GoTo English website

Email ons

Document Control (QMS) SharePoint M365

Organiseer en beheer je kwaliteitsmanagementdocumenten.

  • Kant-en-klare professionele QMS-oplossing.
  • Ondersteunt ISO 9001 / 27001-normen.
  • Audit- en archiveringsmogelijkheden.
Klik hier voor een demo
Plan een demo
Gratis proberen
Gratis proberen

QMS / Document Control SharePoint – Volledige flexibiliteit in het kwaliteitsmanagementproces

Onze Document Control (QMS) software is gebaseerd op SharePoint en Microsoft 365 en biedt u een complete oplossing voor document controle. De software helpt u bij het beheren van uw QM-documenten en integreert naadloos met uw M365-omgeving, inclusief MS Office en Outlook. U kunt eenvoudig uw kwaliteitsmanual en proceskaart integreren en begeleide documenten genereren met workflowondersteuning. Alle QMS-documenten worden opgeslagen in uw eigen M365-tenant, waardoor u de vrijheid heeft om aanvullende M365-diensten met de QMS te integreren, zoals back-up, databeveiliging, rapportage, Power Apps, Copilot AI, Purview, MFA, AppSource, om er maar een paar te noemen. De QMS-software voor SharePoint kan ook door ons worden aangepast aan uw specifieke behoeften.

  • Voordelen

  • Voordelen van QMS Software op SharePoint

    De belangrijkste voordelen van Lialis QMS Software op SharePoint Online en M365:
    • Al uw QMS-gegevens worden veilig opgeslagen in uw eigen M365-tenant in de M365-cloud.
    • Volledige integratie met MS Office (Word/Outlook) zonder bestanden op lokale pc’s of netwerkschijven op te slaan.
    • Alle M365-functies zijn beschikbaar, zoals back-up, MFA, documentencryptie—alles vanuit de Microsoft-cloud.
    • Copilot AI kan optioneel worden aangeschaft bij Microsoft voor €330 per gebruiker per jaar.
    • Single sign-on voor MS Office, Outlook en de SharePoint QMS Software.
    • Compleet versiegeschiedenis van alle gegevens, inclusief bekijken, herstellen en downloaden van oude versies.
    • Als u het SaaS-contract met Lialis beëindigt, blijven al uw gegevens beschikbaar op uw SharePoint en kunnen ze nog steeds worden bekeken en geëxporteerd. U kunt echter geen QMS-documenten meer aanmaken.

  • Microsoft
    365

  • Microsoft 365

    QMS-werk draait om Word-documenten, waardoor het logisch is om ze in SharePoint op te slaan voor perfecte integratie met MS Office 365. Met M365 Cloud bent u voorop in de IT, aangezien Microsoft een leider is in kantoorautomatisering. Onze QMS-software is geïnstalleerd op uw eigen M365 SharePoint Online-tenant. De voordelen zijn talrijk:

    Beveiliging

    • Geavanceerde Beveiliging: Uw gegevens zijn beschermd met de nieuwste beveiligingsmaatregelen van Microsoft.
    • Volledige Controle: U heeft volledige controle over uw eigen gegevens en wie er toegang heeft.
    • Lokale Opslag is Verleden Tijd: Bestanden opslaan op uw pc is verleden tijd.

    Integratie

    • Naadloze Integratie: Perfecte integratie met Microsoft Word en andere M365-toepassingen voor een soepele workflow.
    • Eenvoudige Toegang: Werk overal en altijd met alleen een browser, zonder extra software-installaties.
    • Ondersteuning voor Veel M365-functies: Alle M365-functies die u wilt gebruiken, worden automatisch ondersteund, inclusief Syntex, back-up, Purview, Copilot, Power BI, MFA, Entra ID, en meer.

    Back-up

    Automatische Back-ups: Uw gegevens worden automatisch geback-upt door Microsoft, zodat u zich geen zorgen meer hoeft te maken over gegevensverlies.

    Compliance

    • Compliance: Voldoet aan de hoogste normen voor privacy en compliance, zodat u met vertrouwen kunt werken.

    Audit Trail

    • Volledige Inzicht: Volledige zichtbaarheid op alle wijzigingen in dossiers en documenten, wat zorgt voor transparantie en verantwoordelijkheid.

