Een klant stuurt u een e-mail met een bepaald probleem.
Direct ontvangt de klant deze e-mail waarin de helpdesk de ontvangst van het probleem bevestigt.
Het nieuwe issue staat bovenaan de lijst met issues in Metamail 365 met de status ‘open’.
In het issue record staat alle info op 1 scherm, en rechts de auto-reply e-mail die is verstuurd.
Iedere e-mail in- en uitgaand kan door ieder lid van het team worden ingezien.
Een antwoord sturen gebeurt eenvoudig vanuit MetaMail 365 middels de ‘Reply’ knop.
Alleen de e-mail body kan nu worden ingevoerd ter bevordering van uniformiteit.
Een oplossing van het probleem is ingevoerd en wordt verzonden naar de klant.
De zojuist verzonden e-mail staat nu rechts in de lijst met in- en uitgaande e-mails.
Deze e-mail kan door ieder lid van het team worden ingezien.
De klant ontvangt nu de e-mail met de oplossing.
De klant e-mailt u nu dat het probleem is opgelost.
In MetaMail ontvangt u nu een nieuwe e-mail van de klant.
De klant meldt u dat het probleem is opgelost.
Omdat het probleem is opgelost, kunt u de status aanpassen van ‘Pending’ naar ‘Closed’.
De status is nu aangepast naar ‘Closed’.
Het issue is nu gesloten.
Met filters is het eenvoudig om de open issues te tonen.
Op deze plek kan men de auto-reply e-mail instellen.
De auto-reply e-mail die de klant ontvangt bij het indienen van een nieuw probleem.
Het is mogelijk om meerdere klantensupportmailboxen in te stellen in MetaMail 365.