bekijk hier de eindgebruikershandleiding van Portal Systems Shareflex Documentencontrole / Kwaliteitsbeheer.

Workflow voor documentgoedkeuring in Quality DMS Lite

Documenten die in Quality DMS Lite zijn gemaakt, volgen het onderstaande workflowproces voordat ze worden goedgekeurd. De workflow kan worden aangepast aan de behoeften van de klant.

SharePoint Quality DMS Lite in Shareflex workflow voor doc goedkeuring

Machtigingsniveaus

De volgende rollen/machtigingsniveaus worden gebruikt in Quality DMS Lite.

Rol/gebruiker Machtigingsniveau SPO
Beschrijving
Recensent Bijdragen / Geen Individuele verantwoordelijk voor het beoordelen van nieuw aangemaakte documenten – (Lialis Test1)
Goedkeurder Bijdragen / Geen Individu verantwoordelijk voor het goedkeuren van nieuw aangemaakte documenten nadat de reviewer een positieve review heeft uitgevoerd – (Lialis Test2)
Bijdrager Bijdragen / Geen Individuele verantwoordelijk voor het aanmaken of bijwerken van nieuwe documenten – (Lialis Test4 en Lialis Test5)
Lezer Lezen/ Geen Individuen die bevoegd zijn om specifieke documenten te lezen – (Lialis Test6)
Beheerder Volledige controle Beheerders die verantwoordelijk zijn voor het beheer van de applicatie, het toewijzen van machtigingen en het hebben van lees- en bewerkingstoegang tot alle inhoud – (Lialis Test3)

 

Een nieuw document maken

Lialis Test4 gebruiker maakt een nieuw document aan.

SharePoint Quality DMS Lite het maken van een nieuw document

De gebruiker (Lialis Test4) stelt de documenttitel, het type en de afdeling in; Op verzoek kunnen extra metadatavelden worden toegevoegd.

Wanneer het record wordt aangemaakt, wordt de initiële workflowstatus ingesteld op Concept, wat aangeeft dat de workflow nog niet is gestart.

SharePoint Quality DMS Lite workflow approvers

Workflowstatus: Concept – Machtigingen

Machtigingen die in dit stadium op de record zijn toegepast:

Rol Account Kan het record bekijken Kan de record bewerken Record toegewezen
Recensent Lialis Test 1 nee nee nee
Goedkeurder Lialis Test 2 nee nee nee
Bijdrager Lialis Test 4 ja ja ja
Bijdrager Lialis Test 5 nee nee nee
Lezer Lialis Test 6 nee nee nee
Beheerder Lialis Test 3 ja ja nee

 

Wanneer u op de knop Maken drukt, wordt het gedeelte Bestanden zichtbaar.

In dit voorbeeld worden twee Word-documenten geüpload.

SharePoint Quality DMS Lite toevoegen van bestanden aan het record

Workflow voor documentbeoordeling

End User Manual Quality DMS Lite - review workflow

Start de workflow door op de knop ‘Verzenden ter beoordeling’ te klikken.

De workflowstatus verandert in Verzonden.

Workflowstatus Verzonden – Machtigingen

Machtigingen die in dit stadium op de record zijn toegepast:

Rol Account Kan het record bekijken Kan de record bewerken Record toegewezen
Recensent Lialis Test 1 ja nee ja
Goedkeurder Lialis Test 2 nee nee nee
Bijdrager Lialis Test 4 ja nee nee
Bijdrager Lialis Test 5 nee nee nee
Lezer Lialis Test 6 nee nee nee
Beheerder Lialis Test 3 ja ja nee

 

Workflowstatus: Herwerken

End User Manual Quality DMS Lite - re assign

Lialis Test1, de toegewezen beoordelaar, ontvangt een e-mail met het verzoek het dossier te beoordelen.

SharePoint Quality DMS Lite email naar persoon die het record moet goedkeuren

De revisor, die de metagegevens en bijlagen van de record niet kan bewerken, wijst de record opnieuw toe aan de aanvrager vanwege ontbrekende gegevens.

SharePoint Quality DMS Lite scherm waarmee de approver moet werken

De workflowstatus verandert in Herwerken.

Werkstroomstatus herwerken – Machtigingen

Machtigingen die in dit stadium op de record zijn toegepast:

Role Account Kan het record bekijken Kan de record bewerken Record toegewezen
Recensent Lialis Test 1 nee nee nee
Goedkeurder Lialis Test 2 nee nee nee
Bijdrager Lialis Test 4 ja ja ja
Bijdrager Lialis Test 5 nee nee nee
Lezer Lialis Test 6 nee nee nee
Beheerder Lialis Test 3 ja ja nee

 

Lialis Test4 (eerste aanvrager) ontvangt een e-mail waarin wordt aangegeven dat het nieuwe document een update nodig heeft. De recordworkflowgeschiedenis toont het workflowlogboek en de reden voor afwijzing.

ddddddddddddds

Lialis Test4 voegt de ontbrekende informatie toe, in dit voorbeeld is er een Excel-bestand bijgevoegd. Vervolgens opent Lialis Test4 de per e-mail verzonden Workflow-taak en dient het item opnieuw ter beoordeling in.

De workflowstatus verandert in Ingediend en start opnieuw vanaf het begin, waarbij de revisor een e-mail ontvangt met daarin een workflowtaak. De machtigingen die in dit stadium op het record worden toegepast, zijn dezelfde als de machtigingen van een nieuw ingediend record.