    Schaalbaarheid

    • Schaalbaarheid: Past zich eenvoudig aan uw groeiende behoeften aan zonder complexe infrastructuur.

  • AI
    Copilot

  • Microsoft AI Copilot

    Wanneer uw organisatie een licentie heeft voor Microsoft 365 Copilot, kunt u Copilot volledig integreren in onze Shareflex Advocatuur-oplossing. Dit stelt gebruikers in staat om hun productiviteit te verbeteren door geavanceerde AI-mogelijkheden direct binnen hun Shareflex-toepassingen te benutten.

  • QM
    Cockpit

  • QM Cockpit

    • Snelle en gemakkelijke toegang tot relevante informatie vanuit het QM-portaal
    • Boomdiagrammen voor processen, organogrammen, enz.
    • Integratie van proceskaarten
    • Gepersonaliseerde favorieten en filters
    • Toegang tot centrale documenten
    • Laatste publicaties van documenten

  • Documenten
    maken

  • Documentcreatie

    • Eenvoudige documentcreatie op basis van sjablonen
    • Gebruik van bestaande document-sjablonen
    • Automatische generatie van documentnummers

  • Process
    Map

  • Proceskaart

    • Dynamische navigatie in processen en documenten via een grafische proceskaart
    • Beoordeling en goedkeuring van processen ook via goedkeuringsworkflow

  • Workflows

  • Workflows

    • Normatieve documentcontrole
    • Meerdere fasen en configureerbaar goedkeuringsproces
    • Opgenomen bevestiging van gepubliceerde documenten
    • Bewaking van vervaldatums, inclusief herindiening van documenten
    • Automatische cumulatieve e-mailmeldingen
    • Proxyregels
    • Wijzigingsverzoeken voor documenten

  • Meldingen

  • Meldingen

    • Dagelijkse, cumulatieve e-mailmeldingen over goedkeurtaken, gepubliceerde documenten, wijzigingsverzoeken, ongeldig verklaarde documenten, enz.
    • Herinneringsfunctie voor open goedkeurtaken op een definieerbaar interval
    • Bevestiging van gepubliceerde documenten met leesbevestiging
    • Aanpasbare en uitbreidbare e-mailsjablonen
    • Vrij definieerbare intervallen voor het verzenden van e-mails

     

  • Rechten

  • Toestemmingen

    • Individuele toestemmingen configureerbaar via regelsysteem
    • Vervolgupdates van bestaande documenten met admin-functies
    • Eenvoudige weergave van toestemmingen

  • Audit
    Trail

  • Documentadministratie en audittrail

    • Mapping van de volledige levenscyclus van documenten
    • Volledige geschiedenis van alle versies, workflows, taken, enz. van een document
    • Geschiedenis van wijzigingen aan een document
    • Stabiele link naar beheerde documenten
    • Gebruik van gemakkelijk aanpasbare stamgegevens voor documentclassificatie
    • Mogelijkheid om documenten opnieuw te organiseren met admin-taken, bijvoorbeeld wanneer afdelingsnamen veranderen

  • Analyse
    Rapportage

  • Analyse & Rapportage

    • Flexibele rapporten op basis van alle metadata
    • Export naar Excel
    • Grafische rapporten met Power BI

  • Archivering

  • Archivering

    • Volledige archivering van alle documentversies
    • Archivering van beoordelings- en goedkeuringsinformatie, evenals workflowgegevens
    • Archivering van ongeldig verklaarde en ingetrokken documenten
    • Langdurige veilige opslag met de mogelijkheden van Microsoft 365
    • Mogelijkheid om documenten om te zetten naar PDF/A

  • Formulier
    ontwerp

  • Formulierontwerp en -lay-out

    Tot op zekere hoogte kunt u zelf de lay-out van de formulieren aanpassen met de Shareflex Form Design. U heeft alleen een browser nodig en natuurlijk voldoende rechten.
    • U kunt velden op het formulier verplaatsen.
    • U kunt nieuwe velden toevoegen, mits u de benodigde SharePoint-kolommen hiervoor aanmaakt.

