GoTo English website

Email ons

Document Management (DMS) SharePoint M365

Met Shareflex Documents krijgt u een maatwerkoplossing voor proces- en documentbeheer met SharePoint en Microsoft 365.

  • Beheer en organiseer documenten efficiënter
  • Versnel de toegang en vereenvoudig het zoeken
  • Verhoog de productiviteit en verlaag kosten
Klik hier voor een demo
Plan een demo
Gratis proberen
Gratis proberen

Document Management SharePoint – Houd al uw documenten in de gaten

Onze DMS-software voor SharePoint Online is een op maat gemaakte DMS-oplossing en biedt geïntegreerde, documentgerichte functionaliteit voor bedrijfsapplicaties. De standaard documentbeheerfuncties van SharePoint blijven beschikbaar in onze SharePoint DMS-oplossing. Daarnaast biedt Shareflex, naast de standaard SharePoint-functionaliteit, extra DMS-functies aan indien deze vereist zijn vanuit de betreffende bedrijfsapplicatie. Dit omvat bijvoorbeeld het koppelen, kopiëren, verplaatsen of opnieuw indienen van bestanden en documenten. Alle DMS-documenten worden opgeslagen in uw eigen M365-tenant, wat u de vrijheid geeft om aanvullende M365-services met de DMS te integreren—zoals back-up, databeveiliging, rapportage, Power Apps, Copilot AI, Purview, MFA, AppSource, en meer. De DMS-software voor SharePoint kan ook door ons worden aangepast aan uw specifieke behoeften.

  • Voordelen

  • Voordelen van DMS-software op SharePoint

    De belangrijkste voordelen van de Lialis DMS-software op SharePoint Online en M365:
    • Al uw DMS-gegevens worden veilig opgeslagen in uw eigen M365-tenant in de M365-cloud.
    • Volledige integratie met MS Office (Word/Outlook) zonder bestanden op lokale pc’s of netwerkschijven op te slaan.
    • Alle M365-functies zijn beschikbaar, zoals back-up, MFA, documentencryptie—alles vanuit de Microsoft-cloud.
    • Copilot AI kan optioneel worden aangeschaft bij Microsoft voor €330 per gebruiker per jaar.
    • Single sign-on voor MS Office, Outlook en de SharePoint DMS-software.
    • Volledige versiegeschiedenis van alle gegevens, inclusief het bekijken, herstellen en downloaden van oude versies.
    • Als u het SaaS-contract met Lialis beëindigt, blijven al uw gegevens beschikbaar op uw SharePoint en kunnen ze nog steeds worden bekeken en geëxporteerd. U kunt echter geen nieuwe DMS-documenten meer aanmaken.

  • Microsoft
    365

  • Microsoft 365

    QMS-werk draait om Word-documenten, waardoor het logisch is om ze in SharePoint op te slaan voor perfecte integratie met MS Office 365. Met M365 Cloud bent u voorop in de IT, aangezien Microsoft een leider is in kantoorautomatisering. Onze QMS-software is geïnstalleerd op uw eigen M365 SharePoint Online-tenant. De voordelen zijn talrijk:

    Beveiliging

    • Geavanceerde Beveiliging: Uw gegevens zijn beschermd met de nieuwste beveiligingsmaatregelen van Microsoft.
    • Volledige Controle: U heeft volledige controle over uw eigen gegevens en wie er toegang heeft.
    • Lokale Opslag is Verleden Tijd: Bestanden opslaan op uw pc is verleden tijd.

    Integratie

    • Naadloze Integratie: Perfecte integratie met Microsoft Word en andere M365-toepassingen voor een soepele workflow.
    • Eenvoudige Toegang: Werk overal en altijd met alleen een browser, zonder extra software-installaties.
    • Ondersteuning voor Veel M365-functies: Alle M365-functies die u wilt gebruiken, worden automatisch ondersteund, inclusief Syntex, back-up, Purview, Copilot, Power BI, MFA, Entra ID, en meer.

    Back-up

    Automatische Back-ups: Uw gegevens worden automatisch geback-upt door Microsoft, zodat u zich geen zorgen meer hoeft te maken over gegevensverlies.

    Compliance

    • Compliance: Voldoet aan de hoogste normen voor privacy en compliance, zodat u met vertrouwen kunt werken.

    Audit Trail

    • Volledige Inzicht: Volledige zichtbaarheid op alle wijzigingen in dossiers en documenten, wat zorgt voor transparantie en verantwoordelijkheid.

