Shareflex in het kort: een high-end platform met een hoogwaardige gebruikerservaring voor het leveren van kantoorapplicaties die strenge eisen stellen aan functionaliteit, workflows en beveiliging. Shareflex-data wordt opgeslagen in uw eigen SharePoint Online-site, en gebruikers loggen in met hun M365-credentials. Lialis werkt nauw samen met het Duitse bedrijf Portal Systems; de leverancier van Shareflex. We zijn de toegewezen Shareflex leverancier voor Nederland en België. We verzorgen de implementaties van de kant-en-klare Portal Systems Shareflex-applicaties. voor Contracten- en Documentenbeheer. Tevens implementeren we enkele door onszelf ontwikkelde Shareflex-applicaties. Op dit moment gebruiken minstens 300 Duitse bedrijven Shareflex. Ontdek hier hoe Shareflex samenwerkt met uw SharePoint Online-omgeving, bekijk alle high-end Shareflex-besturingssystemen op een rijtje en krijg inzicht in de precieze installatieprocedure van Shareflex..

Shareflex kan worden gezien als een platform dat de applicatiebouwer voorziet van modules om het werk van de bouwer te vereenvoudigen. De bouwer hoeft niet na te denken over versiebeheer in zijn applicatie, omdat hiervoor een Shareflex module kan worden aangeroepen. Hetzelfde geldt voor contextmenu-opties met de rechtermuisknop; Shareflex voorziet in al deze modules. De invoervelden bevinden zich in SharePoint lijsten, de documenten in SharePoint bibliotheken, en alle benodigde modules worden geleverd door Shareflex. Dus de ontwikkelaar hoeft alleen alles samen te voegen in een applicatie (kort door de bocht).

In principe kunnen alle denkbare toepassingen voor bedrijfsprocessen met Shareflex worden geconfigureerd. Wij bieden out-of-the-box oplossingen voor contractbeheer, documentcontrole / QM en inkomende factuurverwerking. Benut SharePoint Online beter met Shareflex.

Shareflex breidt uw SharePoint infrastructuur uit en maakt deze gebruiksvriendelijker en flexibeler. Onze vooraf geconfigureerde bedrijfsapplicaties (Shareflex Solutions) bieden u zeer veilige en efficiënte tools voor het digitaliseren van uw bedrijf processen. Doordat de Shareflex oplossing wordt ingezet in de Microsoft365-omgeving van de klant, is zeer flexibel maatwerk en individualisering mogelijk. Dit staat volledig los van andere implementaties in dezelfde Microsoft 365 omgeving.

Ja. Er moet echter een Microsoft 365-abonnement zijn dat SharePoint Online omvat.

Omdat alles op uw eigen tenant is geïnstalleerd, heeft u volledige controle over de veiligheid van uw gegevens.

De volledige authenticatie van uw gebruikers wordt afgehandeld door uw eigen SharePoint Online / M365-tenant, dus mensen gebruiken gewoon hun huidige inloggegevens. Als u Multi Factor Authenticatie (MFA) heeft ingesteld, blijft dit gewoon werken.

Nee, Portal Systems AG slaat geen gegevens zoals contractgegevens, inkomende factuurgegevens of andere soorten documenten op die bedrijven verwerken met een Shareflex oplossing (hierna “klantgegevens” genoemd). Klantgegevens worden slechts tijdelijk door Shareflex verwerkt als onderdeel van de applicatielogica. Om hoge prestaties te garanderen, slaat Portal Systems een deel van de configuratiegegevens van een Shareflex oplossing op in een Microsoft Azure SQL database. Dit omvat bijvoorbeeld de bedrijfsapplicatielogica die op de achtergrond wordt uitgevoerd.

Klantgegevens worden altijd opgeslagen in SharePoint Online of in de Microsoft 365-client van de klant. De klant moet de locatie voor gegevensopslag opgeven tijdens de installatie van de Microsoft 365-client.

Na beëindiging van het SaaS contract met Portal Systems AG is het niet langer mogelijk om toegang te krijgen tot de Shareflex Online Services. De Shareflex oplossing wordt dan onbruikbaar.
ALLE GEGEVENS BLIJVEN BIJ DE KLANT
De klant kan ook na het einde van het contract toegang krijgen tot deze gegevens via de standaardfuncties van Microsoft 365, aangezien de gegevens van de klant worden opgeslagen in de Microsoft 365-client of in de SharePoint Online-omgeving van de klant.

Wij bieden Shareflex voor Microsoft SharePoint Online aan en daarom heeft u een Microsoft 365 abonnement nodig met Microsoft SharePoint Online.