Workflowstatus: Info gevraagd

End User Manual Quality DMS Lite - request info

Nu heeft de reviewer (Lialis Test1) slechts enkele gegevens van de aanvrager nodig voordat hij het item aan de uiteindelijke goedkeurder voorlegt. Hoewel het item aan de aanvrager is toegewezen, worden de machtigingen niet gewijzigd. In tegenstelling tot de optie ‘Opnieuw toewijzen aan aanvrager’ heeft de revisor nog steeds inzagetoegang tot het record.

De workflowstatus verandert in Info gevraagd.

Workflowstatus Info gevraagd – Machtigingen

Machtigingen die in dit stadium op de record zijn toegepast:

Role Account Kan het record bekijken Kan de record bewerken Record toegewezen
Recensent Lialis Test 1 ja nee nee
Goedkeurder Lialis Test 2 nee nee nee
Bijdrager Lialis Test 4 ja nee ja
Bijdrager Lialis Test 5 nee nee nee
Lezer Lialis Test 6 nee nee nee
Beheerder Lialis Test 3 ja ja nee

 

Werkstroomstatus: verstrekte informatie

Wanneer de aanvrager de gevraagde informatie indient, wordt het record toegewezen aan de revisor, maar blijven de machtigingen hetzelfde.

De workflowstatus verandert in Info verstrekt.

Werkstroomstatus Info verstrekt – Machtigingen

De machtigingen die in dit stadium op het record worden toegepast, zijn dezelfde als de machtigingen van een nieuw ingediend record:

Role Account Kan het record bekijken Kan de record bewerken Record toegewezen
Recensent Lialis Test 1 ja nee ja
Goedkeurder Lialis Test 2 nee nee nee
Bijdrager Lialis Test 4 ja nee nee
Bijdrager Lialis Test 5 nee nee nee
Lezer Lialis Test 6 nee nee nee
Beheerder Lialis Test 3 ja ja nee

 

Werkstroomstatus: ingediend voor goedkeuring

End User Manual Quality DMS Lite - approved

Op dit punt wacht de revisor tot de aanvrager terug is van vakantie en dient hij vervolgens het record ter goedkeuring in. Een commentaar is niet nodig.

De werkstroomstatus verandert in Ter goedkeuring ingediend.

Workflowstatus ter goedkeuring ingediend: machtigingen

Machtigingen die in dit stadium op de record zijn toegepast:

Role Account Kan het record bekijken Kan de record bewerken Record toegewezen
Recensent Lialis Test 1 nee nee nee
Goedkeurder Lialis Test 2 ja nee ja
Bijdrager Lialis Test 4 ja nee nee
Bijdrager Lialis Test 5 nee nee nee
Lezer Lialis Test 6 nee nee nee
Beheerder Lialis Test 3 ja ja nee

 

Werkstroomstatus: afgewezen

End User Manual Quality DMS Lite - rejected

De Goedkeurder (Lialis Test2) ontvangt een e-mail met het verzoek het document goed te keuren zodat geautoriseerde gebruikers het kunnen lezen. Om bepaalde redenen wijst de goedkeurder het verzoek echter af, waarbij hij een verplicht commentaar levert om deze keuze te onderbouwen.

De werkstroomstatus verandert in Afgewezen en de werkstroom is voltooid.

De knop ‘Verzenden ter beoordeling’ is weer zichtbaar voor het geval de gebruiker een nieuwe workflow voor dit record wil starten.

 

Werkstroomstatus afgewezen – machtigingen

De machtigingen die in dit stadium op het record worden toegepast, zijn dezelfde als bij de status Concept:

Role Account Kan het record bekijken Kan de record bewerken Record toegewezen
Recensent Lialis Test 1 nee nee nee
Goedkeurder Lialis Test 2 nee nee nee
Bijdrager Lialis Test 4 ja ja ja
Bijdrager Lialis Test 5 nee nee nee
Lezer Lialis Test 6 nee nee nee
Beheerder Lialis Test 3 ja ja nee

Definitieve documentgoedkeuring

End User Manual Quality DMS Lite - document approved

Werkstroomstatus: Goedgekeurd

De Goedkeurder (Lialis Test2) ontvangt een e-mail met het verzoek het document goed te keuren zodat geautoriseerde gebruikers het kunnen lezen. Het record is goedgekeurd:

TDe workflowstatus verandert in Goedgekeurd en de workflow is voltooid.

Overgang van het goedgekeurde document terug naar het concept voor herzieningen.

End User Manual Quality DMS Lite - take back to draft

De eigenaar kan het document van de goedgekeurde fase terugzetten naar een concept voor revisies door op de knop ‘Verplaatsen naar concept’ te drukken.

Workflowstatus Verplaatsen naar concept – Machtigingen

Machtigingen die in dit stadium op de record zijn toegepast:

Role Account Kan het record bekijken Kan de record bewerken Record toegewezen
Recensent Lialis Test 1 nee nee nee
Goedkeurder Lialis Test 2 nee nee nee
Bijdrager Lialis Test 4 ja ja nee
Bijdrager Lialis Test 5 ja nee nee
Lezer Lialis Test 6 ja nee nee
Beheerder Lialis Test 3 ja nee nee