    Schaalbaarheid

    • Schaalbaarheid: Past zich eenvoudig aan uw groeiende behoeften aan zonder complexe infrastructuur.

  • AI
    Copilot

  • Microsoft AI Copilot

    Wanneer uw organisatie een licentie heeft voor Microsoft 365 Copilot, kunt u Copilot volledig integreren in onze Shareflex Advocatuur-oplossing. Dit stelt gebruikers in staat om hun productiviteit te verbeteren door geavanceerde AI-mogelijkheden direct binnen hun Shareflex-toepassingen te benutten.

  • DMS
    functies

  • DMS-functies

    • Gebruikersvriendelijke interfaces
    • Integratie met Microsoft 365 Office (bijv. documentensamenwerking)
    • Versiebeheer voor bestanden en documenten
    • Herstel van eerdere versies
    • Multi-formaat viewer (300+ formaten)
    • Taak- en terugzetmogelijkheden
    • Archivering vanuit Outlook, uploaden en slepen-en-neerzetten
    • Koppelen van bestanden en documenten, bestanden met bestanden, documenten met bestanden en documenten onderling
    • Kopiëren en verplaatsen van bestanden en documenten
    • Gecombineerde metadata- en volledige-tekst zoekfunctie
    • Opslaan van favorieten en zoekfilters
    • Exporteren van zoekresultaten naar Excel
    • Documentopslag in de Microsoft 365-tenant van de klant
    • Laatste publicaties van documenten

  • DMS
    service

  • DMS-diensten

    • OCR en volledige-tekst indexering
    • Formaatconversie (bijv. Word naar PDF)
    • Splitsen, samenvoegen, barcodes verwerken
    • Documentgeneratie met Office-sjablonen
    • Scannen en detecteren

  • Workflows

  • Workflows

    • Normconforme documentcontrole
    • Multi-fase en configureerbaar goedkeuringsproces
    • Geregistreerde bevestiging van gepubliceerde documenten
    • Bewaking van vervaldatums, inclusief documentherindiening
    • Automatische cumulatieve e-mailmeldingen
    • Proxyregels
    • Verzoek om wijzigingen voor documenten

  • Meldingen

  • Meldingen

    • Dagelijkse, cumulatieve e-mailmeldingen over goedkeurtaken, gepubliceerde documenten, wijzigingsverzoeken, ongeldig verklaarde documenten, enz.
    • Herinneringsfunctie voor open goedkeurtaken op een definieerbaar interval
    • Bevestiging van gepubliceerde documenten met leesbevestiging
    • Aanpasbare en uitbreidbare e-mailsjablonen
    • Vrij definieerbare intervallen voor het verzenden van e-mails

     

  • Rechten

  • Toestemmingen

    • Individuele toestemmingen configureerbaar via regelsysteem
    • Vervolgupdates van bestaande documenten met admin-functies
    • Eenvoudige weergave van toestemmingen

  • Audit
    Trail

  • Documentadministratie en audittrail

    • Mapping van de volledige levenscyclus van documenten
    • Volledige geschiedenis van alle versies, workflows, taken, enz. van een document
    • Geschiedenis van wijzigingen aan een document
    • Stabiele link naar beheerde documenten
    • Gebruik van gemakkelijk aanpasbare stamgegevens voor documentclassificatie
    • Mogelijkheid om documenten opnieuw te organiseren met admin-taken, bijvoorbeeld wanneer afdelingsnamen veranderen

  • Analyse
    Rapportage

  • Analyse & Rapportage

    • Flexibele rapporten op basis van alle metadata
    • Export naar Excel
    • Grafische rapporten met Power BI

  • Archivering

  • Archivering

    • Volledige archivering van alle documentversies
    • Archivering van beoordelings- en goedkeuringsinformatie, evenals workflowgegevens
    • Archivering van ongeldig verklaarde en ingetrokken documenten
    • Langdurige veilige opslag met de mogelijkheden van Microsoft 365
    • Mogelijkheid om documenten om te zetten naar PDF/A

  • Formulier
    ontwerp

  • Formulierontwerp en -lay-out

    Tot op zekere hoogte kunt u zelf de lay-out van de formulieren aanpassen met de Shareflex Form Design. U heeft alleen een browser nodig en natuurlijk voldoende rechten.
    • U kunt velden op het formulier verplaatsen.
    • U kunt nieuwe velden toevoegen, mits u de benodigde SharePoint-kolommen hiervoor aanmaakt.