Voordelen van QMS Software op SharePoint

De belangrijkste voordelen van Lialis QMS Software op SharePoint Online en M365:
  • Al uw QMS-gegevens worden veilig opgeslagen in uw eigen M365-tenant in de M365-cloud.
  • Volledige integratie met MS Office (Word/Outlook) zonder bestanden op lokale pc’s of netwerkschijven op te slaan.
  • Alle M365-functies zijn beschikbaar, zoals back-up, MFA, documentencryptie—alles vanuit de Microsoft-cloud.
  • Copilot AI kan optioneel worden aangeschaft bij Microsoft voor €330 per gebruiker per jaar.
  • Single sign-on voor MS Office, Outlook en de SharePoint QMS Software.
  • Compleet versiegeschiedenis van alle gegevens, inclusief bekijken, herstellen en downloaden van oude versies.
  • Als u het SaaS-contract met Lialis beëindigt, blijven al uw gegevens beschikbaar op uw SharePoint en kunnen ze nog steeds worden bekeken en geëxporteerd. U kunt echter geen QMS-documenten meer aanmaken.

Microsoft 365

QMS-werk draait om Word-documenten, waardoor het logisch is om ze in SharePoint op te slaan voor perfecte integratie met MS Office 365. Met M365 Cloud bent u voorop in de IT, aangezien Microsoft een leider is in kantoorautomatisering. Onze QMS-software is geïnstalleerd op uw eigen M365 SharePoint Online-tenant. De voordelen zijn talrijk:

Beveiliging

  • Geavanceerde Beveiliging: Uw gegevens zijn beschermd met de nieuwste beveiligingsmaatregelen van Microsoft.
  • Volledige Controle: U heeft volledige controle over uw eigen gegevens en wie er toegang heeft.
  • Lokale Opslag is Verleden Tijd: Bestanden opslaan op uw pc is verleden tijd.

Integratie

  • Naadloze Integratie: Perfecte integratie met Microsoft Word en andere M365-toepassingen voor een soepele workflow.
  • Eenvoudige Toegang: Werk overal en altijd met alleen een browser, zonder extra software-installaties.
  • Ondersteuning voor Veel M365-functies: Alle M365-functies die u wilt gebruiken, worden automatisch ondersteund, inclusief Syntex, back-up, Purview, Copilot, Power BI, MFA, Entra ID, en meer.

Back-up

Automatische Back-ups: Uw gegevens worden automatisch geback-upt door Microsoft, zodat u zich geen zorgen meer hoeft te maken over gegevensverlies.

Compliance

  • Compliance: Voldoet aan de hoogste normen voor privacy en compliance, zodat u met vertrouwen kunt werken.

Audit Trail

  • Volledige Inzicht: Volledige zichtbaarheid op alle wijzigingen in dossiers en documenten, wat zorgt voor transparantie en verantwoordelijkheid.

Schaalbaarheid

  • Schaalbaarheid: Past zich eenvoudig aan uw groeiende behoeften aan zonder complexe infrastructuur.

Microsoft AI Copilot

Wanneer uw organisatie een licentie heeft voor Microsoft 365 Copilot, kunt u Copilot volledig integreren in onze Shareflex Advocatuur-oplossing. Dit stelt gebruikers in staat om hun productiviteit te verbeteren door geavanceerde AI-mogelijkheden direct binnen hun Shareflex-toepassingen te benutten.

QM Cockpit

  • Snelle en gemakkelijke toegang tot relevante informatie vanuit het QM-portaal
  • Boomdiagrammen voor processen, organogrammen, enz.
  • Integratie van proceskaarten
  • Gepersonaliseerde favorieten en filters
  • Toegang tot centrale documenten
  • Laatste publicaties van documenten

Documentcreatie

  • Eenvoudige documentcreatie op basis van sjablonen
  • Gebruik van bestaande document-sjablonen
  • Automatische generatie van documentnummers

Proceskaart

  • Dynamische navigatie in processen en documenten via een grafische proceskaart
  • Beoordeling en goedkeuring van processen ook via goedkeuringsworkflow

Workflows

  • Normatieve documentcontrole
  • Meerdere fasen en configureerbaar goedkeuringsproces
  • Opgenomen bevestiging van gepubliceerde documenten
  • Bewaking van vervaldatums, inclusief herindiening van documenten
  • Automatische cumulatieve e-mailmeldingen
  • Proxyregels
  • Wijzigingsverzoeken voor documenten