Voor Shareflex oplossingen met gebruikerslicenties worden kosten in rekening gebracht voor individuele gebruikers. Er is echter geen differentiatie op het gebied van toegangsrechten. Dit betekent dat leestoegang hetzelfde kost als schrijftoegang. Bovendien, hoe hoger het totale aantal licenties, hoe lager de prijs per gebruiker. een voorbeeld: Een abonnement voor 10 gebruikers kost €350 per maand. Een abonnement voor 100 gebruikers kost €1.200 per maand. Bij 10 licenties kost één gebruiker €35, bij 100 licenties slechts €12. Door deze staffelkorting is de prijs per gebruiker voor een groot aantal gebruikers aanzienlijk lager. Het voordeel van deze optie is dat de werklast van het licentiebeheer aanzienlijk wordt verminderd. U hoeft alleen het aantal gebruikers te controleren, niet hoe ze toegang krijgen tot het systeem. Het biedt ook een grotere flexibiliteit, omdat incidentele schrijftoegang zonder extra kosten wordt gedekt.

Ja dit is geen probleem omdat een Power Canvas app data kan halen uit bijvoorbeeld een SharePoint lijst. We leveren voor Contract, DMS en Metamail standaard een Power app om de gegevens in te zien. Het is niet mogelijk om met de Power App in de Shareflex app data weg te schrijven.

Portal Systems AG maakt geen back-up van klantgegevens tijdens de werking van de oplossing. Het is de verantwoordelijkheid van de klant om een geschikt back-up- of herstelconcept te definiëren als een back-up van de klantgegevens die zijn opgeslagen in SharePoint Online vereist is.

In de meeste gevallen wordt er een nieuwe SharePoint Online-site gemaakt, bijvoorbeeld https://uwbedrijf.sharepoint.com/Shareflex, en hier worden de applicaties geïnstalleerd.

Shareflex bestaat voornamelijk uit JavaScript programma’s die worden uitgevoerd door de browser. Deze JavaScript bestanden staan op een specifieke SharePoint Online-site in uw tenant. Vervolgens communiceert het JavaScript bestand met de SharePoint REST service en haalt het gegevens op uit de SharePoint Online-lijsten en bibliotheken.

Dit is het hoofddoel van Shareflex applicaties: snel en efficiënt werken in de browser. De gegevens en de Shareflex programmacode bevinden zich in uw eigen SharePoint Online-omgeving en worden daarom zeer snel aan de browser geleverd. Shareflex applicaties werken echter niet goed op mobiele apparaten omdat er te veel informatie op het schermformulier is samengevoegd.

Een Shareflex oplossing wordt geüpdatet door het updatepakket te uploaden en te implementeren. Dit gebeurt meestal door de klant of met hulp van een integratiepartner. Als een update nodig is, wordt de klant hiervan ten minste 30 dagen van tevoren op de hoogte gebracht. Als een benodigde update niet op tijd wordt uitgerold, kunnen we de functionaliteit van de applicatie.

De Microsoft 365 Services en de Shareflex Online Services vormen de basis van de Shareflex Oplossingen. Updates voor de Microsoft 365Services en de Shareflex Online Services worden automatisch geleverd.

Het is Shareflex dat SharePoint omtovert tot een platform voor zakelijke toepassingen. Dit komt omdat Shareflex voortbouwt op SharePoint, het op een verstandige manier uitbreidt en maximale gebruiksvriendelijkheid biedt. Benut SharePoint Online beter met Shareflex.

De Shareflex Online Services zijn ontworpen voor een hoge beschikbaarheid en zijn modulair opgebouwd, zodat downtime tot een minimum kan worden beperkt. In het onwaarschijnlijke geval dat niet alle Shareflex OnlineServices beschikbaar zijn, zal het niet mogelijk zijn om met de oplossing te werken. Toegang tot gegevens in sharepoint online is altijd mogelijk. De klant blijft toegang houden tot al zijn gegevens zoals deze zijn opgeslagen in SharePoint Online. Toegang is mogelijk via standaard Microsoft 365-functies zoals SharePoint full-text search, OneDrive for Business of standaard SharePoint. Als een individuele Shareflex Online-dienst niet beschikbaar is, wordt de functionaliteit beperkt door de niet-beschikbare functies van die dienst.

Portal systems Ag beheert de infrastructuur (infrastructure as a service) voor Shareflex Online, dat wordt gehost in Microsoft azure-datacenters. dit omvat (maar is niet beperkt tot) configuratiegegevensbeheer, hoge beschikbaarheid, herstel van configuratiegegevens, beveiliging en schaalvergroting (zie de servicebeschrijving van het shareflex online services-platform voor meer informatie). de shareflex online services die op deze infrastructuur worden gehost, worden continu gemonitord. daarnaast bewaakt portal systems de kernfunctionaliteit van de shareflex solutions.

Klanten moeten de aanpassingen in de Shareflex-oplossing monitoren en actie ondernemen in geval van prestatie-incidenten of onverwacht gedrag. Ze moeten ook de toename van gegevens en documenten monitoren, evenals het aantal gebruikers.

Dat kan zeker wel, maar Shareflex is geen low code platform, dus we zullen u dan moeten trainen in de ontwikkeling.

We hebben verschillende manieren om uw oude gegevens te migreren naar Shareflex Contract. In het verleden hebben we data gehaald uit Lotus Notes en MS Acces en deze op de juiste plek in Shareflex applicaties geplaatst.