Voordelen van DMS-software op SharePoint

De belangrijkste voordelen van de Lialis DMS-software op SharePoint Online en M365:
  • Al uw DMS-gegevens worden veilig opgeslagen in uw eigen M365-tenant in de M365-cloud.
  • Volledige integratie met MS Office (Word/Outlook) zonder bestanden op lokale pc’s of netwerkschijven op te slaan.
  • Alle M365-functies zijn beschikbaar, zoals back-up, MFA, documentencryptie—alles vanuit de Microsoft-cloud.
  • Copilot AI kan optioneel worden aangeschaft bij Microsoft voor €330 per gebruiker per jaar.
  • Single sign-on voor MS Office, Outlook en de SharePoint DMS-software.
  • Volledige versiegeschiedenis van alle gegevens, inclusief het bekijken, herstellen en downloaden van oude versies.
  • Als u het SaaS-contract met Lialis beëindigt, blijven al uw gegevens beschikbaar op uw SharePoint en kunnen ze nog steeds worden bekeken en geëxporteerd. U kunt echter geen nieuwe DMS-documenten meer aanmaken.

Microsoft 365

QMS-werk draait om Word-documenten, waardoor het logisch is om ze in SharePoint op te slaan voor perfecte integratie met MS Office 365. Met M365 Cloud bent u voorop in de IT, aangezien Microsoft een leider is in kantoorautomatisering. Onze QMS-software is geïnstalleerd op uw eigen M365 SharePoint Online-tenant. De voordelen zijn talrijk:

Beveiliging

  • Geavanceerde Beveiliging: Uw gegevens zijn beschermd met de nieuwste beveiligingsmaatregelen van Microsoft.
  • Volledige Controle: U heeft volledige controle over uw eigen gegevens en wie er toegang heeft.
  • Lokale Opslag is Verleden Tijd: Bestanden opslaan op uw pc is verleden tijd.

Integratie

  • Naadloze Integratie: Perfecte integratie met Microsoft Word en andere M365-toepassingen voor een soepele workflow.
  • Eenvoudige Toegang: Werk overal en altijd met alleen een browser, zonder extra software-installaties.
  • Ondersteuning voor Veel M365-functies: Alle M365-functies die u wilt gebruiken, worden automatisch ondersteund, inclusief Syntex, back-up, Purview, Copilot, Power BI, MFA, Entra ID, en meer.

Back-up

Automatische Back-ups: Uw gegevens worden automatisch geback-upt door Microsoft, zodat u zich geen zorgen meer hoeft te maken over gegevensverlies.

Compliance

  • Compliance: Voldoet aan de hoogste normen voor privacy en compliance, zodat u met vertrouwen kunt werken.

Audit Trail

  • Volledige Inzicht: Volledige zichtbaarheid op alle wijzigingen in dossiers en documenten, wat zorgt voor transparantie en verantwoordelijkheid.

Schaalbaarheid

  • Schaalbaarheid: Past zich eenvoudig aan uw groeiende behoeften aan zonder complexe infrastructuur.

Microsoft AI Copilot

Wanneer uw organisatie een licentie heeft voor Microsoft 365 Copilot, kunt u Copilot volledig integreren in onze Shareflex Advocatuur-oplossing. Dit stelt gebruikers in staat om hun productiviteit te verbeteren door geavanceerde AI-mogelijkheden direct binnen hun Shareflex-toepassingen te benutten.

DMS-functies

  • Gebruikersvriendelijke interfaces
  • Integratie met Microsoft 365 Office (bijv. documentensamenwerking)
  • Versiebeheer voor bestanden en documenten
  • Herstel van eerdere versies
  • Multi-formaat viewer (300+ formaten)
  • Taak- en terugzetmogelijkheden
  • Archivering vanuit Outlook, uploaden en slepen-en-neerzetten
  • Koppelen van bestanden en documenten, bestanden met bestanden, documenten met bestanden en documenten onderling
  • Kopiëren en verplaatsen van bestanden en documenten
  • Gecombineerde metadata- en volledige-tekst zoekfunctie
  • Opslaan van favorieten en zoekfilters
  • Exporteren van zoekresultaten naar Excel
  • Documentopslag in de Microsoft 365-tenant van de klant
  • Laatste publicaties van documenten

DMS-diensten

  • OCR en volledige-tekst indexering
  • Formaatconversie (bijv. Word naar PDF)
  • Splitsen, samenvoegen, barcodes verwerken
  • Documentgeneratie met Office-sjablonen
  • Scannen en detecteren