Meldingen

  • Dagelijkse, cumulatieve e-mailmeldingen over goedkeurtaken, gepubliceerde documenten, wijzigingsverzoeken, ongeldig verklaarde documenten, enz.
  • Herinneringsfunctie voor open goedkeurtaken op een definieerbaar interval
  • Bevestiging van gepubliceerde documenten met leesbevestiging
  • Aanpasbare en uitbreidbare e-mailsjablonen
  • Vrij definieerbare intervallen voor het verzenden van e-mails

 

Toestemmingen

  • Individuele toestemmingen configureerbaar via regelsysteem
  • Vervolgupdates van bestaande documenten met admin-functies
  • Eenvoudige weergave van toestemmingen

Documentadministratie en audittrail

  • Mapping van de volledige levenscyclus van documenten
  • Volledige geschiedenis van alle versies, workflows, taken, enz. van een document
  • Geschiedenis van wijzigingen aan een document
  • Stabiele link naar beheerde documenten
  • Gebruik van gemakkelijk aanpasbare stamgegevens voor documentclassificatie
  • Mogelijkheid om documenten opnieuw te organiseren met admin-taken, bijvoorbeeld wanneer afdelingsnamen veranderen

Analyse & Rapportage

  • Flexibele rapporten op basis van alle metadata
  • Export naar Excel
  • Grafische rapporten met Power BI

Archivering

  • Volledige archivering van alle documentversies
  • Archivering van beoordelings- en goedkeuringsinformatie, evenals workflowgegevens
  • Archivering van ongeldig verklaarde en ingetrokken documenten
  • Langdurige veilige opslag met de mogelijkheden van Microsoft 365
  • Mogelijkheid om documenten om te zetten naar PDF/A

Formulierontwerp en -lay-out

Tot op zekere hoogte kunt u zelf de lay-out van de formulieren aanpassen met de Shareflex Form Design. U heeft alleen een browser nodig en natuurlijk voldoende rechten.
  • U kunt velden op het formulier verplaatsen.
  • U kunt nieuwe velden toevoegen, mits u de benodigde SharePoint-kolommen hiervoor aanmaakt.

QMS Document Control SharePoint demo

Deze demo biedt u een gedetailleerde introductie van SharePoint Document Control QMS, de oplossing voor kwaliteitsbeheer/documentbeheer op basis van Microsoft 365 en SharePoint. We laten u de belangrijkste functies zien en geven u een eerste indruk van de gebruiksvriendelijke interface van de software. Maar het is het beste om het zelf te ervaren!

Start demo

QMS​ SharePoint– Belangrijke artikelen voor jou geselecteerd

Shareflex Outlook

•
17 October 2024

Shareflex Outlook Shareflex Outlook is een krachtige Outlook-invoegtoepassing die je Microsoft Outlook-ervaring verbetert door naadloos te integreren met de Enterprise Content Management (ECM) oplossingen van Shareflex.

Read More »

Microsoft Copilot Shareflex – Chatbot

•
21 October 2024

Microsoft Copilot Shareflex – Chatbot Alle Shareflex ECM-oplossingen bevatten een documentvoorvertoning aan de rechterkant van het scherm, zoals geïllustreerd in de onderstaande afbeelding. Wanneer de organisatie

Read More »

Gebruikershandleiding Shareflex Documentcontrole

•
29 November 2023

Introductie Link naar de product pagina voor Document Control Software SharePoint. Shareflex Quality Documents SharePoint is een vooraf geconfigureerd, gebruiksklaar Microsoft 365 SharePoint Online Quality Document

Read More »

Shareflex-integratie met Microsoft Purview

•
6 September 2024

Shareflex-integratie met Microsoft Purview Het doel is om documenten (Word, Excel, PowerPoint) in een SharePoint Online (SPO) Shareflex-oplossing (zoals QM) te beschermen wanneer deze documenten vertrouwelijke

Read More »

Disaster Recovery Shareflex App met Microsoft 365 Backup

•
25 October 2024

Het doel is om te zien hoe goed M365 backup in staat is een Shareflex-applicatie, zoals contractbeheer, te herstellen bij een ramp, bijvoorbeeld als alle inhoud

Read More »

Heb je vragen? Ik beantwoord ze graag persoonlijk!