Workflows

  • Normconforme documentcontrole
  • Multi-fase en configureerbaar goedkeuringsproces
  • Geregistreerde bevestiging van gepubliceerde documenten
  • Bewaking van vervaldatums, inclusief documentherindiening
  • Automatische cumulatieve e-mailmeldingen
  • Proxyregels
  • Verzoek om wijzigingen voor documenten

Meldingen

  • Dagelijkse, cumulatieve e-mailmeldingen over goedkeurtaken, gepubliceerde documenten, wijzigingsverzoeken, ongeldig verklaarde documenten, enz.
  • Herinneringsfunctie voor open goedkeurtaken op een definieerbaar interval
  • Bevestiging van gepubliceerde documenten met leesbevestiging
  • Aanpasbare en uitbreidbare e-mailsjablonen
  • Vrij definieerbare intervallen voor het verzenden van e-mails

 

Toestemmingen

  • Individuele toestemmingen configureerbaar via regelsysteem
  • Vervolgupdates van bestaande documenten met admin-functies
  • Eenvoudige weergave van toestemmingen

Documentadministratie en audittrail

  • Mapping van de volledige levenscyclus van documenten
  • Volledige geschiedenis van alle versies, workflows, taken, enz. van een document
  • Geschiedenis van wijzigingen aan een document
  • Stabiele link naar beheerde documenten
  • Gebruik van gemakkelijk aanpasbare stamgegevens voor documentclassificatie
  • Mogelijkheid om documenten opnieuw te organiseren met admin-taken, bijvoorbeeld wanneer afdelingsnamen veranderen

Analyse & Rapportage

  • Flexibele rapporten op basis van alle metadata
  • Export naar Excel
  • Grafische rapporten met Power BI

Archivering

  • Volledige archivering van alle documentversies
  • Archivering van beoordelings- en goedkeuringsinformatie, evenals workflowgegevens
  • Archivering van ongeldig verklaarde en ingetrokken documenten
  • Langdurige veilige opslag met de mogelijkheden van Microsoft 365
  • Mogelijkheid om documenten om te zetten naar PDF/A

Formulierontwerp en -lay-out

Tot op zekere hoogte kunt u zelf de lay-out van de formulieren aanpassen met de Shareflex Form Design. U heeft alleen een browser nodig en natuurlijk voldoende rechten.
  • U kunt velden op het formulier verplaatsen.
  • U kunt nieuwe velden toevoegen, mits u de benodigde SharePoint-kolommen hiervoor aanmaakt.

Document Management SharePoint demo

Deze demo biedt u een gedetailleerde introductie van Shareflex DMS, de oplossing voor documentbeheer op basis van Microsoft 365 en SharePoint. We laten u de belangrijkste functies zien en geven u een eerste indruk van de gebruiksvriendelijke interface van de software. Maar het beste is om het zelf te ervaren!

Start demo

Document Management SharePoint – Belangrijke artikelen voor u geselecteerd.

Shareflex Outlook

•
17 October 2024

Shareflex Outlook Shareflex Outlook is een krachtige Outlook-invoegtoepassing die je Microsoft Outlook-ervaring verbetert door naadloos te integreren met de Enterprise Content Management (ECM) oplossingen van Shareflex.

Read More »

Microsoft Copilot Shareflex – Chatbot

•
21 October 2024

Microsoft Copilot Shareflex – Chatbot Alle Shareflex ECM-oplossingen bevatten een documentvoorvertoning aan de rechterkant van het scherm, zoals geïllustreerd in de onderstaande afbeelding. Wanneer de organisatie

Read More »

Gebruikershandleiding Document Management Software

•
25 March 2024

Introductie We bieden twee soorten documentbeheerapplicaties aan: Shareflex Document Control. Dit is een uitgebreide, strikt gecontroleerde documentbeheerapplicatie voor kwaliteitsmanagementsystemen. De Document Management-oplossing die we op deze

Read More »

Shareflex-integratie met Microsoft Purview

•
6 September 2024

Shareflex-integratie met Microsoft Purview Het doel is om documenten (Word, Excel, PowerPoint) in een SharePoint Online (SPO) Shareflex-oplossing (zoals QM) te beschermen wanneer deze documenten vertrouwelijke

Read More »

Disaster Recovery Shareflex App met Microsoft 365 Backup

•
25 October 2024

Het doel is om te zien hoe goed M365 backup in staat is een Shareflex-applicatie, zoals contractbeheer, te herstellen bij een ramp, bijvoorbeeld als alle inhoud

Read More »

Heb je vragen? Ik beantwoord ze graag persoonlijk!